Con ngƣời đƣợc xem là nhân tố quan trọng quyết định sự thành bại của mọi hoạt động. Trong hoạt động thông tin - thƣ viện nói chung và hoạt động marketing trong thƣ viện thì yếu tố con ngƣời gồm cán bộ thƣ viện và ngƣời dùng tin.
Cán bộ thư viện
Hiện nay, trung tâm Thông tin - Thƣ viện có trình độ đại học trở lên chiếm 73,34% trong đó cán bộ có chuyên ngành về thông tin - thƣ viện chiếm 40%, trong đó có một cán bộ của bộ phận biên mục có bằng 2 về ngành tài chính ngân hàng. Và có khoảng 20% cán bộ có trình độ về lĩnh vực tài chính ngân hàng, 13% cán bộ có trình độ về lĩnh vực công nghệ thông tin. Với đội ngũ cán bộ có trình độ đồng đều và tỷ lệ % các ngành đào tạo tƣơng đối phù hợp đối với một thƣ viện chuyên ngành nhƣ trung tâm Thông tin - Thƣ viện trƣờng Đại học Ngân hàng Tp. HCM.
HVTH: DƢƠNG THỊ CHÍNH LÂM Page 67 Để có thể thực hiện tốt hoạt động marketing thì đội ngũ cán bộ thƣ viện ngoài kiến thức chuyên môn tốt còn phải có những kỹ năng khác để có thể thực hiện nhiệm vụ đạt đƣợc kết quả tốt nhất. Theo số liệu khảo sát thì khả năng sử dụng phần mềm thƣ viện đang sử dụng của đa số cán bộ thƣ viện là tƣơng đối tốt. Theo số liệu khảo sát thì khoảng 85,72% cán bộ thƣ viện sử dụng tƣơng đối thành thạo phần mềm thƣ viện đang sử dụng. Khả năng tìm kiếm thông tin trên internet và một số CSDL khác của cán bộ thƣ viện cũng tƣơng đối thành thạo chiếm khoảng 83%.
Tinh thần và thái độ làm việc, tiếp xúc với ngƣời dùng tin của cán bộ thƣ viện qua số liệu khảo sát cho thấy có sự khác biệt giữa các nhóm ngƣời dùng tin. Nếu nhƣ đối với các nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ lãnh đạo quản lý, đội ngũ giảng viên và cán bộ nghiên cứu, nhóm NCS và học viên cao học thì đánh giá cao sự thân thiện của cán bộ thƣ viện; trong khi đối với 2 nhóm ngƣời dùng tin còn lại thì sự thân thiện chiếm tỷ lệ không cao.
HVTH: DƢƠNG THỊ CHÍNH LÂM Page 68 Khảo sát về vấn đề sự ảnh hƣởng của số lƣợng ngƣời dùng tin đến sử dụng thƣ viện có những tác động đến bản thân cán bộ thƣ viện hay không. Số liệu thống kê cho thấy hơn 70% cán bộ cho rằng điều đó ảnh hƣởng không nhiều hoặc không ảnh hƣởng đến họ. Chính vì nhận thức đó mà cán bộ thƣ viện hầu nhƣ thiếu động lực làm việc và nhƣ thế hiệu quả công việc chắc chắn sẽ không cao.
Người dùng tin
Đây chính là đối tƣợng mà cơ quan thông tin - thƣ viện hƣớng mọi mục tiêu hoạt động nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu của họ. Chính vì thế, mà nhận thức và thái độ của ngƣời dùng tin cũng nhƣ khả năng khai thác thông tin của họ có tác động rất lớn tới hoạt động của toàn trung tâm Thông tin - Thƣ viện.
Về thái độ của ngƣời dùng tin khi đến khai thác và sử dụng thông tin tại thƣ viện theo số liệu khảo sát từ cán bộ thƣ viện cho thấy hơn 100% ngƣời dùng tin chấp hành nội quy thƣ viện, trong đó có khoảng 28,75% đánh giá là ngƣời dùng tin chấp hành tốt nội quy thƣ viện.
