Do vấn đề lập kế hoạch còn mang nặng tính hình thức và từ đó việc tổ chức thực hiện cũng không có gì khác hơn là mang nặng tính đối phó là chính, vì thế kéo theo việc kiểm tra, đánh giá cũng mang tính hình thức. Cụ thể: trung tâm Thông tin - Thƣ viện tổ chức họp các tổ trƣởng của các bộ phận để báo cáo tình hình hoạt động của mỗi bộ phận cũng chỉ dừng lại ở việc báo cáo số lƣợng công việc thời gian qua của mỗi bộ phận và kế hoạch công việc của từng bộ phận trong thời gian tới và hầu hết chỉ mang tính hội họp để báo cáo chứ chƣa thực sự quan tâm đến nội dung hoạt động một cách sâu sắc. Ví dụ: bộ phận biên mục xử lý đƣợc bao nhiêu tài liệu và xây dựng đƣợc bao nhiêu CSDL trong thời gian qua mà không quan tâm đến việc đánh giá chất lƣợng của các sản phẩm làm ra và hiệu quả của công việc tới đâu???. Bộ phận phục vụ thì chỉ quan tâm đến vấn đề thống kê phục vụ bao nhiêu ngƣời dùng tin hằng ngày, kết quả khảo sát, điều tra ngƣời dùng tin bao nhiêu, chứ các số liệu khảo sát đó không đƣợc đƣa ra phân tích kỹ càng, do đó không mang lại kết quả đánh giá một cách khách quan, chính xác.
Trong quá trình hoạt động, trung tâm Thông tin - Thƣ viện thiếu sự kiểm tra liên tục, thƣờng xuyên để đƣa ra những phƣơng pháp xử lý những sai sót kịp thời nhằm rút kinh nghiệm và lên phƣơng án điều chỉnh kịp thời nên hiệu quả hoạt động không cao. Nói chung, việc kiểm tra và đánh giá kế hoạch marketing chƣa đƣợc trung tâm Thông tin - Thƣ viện quan tâm và thực hiện.
Nếu quan niệm công tác thông tin - thƣ viện chỉ là nghiên cứu nhu cầu tin để bổ sung nguồn lực thông tin nhằm phục vụ nhu cầu tin của ngƣời dùng tin thì hoạt động thƣ viện chỉ dừng lại ở mức cung cấp tài liệu đơn thuần. Nhƣng nếu thực hiện những hoạt động đó trên nền tảng lý luận của marketing thì hiệu quả sẽ rất khác biệt, vì quan điểm của marketing là hƣớng đến sự kết hợp ba lợi ích
HVTH: DƢƠNG THỊ CHÍNH LÂM Page 87 ngƣời dùng tin, cơ quan thông tin - thƣ viện và xã hội, cho nên sẽ giúp các cơ quan thông tin - thƣ viện đánh giá một cách tổng quát, hệ thống và khoa học toàn bộ hoạt động của cơ quan, đồng thời vạch rất chi tiết từng tác nghiệp hàng ngày.
2.5 Phân tích hiện trạng hoạt động marketing bằng ma trận SWOT S (Strengths) (điểm mạnh)
- Đội ngũ lãnh đạo của trƣờng cũng nhƣ giám đốc trung tâm Thông tin - Thƣ viện luôn quan tâm và khuyến khích phát triển các sản phẩm và dịch vụ thƣ viện
-Đội ngũ nhân viên có nghiệp vụ thƣ viện tốt, năng động, nhiệt tình và tận tâm với công việc.
- Có đội ngũ cộng tác viên là những ngƣời dùng tin có trình độ cao về lĩnh vực kinh tế tài chính - ngân hàng có thể hỗ trợ trong việc tạo lập các sản phẩm và dịch vụ thông tin đạt chất lƣợng tốt.
- Đƣợc sự đầu tƣ kinh phí của trƣờng cũng nhƣ đƣợc sự tài trợ của một số ngân hàng trên địa bàn Tp.HCM
- Nguồn lực thông tin phong phú và đa dạng - Có trụ sở thuận tiện và đƣợc trang bị đầy đủ cơ sở vật để phục vụ cho hoạt động, hệ thống công nghệ thông tin hiện đại, phần mềm quản trị thƣ viện tƣơng đối tốt
Thị trƣờng ngƣời dùng tin mục tiêu của trung tâm Thông tin - Thƣ viện lớn và có nhu cầu tin để phục vụ cho công việc nghiên cứu và học tập
W (Weaknesses) (điểm yếu)
- Khả năng tổ chức và quản lý chƣa tốt - Chƣa có cán bộ chuyên trách về công tác marketing
- Kiến thức về marketing và lĩnh vực tài chính – ngân hàng của nhân viên thƣ viện còn hạn chế.
