2.1.3.1 Khái niệm dịch vụ logistics
Khác với thuật ngữ “logistics”, thuật ngữ “dịch vụ logistics” chƣa đƣợc đề cập nhiều đến trong các tài liệu trên thế giới. Ngƣợc lại, ở Việt Nam, khái niệm logistics lại không đƣợc bàn tới, Luật Thƣơng mại Việt Nam năm 2005 (Điều 233) chỉ đƣa ra khái niệm “dịch vụ logistics” nhƣ sau: “Dịch vụ logistics là hoạt
động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công đoạn bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao.”
Khái niệm này không có nhiều khác biệt so với ngƣời cung cấp dịch vụ vận tải đa phƣơng thức (MTO) bởi theo cách định nghĩa này logistics có bản chất là một hoạt động tập hợp các yếu tố hỗ trợ cho quá trình vận chuyển sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ. Đồng thời, cụm từ “một hoặc nhiều công đoạn” dễ gây
26
hiểu nhầm. Vì nếu nhƣ một doanh nghiệp chỉ tham gia kinh doanh bất kỳ một trong nhiều công việc trên (dịch vụ vận chuyển, lƣu kho, làm thủ tục hải quan…) thì trên nguyên tắc cũng bị xem là kinh doanh dịch vụ logistics và phải đáp ứng các điều kiện kinh doanh mà pháp luật đặt ra đối với việc kinh doanh dịch vụ logistics (mức vốn điều lệ 10 tỷ đồng đối với thƣơng nhân kinh doanh dịch vụ logistics).
Mặc dù có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm dịch vụ logistics nhƣng có thể chia làm hai nhóm:
Nhóm định nghĩa hẹp mà tiêu biểu là định nghĩa của Luật Thƣơng mại 2005, coi dịch vụ logistics gần nhƣ tƣơng tự với hoạt động giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên cũng cần chú ý là định nghĩa trong Luật Thƣơng mại có tính mở, thể hiện trong đoạn in nghiêng “hoặc các dịch vụ khác có liên quan tới hàng hóa”. Khái niệm logistics trong một số lĩnh vực chuyên ngành cũng đƣợc coi là có nghĩa hẹp, tức là chỉ bó hẹp trong phạm vi, đối tƣợng của ngành đó (nhƣ ví dụ ở trên là trong lĩnh vực quân sự). Theo trƣờng phái này, bản chất của dịch vụ logistics là việc tập hợp các yếu tố hỗ trợ cho quá trình vận chuyển sản phẩm từ nơi sản xuất tới nơi tiêu thụ. Theo họ, dịch vụ logistics mang nhiều yếu tố vận tải, ngƣời cung cấp dịch vụ logistics theo khái niệm này không có nhiều khác biệt so với ngƣời cung cấp dịch vụ vận tải đa phƣơng thức (MTO).
Nhóm định nghĩa thứ 2 về dịch vụ logistics có phạm vi rộng, có tác động từ giai đoạn tiền sản xuất cho tới khi hàng hóa tới tay của ngƣời tiêu dùng cuối cùng. Đặng Đình Đào và các cộng sự (2011) cho rằng dịch vụ logistics gắn liền cả quá trình nhập nguyên, nhiên vật liệu làm đầu vào cho quá trình sản xuất, sản xuất ra hàng hóa và đƣa vào các kênh lƣu thông, phân phối để đến tay ngƣời tiêu dùng cuối cùng. Nhóm định nghĩa này của dịch vụ logistics góp phần phân định rõ ràng giữa các nhà cung cấp từng dịch vụ đơn lẻ nhƣ dịch vụ vận tải, giao nhận, khai thuê hải quan, phân phối, dịch vụ hỗ trợ sản xuất, tƣ vấn quản lý … với một nhà cung cấp dịch vụ logisics chuyên nghiệp, ngƣời sẽ đảm nhận toàn bộ các khâu trong quá trình hình thành và đƣa hàng hóa tới tay ngƣời tiêu dùng cuối cùng. Nhƣ vậy, nhà chung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp đòi hỏi phải có chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng để cung cấp dịch vụ mang tính “trọn gói” cho các nhà sản xuất. Đây là một công việc mang tính chuyên môn hóa cao. Ví dụ, khi một nhà cung cấp dịch vụ logistics cho một nhà sản xuất thép, anh ta sẽ chịu trách nhiệm cân đối sản lƣợng của nhà máy và lƣợng hàng tồn kho để nhập phôi thép, tƣ vấn cho doanh nghiệp về chu trình sản xuất, kỹ năng quản lý và lập các
27
kênh phân phối, các chƣơng trình makerting, xúc tiến bán hàng để đƣa sản phẩm đến với ngƣời tiêu dùng.
