Xđy dựng vă âp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 cũng tương tự như tiến hănh một dự ân. Đđy lă một quâ trình phức tạp, địi hỏi sự quyết tđm vă nỗ lực của doanh nghiệp mă trước hết lă sự quan tđm vă cam kết của lênh đạo.
Một câch đơn giản thì việc xđy dụng vă âp dụng ISO 9000 trong doanh nghiệp lă thực hiện một số nguyín tắc sau:
Viết những gì cần lăm:
Mơ tả hệ thống quản lý chất lượng (thủ tục quy trình cho từng
bộ phận, hướng dẫn cơng việc cho từng câ nhđn...) PLAN - Lăm đúng những gì đê viết:
Sản xuất kinh doanh theo quy trình, theo hướng dẫn cơng việc DO.
-Đânh giâ những việc đê lăm, đang lăm so với những gì đê viết
Đối chiếu việc lăm so với nội dung mơ tả CHECK.
-Điều chỉnh những khâc biệt
Tiến hănh khắc phục vă xđy dựng câc biện phâp phịng ngừa lưu trữ hồ sơ ACT. Quâ trình xđy dựng vă âp dụng ISO 9000 bao gồm câc giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị - phđn tích tình hình vă hoạch định. 1. Cam kết của lênh đạo:
Dự ân cĩ thănh cơng hay khơng trước hết phụ thuộc văo quyết tđm vă nỗ lực của lênh đạo cấp cao nhất. Lênh đạo Cơng ty cần cĩ sự cam kết vă quy định phạm vi âp dụng ISO 9000 tại Cơng ty trín cơ sở phđn tích tình hình quản lý hiện tại, xu thế chung trín toăn thế giới vă định hướng hoạt động của Cơng ty trong tương lai (Ví dụ: Chon ISO 9002 hay 9002, 9003).
2. Thănh lập ban chỉ đạo, nhĩm cơng tâc vă chỉ định người đại diện lênh đạo:
Đđy chính lă bước xđy dựng lực lượng triển khai lă cơng việc quan trọng nhất quyết định sự thănh cơng của dự ân. lực lượng năy khơng chỉ cĩ trâch nhiệm triển khai âp dụng ISO 9000 cho đến khi đạt được chứng chỉ mă cịn cĩ trâch nhiệm duy trì vă cải tiến hệ thống quản lý chất lượng về lđu dăi.
Lênh đạo của tổ chức cĩ trâch nhiệm thănh lập ban lênh đạo, nhĩm cơng tâc vă chỉ định người đại diện lênh đạo.
* Ban chỉ đạo: gồm lênh đạo cấp cao vă trưởng bộ phận cĩ nhiệm vụ: + Lập chính sâch chất lượng.
+ Lựa chọn tổ chức tư vấn.
+ Bổ nhiệm người đại diện lênh đạo.
* Đại diện lênh đạo: thường lă câc Phĩ giâm đốc, Trưởng câc bộ phận chuyín trâch về chất lượng. Lă người am hiểu về ISO 9000, được phđn cơng triển khai dự ân.
* Nhĩm cơng tâc: gồm câc đại diện của đơn vị chức năng, cĩ hiểu biết về cơng việc của đơn vị.
3. Lựa chọn tổ chức tư vấn (nếu cần):
Về nguyín tắc câc tổ chức co thể tiến hănh tự xđy dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000. Tuy nhiín câc tiíu chuẩn ISO 9001, 9002, 9003 chỉ cho biết cần phải lăm
gì, chứ khơng biết tổ chức phải lăm thế năo để đạt được câc yíu cầu. Chính vì vậy,với sự trợ giúp của câc chuyín gia tư vấn, việc xđy dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 sẽ rút ngắn được thời gian, tiết kiệm được nguồn lực.
Tuy nhiín cũng cần lưu ý rằng, việc xđy dựng vă âp dụng hệ thống quản lý chất lượng lă sự nghiệp của chính bản thđn doanh nghiệp. Chính quâ trình xđy dựng hệ thống quản lý chất lượng lă sự thay đổi trong tư duy, nề nếp lăm việc của từng thănh viín. Do vậy, khơng nín khôn trắng cho tư vấn, nín đề nghị tổ chức tư vấn thực hiện một số việc như:
- Đăo tạo kiến thức về ISO 9000. - Hoạch định quâ trình.
