II. Đặc điểm của TQM.
6.Xđy dựng hệ thống chất lượng.
Trong TQM, hệ thống chất lượng phải mơ tả được những thủ tục cần thiết, chính xâc nhằm đạt câc mục tiíu về chất lượng. Toăn bộ câc thủ tục trong hệ thống chất lượng phải được thể hiện trong “Sổ tay chất lượng” của đơn vị. Việc xđy dựng ”Sổ tay chất lượng” lă một cơng việc quan trọng để theo dõi câc hoạt động liín quan đến chất lượng.
Hệ thống chất lượng, phải được viết ra, bao gồm một tăi liệu hướng dẫn quản lý chất lượng lăm tăi liệu ở mức cao nhất, sau đĩ được cập nhật vă cuối cùng lă câc thủ tục chi tiết. Nhờ cĩ hệ thống chất lượng được hồ sơ hĩa, mỗi khđu trong hoạt động của doanh nghiệp đều đảm bảo được thực hiện một câch khoa học vă hệ thống. Kết quả sẽ lăm tăng hiệu quả của việc thực hiện phương chđm lăm đúng, lăm tốt ngay từ đầu, trânh những sai lệch trong việc thực hiện hợp đồng, giảm lêng phí tới mức thấp nhất.
Tuy nhiín, hệ thống chất lượng tự nĩ cũng sẽ khơng mang lại lợi ích gì nếu khơng cĩ sự tham gia của tất cả mọi thănh viín trong tổ chức một câch tự nguyện vă tích cực. Để thănh cơng, hệ thống chất lượng cần phải được xđy dựng tỉ mĩ chính xâc, phù hợp với hoăn cảnh, lĩnh vực hoạt động cụ thể của từng doanh nghiệp vă mơi trường, đồng thời phải phối hợp đồng bộ với câc hệ thống đê vă sẽ cĩ trong doanh nghiệp. Mặt khâc, nĩ phải được xđy dựng với sự tham gia của câc thănh viín để mọi người cĩ thể hiểu rõ về hệ thống chất lượng trong doanh nghiệp.Trong câc thủ tục để xđy dựng hệ thống chất lượng doanh nghiệp cần chú ý câc điểm sau :
(1) Phải xđy dựng hệ thống hồ sơ, tăi liệu về chất lượng vă chuẩn bị những kế hoạch về chất lượng.
(2) Xâc định trong mọi lĩnh vực những phương tiện cần thiết để đạt chất lượng mong muốn.
(3) Phải cĩ hệ thống đo lường chất lượng.
(4) Phải xâc định được những đặc trưng chuẩn chấp nhận được cho tất cả câc yíu cầu cho câc sản phẩm vă cơng việc trong toăn bộ qui trình.
(5) Đảm bảo sự hăi hịa giữa câc hoạt động từ quan niệm, triển khai, tổ chức sản xuất vă lắp đặt.
(6) Xâc định vă chuẩn bị câc phương thức khâc nhau để ghi nhận những gì cĩ liín quan đến chất lượng.
Trong quâ trình vận hănh, hệ thống chất lượng vẫn cần phải được thường xuyín kiểm tra, theo dõi, cải tiến vă hoăn thiện. Đối với một số sản phẩm, hăng hĩa vă do yíu cầu của khâch hăng, hệ thống chất lượng cần phải được chứng nhận, cơng nhận để chứng minh khả năng vă sự tuđn thủ câc biện phâp đảm bảo chất lượng.
7.Theo dõi bằng thống kí
Để thực hiện câc mục tiíu của cơng tâc quản lý vă nđng cao chất lượng , TQM địi hỏi khơng ngừng cải tiến qui trình bằng câch theo dõi vă lăm giảm tính biến động của nĩ nhằm :
-Xâc định khả năng đâp ứng được câc yíu cầu của qui trình. -Khả năng hoạt động thường xuyín theo yíu cầu.
-Tìm ra những nguyín nhđn gđy ra những biến động trong qui trình để trânh lập lại vă xđy dựng những biện phâp phịng ngừa.
-Thực hiện câc biện phâp chỉnh lý đúng đắn cho qui trình hoặc câc đầu văo của nĩ khi cĩ câc vấn đề trục trặc ảnh hưởng đến chất lượng.
Việc theo dõi, kiểm sôt qui trình được thực hiện bằng câc cơng cụ thống kí (SQC)