Cách thức khai thác nguồn lực thông tin có sự khác biệt rất lớn giữa các nhóm ngƣời dùng tin. Theo số liệu thống kê thì nhóm ngƣời dùng tin là sinh viên các hệ thì thƣờng xuyên nghiên cứu học tập tại thƣ viện nhiều hơn hẳn các nhóm khác. Trong khi đó nhóm cán bộ ngân hàng thì sử dụng nguồn lực thông tin thông qua website của thƣ viện là nhiều nhất. Với cách thức mƣợn về nhà thì số đông ngƣời dùng tin lựa chọn phƣơng pháp này vì phần lớn họ không có thời gian đến thƣ viện nghiên cứu
HVTH: DƢƠNG THỊ CHÍNH LÂM Page 69 Đánh giá về nguồn lực thông tin hiện nay tại thƣ viện thì phần lớn ngƣời dùng tin đều cho rằng đủ để học tập và nghiên cứu
Về việc tập huấn sử dụng thƣ viện cho ngƣời dùng tin thực sự đã đem lại hiệu quả cho ngƣời dùng tin trong việc nắm bắt và biết cách khai thác sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin. Theo số liệu thống kê thì việc mong muốn tham gia tập huấn sử dụng thƣ viện đƣợc phần lớn nhóm ngƣời dùng tin là sinh viên ủng hộ chiếm hơn 90%; Còn các nhóm ngƣời dùng tin khác thì số lƣợng mong muốn tham gia tập huấn không cao thậm chí là không muốn tham gia.
HVTH: DƢƠNG THỊ CHÍNH LÂM Page 70 Số liệu khảo sát về mức độ đáp ứng và cập nhật thông tin đến ngƣời dùng tin của thƣ viện theo đánh giá của ngƣời dùng tin là đạt ở mức độ từ 25% đến 50% chiếm tỷ lệ cao nhất và tiếp theo là tỷ lệ 50% đến 75%
Nhóm 1 Nhóm 2 Nhóm 3 Nhóm 4 Nhóm 5 Tỷ lệ % Dƣới 25% 3 7 7 13 4 07,11% Từ 25% -50% 5 26 19 167 11 47,72% Từ 50%-75% 7 22 14 142 9 40,59% Trên 75% 2 8 6 4 2 04,48% 2.2.1.6 Quy trình tổ chức marketing
Hiện nay, trung tâm Thông tin - Thƣ viện chƣa thực hiện đƣợc quy trình tổ chức marketing tại thƣ viện. Chủ yếu trong thƣ viện đang thực hiện quy trình về tra cứu tìm tin và cho ngƣời dùng tin mƣợn tài liệu tại chỗ và về nhà.
Hoạt động marketing cũng mới chỉ nhen nhóm và thực hiện một cách tự phát không thƣờng xuyên. Các nội dung trong quy trình marketing nhƣ phân tích, phân khúc thị trƣờng, chọn thị trƣờng mục tiêu, định vị và xây dựng thƣơng hiệu, đánh giá, quảng bá, phân phối thƣơng hiệu đến thị trƣờng mục tiêu và các dịch vụ hậu mãi nhằm thu hút ngƣời dùng tin đến khai thác và sử dụng thƣ viện chƣa đƣợc trung tâm Thông tin - Thƣ viện quan tâm thực hiện.
Nói chung, về cơ bản thì hiện nay thì quy trình tổ chức marketing đúng nghĩa thì trung tâm Thông tin - Thƣ viện chƣa triển khai đƣợc và có chăng cũng chỉ là một vài hoạt động nhỏ lẻ và không thƣờng xuyên của trung tâm Thông tin - Thƣ viện nhằm nắm bắt nhu cầu tin để bổ sung nguồn lực thông tin là chủ yếu chứ chƣa thực sự hƣớng đến marketing.