- Đăo tạo lực lượng đânh giâ nội bộ.
- Tiến hănh đânh giâ trước khi cấp chứng chỉ.
Danh sâch câc tổ chức tư vấn ISO tại Việt Nam: BVQI (Anh), IQC trung tđm chất lượng quốc tế, VPC trung tđm năng suất Việt Nam, Trung tđm đăo tạo nghiệp vụ,
TQM, ...
4. Đăo tạo về nhận thức vă câch xđy dựng văn bản theo ISO 9000:
Để việc triển khai cĩ kết quả, cần tạo nhận thức trong toăn bộ nhđn viín về ý nghĩa, mục đích của việc thực hiện hệ thống ISO 9000. Tuỳ theo đặc điểm vă điều kiện cụ thể, câc chương trình xđy dựng nhận thức sẽ do cân bộ trong ban chỉ đạo hay chuyín gia tư vấn bín ngoăi tiến hănh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cần tổ chức câc chương trình đăo tạo ở câc mức độ khâc nhau cho cân bộ lênh đạo của tổ chức, câc thănh viín trong ban chỉ đạo, nhĩm cơng tâc vă câc thănh viín trong Cơng ty. Nội dung đăo tạo bao gồm câc khâi niệm cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng vă tâc động của chúng đến toăn Cơng ty, đến tâc phong lăm việc của mỗi người.
5. Khảo sât hệ thống hiện cĩ vă lập kế hoạch thực hiện:
Việc xđy dựng hệ thống QLCL theo tiíu chuẩn ISO 9000 một mặt phải đảm bảo thoả mên câc yíu cầu của tiíu chuẩn, mặt khâc phải kế thừa hệ thống đê cĩ, do vậy cần phải tiến hănh khảo sât hiện trạng vă phđn tích sự khâc biệt lăm cơ sở cho việc thiết kế.
Việc khảo sât hệ thống hiện cĩ nhằm xem xĩt trình độ hiện tại của hệ thống quản lý chất lượng hiện cĩ thơng qua việc thu thập cơ sở dữ liệu, thủ tục hiện hănh trong doanh nghiệp. sau đĩ so sânh tăi liệu thu được với câc yíu cầu của ISO 9000. Xâc định khoảng câch hay sự khâc biệt, tìm ra những lỗ hổng cần bổ sung vă lập kế hoạch cụ thể để xđy dựng câc thủ tục, tăi liệu cần thiết.
Đđy lă giai đoạn rất cần ý kiến đĩng gĩp của câc nhă chuyín mơn vă chuyín gia tư vấn.
Giai đoạn 2: Xđy dựng vă thực hiện hệ thống chất lượng: 6. Viết câc tăi liệu của hệ thống chất lượng:
Đđy lă giai đoạn quan trọng nhất trong quâ trình thực hiện. Một tăi liệu tốt sẽ lă tiền đề cho việc xđy dựng thănh cơng hệ thống chất lượng theo ISO 9000.
Cấu trúc hệ thống tăi liệu chất lượng bao gồm 3 nhĩm được sắp xếp theo trật tự từ trín xuống dưới như sau:
Nhĩm 1: Sổ tay chất lượng. Nhĩm 2: Câc quy trình, thủ tục.
Nhĩm 3: Câc hướng dẫn cơng việc, câc dạng biểu mẫu, hồ sơ.
* Sổ tay chất lượng: lă tăi liệu mơ tả một câch tổng quât hệ thống quản lý chất lượng (đĩ lă chính sâch chất lượng, mục tiíu chất lượng, cơ cấu tổ chức vă đảm bảo của lênh đạo về việc thực hiện câc yếu tố của bộ tiíu chuẩn ISO 9000).
Ngoăi ra sổ tay chất lượng lă cơng cụ để biểu thị vă chứng minh với khâch hăng, câc cơ quan chức năng về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức. Nĩ được dùng như một
cơng cụ tiếp thị để trình bây câc nỗ lực của tổ chức trong việc đâp ứng câc yíu cầu về thương mại quốc tế.