Khái niệm dịch vụ logistics đƣợc sử dụng nhƣ hiện nay để chỉ các doanh nghiệp có khả năng kết hợp lại thành một đầu mối đứng ra cung cấp một chuỗi các dịch vụ liên hoàn nêu trên. Logistics luôn là một chuỗi các dịch vụ về giao nhận hàng hoá nhƣ: làm các thủ tục, giấy tờ, tổ chức vận tải, đóng gói bao bì, ghi nhãn hiệu, lƣu kho, lƣu bãi, phân phát hàng hoá tới các địa chỉ khác nhau, chuẩn bị cho hàng hoá (nguyên liệu hoặc thành phẩm) luôn ở trạng thái sẵn sàng nếu có yêu cầu của khách hàng là đi ngay đƣợc (inventory level).
2.1.3.2 Các loại hình dịch vụ logistics chủ yếu
Theo Hiệp định thƣơng mại chung về lĩnh vực dịch vụ (GATS – The General Agreement on Trade in Services) của Tổ chức thƣơng mại thế giới WTO thì dịch vụ logistics đƣợc chia thành 3 nhóm nhƣ sau:
-Các dịch vụ logistics lõi (Core Freight Logistics Services): Dịch vụ logistics chủ yếu chiếm phần lớn trong tổng chi phí logistics và mang tính quyết định đối với các dịch vụ khác. Dịch vụ logistics chủ yếu bao gồm:
• Dịch vụ bốc xếp hàng hoá, bao gồm cả hoạt động bốc xếp container; • Dịch vụ kho bãi và lƣu giữ hàng hoá, bao gồm cả hoạt động kinh
doanh kho bãi container và kho xử lý nguyên liệu, thiết bị;
• Dịch vụ đại lý vận tải, bao gồm cả hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan và lập kế hoạch bốc dỡ hàng hoá;
• Dịch vụ hỗ trợ khác, bao gồm cả hoạt động tiếp nhận, lƣu kho và quản lý thông tin liên quan đến vận chuyển và lƣu kho hàng hoá trong suốt cả chuỗi logistics; hoạt động xử lý lại hàng hoá bị khách hàng trả lại, hàng hoá tồn kho, hàng hoá quá hạn, lỗi mốt và tái phân phối hàng hoá đó; hoạt động cho thuê và thuê mua container.
-Các dịch vụ logistics liên quan đến vận tải (Related Freight Logistics Services):
• Dịch vụ vận tải hàng hải; • Dịch vụ vận tải thuỷ nội địa; • Dịch vụ vận tải hàng không; • Dịch vụ vận tải đƣờng sắt; • Dịch vụ vận tải đƣờng bộ; • Dịch vụ vận tải đƣờng ống.
28
-Các dịch vụ thứ yếu hoặc mang tính bổ trợ (Non-core Freight Logistics Services)
• Dịch vụ kiểm tra và phân tích kỹ thuật; • Dịch vụ bƣu chính;
• Dịch vụ thƣơng mại bán buôn;
• Dịch vụ thƣơng mại bán lẻ, bao gồm cả hoạt động quản lý hàng lƣu kho, thu gom, tập hợp, phân loại hàng hoá, phân phối lại và giao hàng; Hiệp định này đã đƣợc các nhà làm luật Việt Nam tham khảo để xây dựng điều khoản về phân loại dịch vụ logistics trong Nghị định 140/2007/NĐ-CP.
2.1.3.3 Các hoạt động của dịch vụ logistics
a) Mua sắm nguyên vật liệu
Mua sắm nguyên vật liệu là đầu vào của quá trình sản xuất. Hoạt động này tuy không trực tiếp ảnh hƣởng đến khách hàng nhƣng lại có vai trò quyết định đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Không có nguyên liệu tốt thì không thể cho ra đƣợc sản phẩm tốt.
Các hoạt động của khâu mua sắm nguyên vật liệu gồm: tìm nguồn cung cấp, tiến hành mua sắm vật tƣ, tổ chức vận chuyển, nhập kho, lƣu kho, bảo quản và cung cấp cho ngƣời sử dụng, quản lý hệ thống thông tin có liên quan, lập kế hoạch và kiểm soát hàng tồn kho, tận dụng phế liệu, phế phẩm.
Hoạt động mua hàng/mua sắm (Purchasing) là một trong những chức năng cơ bản, không thể thiếu của mọi tổ chức. Mua hàng gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, máy móc, trang thiết bị…để phục vụ cho hoạt động của tổ chức.