Để có thể thực hiện đƣợc quy trình tổ chức marketing, đòi hỏi trung tâm Thông tin - Thƣ viện cần phải xây dựng đƣợc một chiến lƣợc marketing cụ thể và
HVTH: DƢƠNG THỊ CHÍNH LÂM Page 71 tiến hành triển khai thực hiện có kế hoạch và tổ chức chặt chẽ trên cơ sở xây dựng đội ngũ cán bộ thƣ viện có trình độ chuyên môn vững vàng, đƣợc đào tạo them về kiến thức marketing và các kỹ năng hỗ trợ khác. Có nhƣ thế thì nội dung marketing này mới thực sự đƣợc thực hiện đúng nghĩa của nó.
2.2.1.7 Yếu tố cơ sở vật chất sử dụng cho hoạt động marketing
Các yếu tố cơ sở vật chất cũng tác động rất lớn đến việc thu hút ngƣời dùng tin đến thƣ viện nhƣ: diện tích, không gian, các trang thiết bị, cách bố trí các vị trí kho kệ, môi trƣờng …
Hiện trung tâm Thông tin - Thƣ viện cũng đã có hai trụ sở đặt tại hai cơ sở của trƣờng, đây chính là những địa điểm thuận lợi để thƣ viện tạo lập kênh phân phối thông tin đến ngƣời dùng tin tiện lợi nhất
Các trang thiết bị đƣợc đầu tƣ tƣơng đối đồng bộ gồm hệ thống server lƣu trữ CSDL, hệ thống máy tính phục vụ cho cán bộ thƣ viện thực hiện nhiệm vụ cũng nhƣ phục vụ cho ngƣời dùng tin trong việc tìm kiếm, khai thác và sử dụng nguồn lực thông tin và các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại thƣ viện.
Hệ thống wifi và đƣờng truyền internet hoàn toàn độc lập với trƣờng, phòng máy tính kết nối mạng để cung cấp dịch vụ truy cập internet phục vụ cho việc tự học và tìm kiếm tài liệu trên CSDL của thƣ viện và các CSDL khác.
Kho tài liệu đƣợc tổ chức theo hình thức kho mở giúp cho ngƣời dùng tin tiếp cận tài liệu chủ động hơn. Bàn ghế đƣợc thiết kế ngay bên cạnh kho sách nhằm giúp ngƣời dùng tin thuận tiện cho việc nghiên cứu/học tập, cũng nhƣ tiết kiệm thời gian đi lại lựa chọn tài liệu của ngƣời dùng tin trong thƣ viện.
CSDL toàn văn về các bài trích tạp chí và các CSDL online trực tuyến của thƣ viện đƣợc phục vụ mọi lúc mọi nơi đã tạo điều kiện cho ngƣời dùng tin có thể truy cập để khai thác và sử dụng thông tin mọi lúc mọi nơi. Đánh giá của ngƣời dùng tin về cách bài trí không gian là hợp lý và việc truy cập CSDL của thƣ viện hiện nay là phát triển.
HVTH: DƢƠNG THỊ CHÍNH LÂM Page 72 2.2.2 Các yếu tố trong hoạt động marketing tại trung tâm Thông tin - Thƣ viện
Hoạt động marketing trong thông tin - thƣ viện cần phải quan tâm đến vấn đề nhân sự, tài chính, cơ sở vật chất, nguồn lực thông tin tại trung tâm Thông tin - Thƣ viện để có thể xây dựng đƣợc chiến lƣợc marketing phù hợp để đạt đƣợc mục tiêu làm thỏa mãn tối đa nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động của trung tâm Thông tin - Thƣ viện.
2.2.2.1 Nhân lực hoạt động marketing
Bất cứ hoạt động của các cơ quan/tổ chức nào thì nguồn nhân lực là nhân tố quan trọng nhất quyết định hết 90% sự thành bại của mọi hoạt động trong xã hội, hoạt động marketing trong trong công tác thông tin - thƣ viện nói chung và tại trung tâm Thông tin - Thƣ viện trƣờng Đại học Ngân hàng Tp. Hồ Chí Minh cũng không ngoại lệ. Nếu không có nguồn nhân lực chuyên nghiệp thì hoạt động marketing cũng không mang lại hiệu quả cao cho hoạt động thông tin - thƣ viện và không hoàn thành mục tiêu của hoạt động marketing nói riêng mà còn ảnh hƣởng trực tiếp đến việc hoàn thành mục tiêu của toàn trung tâm Thông tin - Thƣ viện.