* Câc thủ tục, quy trình: lă tăi liệu mơ tả câc bước thực hiện để đảm bảo chất lượng sản phẩm, nđng cao năng lực của cơng tâc quản lý. Lă tăi liệu tham khảo cho người cĩ kinh nghiệm vă lă tăi liệu hướng dẫn cho người mới lăm việc.
* Câc hướng dẫn cơng việc: lă tăi liệu dùng để chi tiết hô câc bước thực hiện giúp cho mọi ngườidễ dăng thực hiện đúng cơng việc được giao.
* Câc biểu mẫu hồ sơ: lă câc bằng chứng khâch quan về câc cơng việc đê được thực hiện của hệ thống.
7. Thực hiện hệ thống chất lượng:
Sau khi câc tăi liệu được biín soạn, xem như hệ thống quản lý chất lượng đê được thiết kế xong. Vấn đề cịn lại lă triển khai âp dụng lăm cho hệ thống vận hănh vă phât huy tâc dụng.
Tổ chức cơng bố chỉ thị về việc thực hiện câc yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng, quy định ngăy thâng âp dụng hệ thống mới vă gởi hướng dẫn thực hiện.
Đđy chính lă giai đoạn "lăm đúng những gì đê viết", nhĩm cơng tâc chịu trâc nhiệm điều hănh quâ trình hoạt động, đồng thời tiếp thu ý kiến của những người trực tiếp thực hiện cơng việc, để cĩ những sửa đổi phù hợp. Đđy lă giai đoạn tạo nín sự chuyển biến thay đổi trong nhận thức vă tâc phong của nhđn viín, do vậy đđy cũng lă quâ trình gian khổ.
8. Đânh giâ chất lượng nội bộ:
Sau khi hệ thống quản lý chất lượng được triển khai, cần phải tổ chức đânh giâ nội bộ để xem xĩt sự phù hợp vă hiệu lực của hệ thống. Để thực hiện được cơng tâc năy, một số cân bộ của doanh nghiệp cần phải được đăo tạo để trở thănh chuyín viín đânh giâ nội bộ. Sau khi đânh giâ phải chỉ ra được những điểm chưa phù hợp của hệ thống để tiến hănh câc hoạt động khắc phục. Quâ trình đânh giâ nội bộ cĩ thể lặp lại văi ba lần cho đến khi hệ thống quản lý chất lượng được vận hănh đầy đủ.
9. Cải tiến hệ thống văn bản vă cải tiến câc hoạt động:
Dựa văo kết quả đânh giâ chất lượng nội bộ, nếu xĩt thấy cịn những điểm chưa phù hợp với câc yíu cầu của ISO 9000 thì tổ chức sẽ tiến hănh hiệu chỉnh, cải tiến hệ thống văn bản hoặc cải tiến câc hoạt động.
Giai đoạn 3: Chứng nhận
Ý nghĩa của chứng nhận:
Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng lă một thủ tục của bín thứ ba âp dụng để đảm bảo rằng hệ thống đĩ đê phù hợp với tiíu chuẩn lựa chọn. Bín thứ ba lă một tổ chức độc lập với người cung ứng vă khâch hăng vă được gọi lă "tổ chức chứng nhận".
Cần phđn biệt chứng nhận với cơng nhận. Cơng nhận lă thủ tục do một cơ quan cĩ thẩm quyền âp dụng để cơng nhận chính thức rằng một cơ quan hay một câ nhđn cĩ đủ khả năng thực hiện nhiệm vụ cụ thể.
Việc chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng cĩ ý nghĩa như một hình thức đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ cung cấp sản phẩm, dịch vụ đâp ứng yíu cầu người mua. Chứng nhận đem lại lợi ích cơ bản như:
- Đem lại lịng tin cho khâch hăng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nđng cao uy tín doanh nghiệp trín thị trường trong nước vă quốc tế .
- Cĩ thể xem lă giấy thơng hănh để câc doanh nghiệp đi vă được câc tị trường trín thế giới. Với một số loại sản phẩm, một số khu vực thị trường, giấy chứng nhận đạt tiíu chuẩn ISO 9000 lă một yíu cầu bắt buộc.
Sau khi nhận thấy hệ thống chất lượng của tổ chức khơng cịn thiếu sĩt nữa thì tổ chức sẽ tiến hănh lựa chọn cơ quan chứng nhận vă đăng ký chứng nhận.