Hoạt động thu mua (Procurement) là sự phát triển, mở rộng chức năng mua hàng. So với mua hàng thì trong thu mua ngƣời ta chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề mang tính chiến lƣợc. Thu mua bao gồm các công việc: mua sắm, vận chuyển, dự trữ và tất cả các hoạt động có liên quan đến việc nhập vật tƣ đầu vào. Bƣớc phát triển cao hơn của hoạt động thu mua là quản trị cung ứng (Supply Management). Hoạt động mua hàng và thu mua chủ yếu là các hoạt động mang tính chiến thuật, còn quản trị cung ứng tập trung chủ yếu vào các chiến lƣợc. Hoạt động này khi đƣợc mở rộng, sâu chuỗi giữa nhiều tổ chức sẽ hình thành khái niệm Chuỗi cung ứng/Dây chuyền cung ứng (Supply Chain). Dây chuyền cung ứng là quy trình phối hợp, tổ chức và kiểm soát sự chu chuyển nguyên vật
29
liệu, bán thành phẩm, thành phẩm và các thông tin từ nhà cung cấp đầu tiên qua các khâu trung gian đến ngƣời tiêu dùng cuối cùng nhằm thoả mãn nhu cầu của họ.
b) Dịch vụ khách hàng
Thị trƣờng ngày càng mở rộng, sự cạnh tranh về giá cả của cùng một loại sản phẩm trở nên gay gắt hơn. Lúc này, dịch vụ khách hàng có vai trò vô cùng quan trọng, nó có thể giúp doanh nghiệp không chỉ giữ chân đƣợc khách hàng cũ mà còn có thể thu hút thêm đƣợc nhiều khách hàng mới. Dịch vụ khách hàng là tập hợp những hoạt động cụ thể của doanh nghiệp nhằm giải quyết các đơn đặt hàng của khách hàng. Mục đích của hoạt động này là tạo cho quá trình mua bán, trao đổi đƣợc thông suốt và làm tăng giá trị của sản phẩm trao đổi.
Các công việc liên quan đến dịch vụ khách hàng bao gồm: tìm hiểu thị trƣờng, xác định nhu cầu thị trƣờng; xây dựng mục tiêu và kế hoạch dịch vụ khách hàng; giới thiệu và cung cấp dịch vụ khách hàng, xử lý tình huống, duy trì uy tín với khách hàng; lắp đặt, bảo hành, sửa chữa và các dịch vụ khác; theo dõi sản phẩm.
Dịch vụ khách hàng chính là các biện pháp trong hệ thống logistics nhằm tạo ra giá trị gia tăng cho hàng hoá ở mức độ cao nhất với tổng chi phí thấp nhất. Giá trị gia tăng ở đây chính là sự hài lòng của khách hàng, là hiệu số giữa giá trị đầu ra với giá trị đầu vào, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế có mối quan hệ với nhau và tác động qua lại lẫn nhau. Dịch vụ khách hàng có ảnh hƣởng lớn đến thị phần, đến tổng chi phí bỏ ra và cuối cùng là ảnh hƣởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Chất lƣợng dịch vụ phụ thuộc vào nhiều yếu tố: trƣớc, trong và sau khi giao dịch với khách hàng. Muốn có các dịch vụ khách hàng tốt cần nghiên cứu kỹ các yếu tố ảnh hƣởng.
Tóm lại, dịch vụ khách hàng là đầu ra của quá trình hoạt động logistics, là thƣớc đo chất lƣợng của toàn bộ hệ thống. Do đó, muốn phát triển logistics thì phải có sự quan tâm thích đáng đến dịch vụ khách hàng. Hoạt động logistics tích hợp có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố dịch vụ khách hàng.
c) Quản lý dự trữ
Quản lý kho hàng (quản lý dự trữ hàng) là một bộ phận của hoạt động logistics nhằm quản lý việc dự trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm và hàng hoá trong sản xuất lƣu thông.
30 Dự trữ nguyên vật liệu Dự trữ bán thành phẩm Dự trữ sản phẩm trong khâu sản xuất Dự trữ sản phẩm trong lƣu thông Mục đích của hoạt động quản lý vật tƣ, nguyên vật liệu là đảm bảo cho sản xuất. lƣu thông đƣợc diễn ra liên tục và hiệu quả, cân đối cung cầu và đề phòng rủi ro, bất trắc. Các công việc liên quan đến quản lý kho hàng trong hoạt động logistics bao gồm: thiết lập mạng lƣới kho và chọn vị trí kho hàng (số lƣợng, quy mô); thiết kế và lắp đặt các thiết bị kho hàng; tổ chức việc xuất nhập, lƣu kho, bảo quản hàng hoá; thực hiện các công việc sổ sách, thống kê liên quan đến nghiệp vụ kho hàng… Nhờ có dự trữ mà chuỗi logistics mới có thể hoạt động liên tục, nhịp nhàng và hiệu quả đƣợc.
Nguồn: Đoàn Thị Hồng Vân (2006). Quản trị logistics, Nhà xuất bản thống kê, TP. HCM.