- Kỹ năng giao tiếp của cán bộ thƣ viện còn hạn chế. Cán bộ thƣ viện chƣa thành thạo trong sử dụng công nghệ thông tin đặc biệt là phần mềm quản trị thƣ viện để tìm kiếm thông tin hỗ trợ công việc
- Kinh phí đầu tƣ còn hạn chế và chủ yếu đầu tƣ cho phát triển nguồn lực thông tin -Chƣa có sản phẩm và dịch vụ thông tin đặc thù mang tính cạnh tranh cao
-Diện tích trụ sở chƣa đảm bảo đƣợc tiêu chuẩn tối thiểu theo tiêu chuẩn quy định của một thƣ viện hiện đại
- Thị trƣờng ngƣời dùng tin mục tiêu lớn nhƣng số lƣợng ngƣời dùng tin tới thƣ viện thƣờng xuyên không nhiều lý do theo số liệu khảo sát là họ sử dụng thông tin trên internet đã đáp ứng nhu cầu tin của họ
HVTH: DƢƠNG THỊ CHÍNH LÂM Page 88
O (Opportunities) (thời cơ)
- Thông tin trong xã hội phát triển ngày càng phong phú và đa đạng bên cạnh việc tạo nhiều cơ hội cho ngƣời dùng tin tiếp cận thông tin thuận tiện và nhanh chóng, thì đây cũng chính là vấn đề gây khó khăn cho ngƣời dùng tin trong việc lựa chọn và tìm kiếm thông tin phù hợp với nhu cầu vì họ sẽ mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm và lựa chọn thông tin.Vì thế nếu thƣ viện biết tận dụng lợi thế của mình để tạo lập các sản phẩm và dịch vụ thông tin thì sẽ thu hút họ đến khai thác sử dụng thƣ viện.
- Chƣơng trình đào tạo của trƣờng đã và đang thay đổi theo phƣơng pháp đào tạo mới là giảng viên chỉ đóng vai trò hƣớng dẫn còn sinh viên phải tự tìm kiếm thông tin/tài liệu để phục vụ cho học tập từ đó đã làm thay đổi tâm lý, thói quen và nhu cầu sử dụng, khai thác thông tin phục vụ nghiên cứu, học tập và đào tạo của ngƣời dùng tin. - Đội ngũ cán bộ thƣ viện hiện nay đa số là nguồn nhân lực trẻ nên khả năng sử dụng công nghệ thông tin để phục vụ cho công việc hiệu quả hơn. Đồng thời, họ đang nỗ lực học tập để nâng cao kiến thức của mình nhằm phục vụ tốt hơn công việc nhƣ học thêm về kiến thức tài chính ngân hàng, kiến thức về marketing và nâng cao kiến thức về lĩnh vực thông tin – thƣ viện.
- Thu hút đƣợc sự đầu tƣ từ các ngân hàng
T (Threats) (Thách thức)
- Một số lãnh đạo chƣa có nhận thức đúng về vai trò quan trọng của thông tin nói chung cũng nhƣ vai trò của hoạt động thông tin – thƣ viện nói riêng, đối với sự phát triển trong xã hội thông tin với nền kinh tế tri thức hiện nay.
- Chƣa nhận thấy tầm quan trọng của thông tin trong hoạt động quản lý, nghiên cứu, giảng dạy và học tập nên chƣa quan tâm đầu tƣ đúng mức để thƣ viện phát triển.
- Sự cạnh tranh của các cơ quan thông tin - thƣ viện khác ngày càng mạnh mẽ
- Xuất bản phẩm thông tin ngày càng nhiều và mang tính cạnh tranh cao nên giá thành thấp đã tạo cơ hội cho ngƣời dùng tin sở hữu tài liệu/thông tin dễ dàng hơn. - Dịch vụ cung cấp thông tin trực tuyến tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời dùng tin tiếp cận thông tin ngày càng nhanh chóng, vì thế họ không cần đến các trung tâm thông tin, thƣ viện
- Đội ngũ cán bộ thƣ viện hiện nay chƣa có kiến thức nền tảng về marketing và không có kinh nghiệm trong việc triển khai hoạt động marketing chuyên nghiệp.
HVTH: DƢƠNG THỊ CHÍNH LÂM Page 89