* Lý do lựa chọn tổ chức chứng nhận: % - Danh tiếng, uy tín 25,0 - Cơ quan thuộc chính phủ 24,7
Hiện nay ở Việt Nam, Tổng cục TCDGCL đê thănh lập "ban chứng nhận chất lượng" (Quacert), đđy lă cơ quan chứng nhận quốc gia.
Ngoăi ra cĩn cĩ câc cơ quan như: RVA (Hă Lan), BVQI (Anh), TUVCERT (Đức), SGS
(Thuỵ Sỹ), QMS (Úc), PSB (Singapo)...
*Quâ trình đânh giâ cĩ thể được chia lăm hai giai đoạn:
+ Đânh giâ sơ bộ: trước khi nộp đơn xĩt chứng nhận, doanh nghiệp cĩ thể yíu cầu tổ chức chứng nhận đânh giâ sơ bộ. Hầu hết câc tổ chức chứng nhận đều cĩ dịch vụ năy. Mọi sự khơng phù hợp hay những điều cần lưu ý khâc được phât hiện trong quâ trình đânh giâ sơ bộ sẽ được thơng bâo lại .Sau khi mọi khuyếm khuyết đê được khắc phục doanh nghiệp cĩ thể nộp đơn xin đânh giâ chính thức.
+ Đânh giâ chính thức: gồm hai phần đânh giâ tăi liệu vă đânh giâ việc âp dụng. Đânh giâ tăi liệu: chủ yếu lă sổ tay chất lượng vă câc thủ tục cĩ liín quan , mục đích lă xem xĩt việc phù hợp của hệ thống tăi liệu so với câc yếu tố của tiíu chuẩn ISO 9000 tương ứng.
Đânh giâ việc âp dụng: Đđy lă cuộc đânh giâ tại chỗ nhằm kiểm tra xem câc yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng cĩ được thực hiện hiệu quả khơng, mọi quyết định cĩ được tuđn thủ khơng (xem thử cĩ lăm đúng những gì đê viết khơng).
Kết thúc quâ trình đânh giâ, đoăn đânh giâ sẽ thơng bâo kết quả đânh giâ. Nếu cĩ những điều khơng phù hợp thì tổ chức cĩ những biện phâp khắc phục .
11.Hănh động khắc phục:
Tổ chức sẽ tiến hănh câc hănh động khắc phục những thiếu sĩt trong văn bản hoặc trong việc âp dụng văn bản .Đồng thời thiết lập câc biện phâp phịng người .
12. Chứng nhận:
Sau khi xĩt thấy tổ chức chứng tỏ đê thực hiện câc hănh động khắc phục vă thoả mên câc yíu cầu quy định, cơ quan chứng nhận sẽ ra quyết định chứng nhận. Giấy chứng nhận chỉ cĩ giâ trị trong phạm vi đê quy định, tại địa băn cụ thể bởi hệ thống quản lý chất lượng được đânh giâ phù hợp tiíu chuẩn ISO 9000. Giấy chứng nhận trước cĩ hiệu lực trong 3 năm.
13. Giâm sât sau chứng nhận vă đânh giâ lại:
Trong thời hạn giấy chứng nhận cĩ hiệu lực, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hănh giâm sât đânh giâ thường ký (thường một năm 2 lần) đối với doanh nghiệp được chứng nhận. Ngoăi đânh giâ giâm sât theo định kỳ tổ chức chứng nhận cĩ thể đânh giâ đột xuất nếu cĩ bằng chứng chứng tỏ hệ thống khơng cịn phù hợp với câc yíu cầu của bộ tiíu chuẩn hoặc khơng được âp dụng hiệu quả.
Thường sau 3 năm cơ quan chứng nhận sẽ tiến hănh đânh giâ lại toăn bộ hệ thống chất lượng của tổ chức để cấp lại giấy chứng nhận.
14. Duy trì, cải tiến đổi mới hệ thống chất lượng:
Việc nhận giấy chứng nhận ISO 9000 chỉ được coi lă khởi đầu sự vận hănh của hệ thống chất lượng của tổ chức. Do đĩ sau khi được cấp giấy chứng nhận ISO 9000 tổ chức cần tích cực duy trì, cải tiến nđng cao hiệu năng của hệ thống.