Việc góp vốn của các thành viên phải được ghi bằng văn bản để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, trung thực. Các chứng từ này là cơ sở ghi nhận việc góp vốn, tạo điều kiện thuận tiện cho việc hạch toán kinh tế và lập báo cáo tài chính của công ty cũng như góp phần hạn chế tranh chấp xảy ra.
Vì hành vi góp vốn có thể thực hiện thành nhiều lần khác nhau, do đó trước khi cấp giấy chứng nhận chính thức, các thành viên góp vốn phải được cấp giấy cho những lần góp vốn, các giấy này là căn cứ để cấp giấy chứng nhận chính thức phần vốn góp khi đã chuyển dịch tài sản.
Đối với phần góp vốn vào công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, nhà đầu tư được cấp Giấy chứng nhận phần vốn góp. Tại thời điểm góp đủ giá trị phần vốn góp, thành viên được công ty cấp Giấy chứng nhận phần vốn góp. Trường hợp Giấy chứng nhận phần vốn góp bị mất, bị rách, cháy…hoặc bị thiêu hủy dưới bất kỳ hình thức nào thì thành viên được cấp lại Giấy chứng nhận phần vốn góp và phải trả chi phí do công ty quy định.
Đối với công ty cổ phần sau khi thanh toán đủ cổ phần đăng ký mua, công ty cấp cổ phiếu theo yêu cầu của cổ đông. Cổ phiếu là chứng chỉ do công ty cổ phần phát hành hoặc bút toán ghi sổ xác nhận quyền sở hữu một hoặc một số cổ phần của công ty đó. Cổ phiếu có thể có ghi tên hoặc không ghi tên, nhưng phải đăng ký tại sổ đăng ký cổ đông của công ty cổ phần để xác lập quyền và nghĩa vụ cổ đông.
Giấy chứng nhận phần vốn góp là loại giấy tờ xác nhận người góp vốn trong công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên đã góp đủ số vốn đã cam kết góp khi thành lập doanh nghiệp. Giấy chứng nhận phần góp vốn do công ty cấp và có nội dung chủ yếu như sau:
Tên, trụ sở công ty
Số và ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Vốn điều lệ của công ty
Tên, địa chỉ thành viên
Phần vốn góp giá trị phần vốn góp của thành viên Sổ và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp
Chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty
Giấy chứng nhận phần vốn góp là giấy xác nhận quyền tài sản của thành viên trong công ty, chứng nhận tỷ lệ quyền sở hữu công ty [35, khoản 4, Điều 39].
Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nếu các thành viên của công ty thay đổi tài sản góp vốn nhưng không làm tăng hoặc giảm vốn điều lệ thì công ty không cần thay đổi vốn điều lệ nhưng ngay khi thay đổi tài sản góp vốn, công ty phải gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh danh sách thành viên công ty theo mẫu do pháp luật quy định.