Hình 2.4 Các loại dự trữ chủ yếu phân theo vị trí trong hệ thống logistics Doanh nghiệp cần phải biết lên kế hoạch dự trữ thế nào cho vừa, phù hợp với từng thời điểm nhằm tránh tình trạng tồn đọng vốn. Quản trị dự trữ trong logistics đòi hỏi phải có kiến thức sâu rộng về chi phí dự trữ logistics, nhất là kiến thức về tổng chi phí logistics để có thể đƣa ra những quyết định về thiết kế hệ thống logistics, các dịch vụ khách hàng, số lƣợng và vị trí các kênh phân phối, mức dự trữ, hình thức dự trữ, cách thức vận tải…
Tóm lại, hoạt động dự trữ có tác động trực tiếp tới nhiều hoạt động của chuỗi logistics. Nên cần có sự cân đối giữa chi phí dự trữ và các khoản chi phí logistics khác. Hoạt động dự trữ là khâu quan trọng trong toàn bộ hệ thống logistics. Cần sử dụng tốt và phối hợp chặt chẽ các kỹ thuật; phân tích dự báo, mô hình dự trữ, hệ thống giải quyết đơn hàng.
d) Dịch vụ vận tải
Quản lý vận tải và phân phối hàng là khâu trọng yếu nhất của hoạt động logistics, nhằm quản lý công tác vận chuyển và phân phát hàng hoá đúng thời hạn, an toàn, đảm bảo đủ khối lƣợng và chất lƣợng.
Các công việc liên quan đến quản lý vận tải trong logistics gồm có: chọn ngƣời vận chuyển (tự vận chuyển hay thuê); chọn tuyến đƣờng, phƣơng thức vận tải, phƣơng tiện vận tải; kiểm soát quá trình vận chuyển; công việc giao nhận và bốc xếp; xử lý trƣờng hợp hƣ hỏng, mất mát hàng.
31
Ngƣời kinh doanh dịch vụ logistics phải giải quyết các vấn đề liên quan đến mất mát, hƣ hỏng xảy ra đối với hàng hoá, xảy ra trong toàn bộ quá trình vận chuyển bằng những phƣơng pháp và kinh nghiệm cần thiết. Khi lựa chọn phƣơng thức vận tải thƣờng sử dụng kết hợp một số tiêu chí quan trọng:
• Chi phí vận tải; • Tốc độ vận chuyển; • Tính linh hoạt;
• Khối lƣợng/trọng lƣợng giới hạn; • Khả năng tiếp cận.
Tất cả dịch vụ logistics đều nhằm mục đích thoả mãn cao nhất cho nhu cầu của khách hàng (ngƣời sản xuất và ngƣời tiêu dùng). Trong dây chuyền cung ứng gồm rất nhiều khâu, giữa mắt xích của các khâu có các dịch vụ: giao nhận, xếp dỡ, lƣu kho… Nếu để hàng hoá phải tồn kho nhiều hoặc lƣu kho quá lâu sẽ gây thiệt hại cho hãng sản xuất, do đó cần phải giải quyết khâu này bằng nhiều những biện pháp khác nhau:
Xác lập kênh phân phối, chọn thị trƣờng tiêu thụ; - Chọn vị trí kho hàng;
- Thiết lập các trung tâm phân phối, trung tâm logistics; - Quản lý quá trình vận chuyển…
Có một số hãng đã đạt đƣợc quy trình sản xuất “không lƣu kho” đối với mặt hàng nhất định, và có đƣợc lợi nhuận cao. Cùng với những hoạt động logistics khác, vận tải cũng đóng góp một phần giá trị gia tăng cho sản phẩm và dịch vụ. Nó đảm bảo cho yêu cầu đúng nơi, đúng lúc (JIT – Just In Time).
Ngƣời kinh doanh dịch vụ logistics phải chịu trách nhiệm đối với hàng hoá trong thời gian hàng hoá đƣợc lƣu kho nằm trong sự quản lý của mình theo các quy định của pháp luật.
Các hoạt động làm tăng giá trị của hàng hoá là các hoạt động về dán nhãn, dán mác, kẻ ký mã hiệu, tái đóng gói, kiểm soát chất lƣợng, quản lý đơn đặt hàng, thực hiện việc quản lý trả lại hàng cho nhà phân phối…
Một công việc có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động kho hàng là quả lý hệ thống thông tin. Phải thƣờng xuyên cập nhật thông tin về mức độ dự trữ, lƣợng hàng nhập kho, xuất kho, thực có trong kho, vị trí, tình trạng hàng hoá, các yêu cầu của khách hàng…
32
2.1.3.4 Điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics
Điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics đƣợc quy định tại Điều 234 Luật Thƣơng mại năm 2005 và đƣợc chi tiết hoá tại Nghị định số 140/2007/NĐ-CP ngày 05/09/2007 quy định chi tiết Luật Thƣơng mại về điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics và giới hạn trách nhiệm đối với thƣơng nhân kinh doanh dịch vụ logistics.