Hiện nay, với số lƣợng nguồn nhân lực là 15 ngƣời có trình độ từ đại học trở lên chiếm 73% nguồn nhân lực của toàn trung tâm, có thể xem là nguồn nhân lực hiện nay của trung tâm cũng tƣơng đối có chất lƣợng và có thể đảm đƣơng các vị trí chuyên môn trong lĩnh vực thông tin - thƣ viện. Tuy nhiên, hoạt động marketing
HVTH: DƢƠNG THỊ CHÍNH LÂM Page 73 thực sự thì cần phải có nhân sự chuyên trách và có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực marketing, hiểu biết cơ bản về hoạt động thông tin – thƣ viện thì hoạt động marketing mới thực sự mang tính chuyên nghiệp và có chiều sâu.
Hiện nay trung tâm Thông tin - Thƣ viện chƣa có nhân sự phụ trách công tác marketing, nếu có hoạt động mang tính marketing thì cũng chỉ là phát sinh không thƣờng xuyên và không có chiến lƣợc cụ thể, nhân sự phụ trách hoạt động này cũng chỉ là cán bộ kiêm nhiệm, phân công cảm tính và không có sự ổn định lâu dài.
Bên cạnh nhân lực chuyên trách marketing thì trung tâm Thông tin - Thƣ viện cũng cần hình thành và xây dựng một đội ngũ cán bộ chuyên trách cho công tác tạo lập các sản phẩm và dịch vụ thông tin cũng nhƣ một đội ngũ phục vụ thông tin thật sự chuyên nghiệp.
Cho đến nay trung tâm Thông tin - Thƣ viện mặc dù có nguồn nhân lực có trình độ đồng đều nhƣng vẫn chƣa hình thành đƣợc một đội ngũ cán bộ thông tin - thƣ viện thực sự chuyên nghiệp có thể đảm đƣơng tốt từng khâu nghiệp vụ theo hƣớng chuyên sâu để tạo lập đƣợc các sản phẩm và dịch vụ thông tin đảm bảo chất lƣợng. Và đội ngũ làm công tác cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin cũng còn thiếu tính chuyên nghiệp, rất thụ động và chƣa có kinh nghiệm trong việc giao tiếp tìm hiểu nhu cầu tin và định hƣớng nhu cầu tin cho ngƣời dùng cũng nhƣ kỹ năng tra cứu tìm tin của họ còn rất yếu nên trung tâm Thông tin - Thƣ viện chƣa thực sự nắm bắt tốt nhu cầu tin của các nhóm ngƣời dùng tin tại trung tâm.
2.2.2.2 Tài chính đầu tƣ cho hoạt động marketing
Mọi hoạt động đều cần phải có kinh phí mới có thể triển khai thực hiện, hoạt động marketing trong trung tâm Thông tin - Thƣ viện cũng cần nguồn kinh phí ổn định mới có thể xây dựng và triển khai chiến lƣợc marketing. Bởi vì hoạt động marketing cần kinh phí để tạo ra sản phẩm và dịch vụ thông tin, chi phí cho cán bộ trực tiếp tham gia vào quy trình hoạt động của marketing trong thông tin - thƣ viện, chi phí cho công tác phân phối, truyền thông, quảng bá …
HVTH: DƢƠNG THỊ CHÍNH LÂM Page 74 Hiện nay, kinh phí cho mọi hoạt động của trung tâm Thông tin - Thƣ viện đều phụ thuộc vào trƣờng Đại học Ngân hàng Tp. Hồ Chí Minh, nguồn kinh phí này chủ yếu dành cho đầu tƣ CSVC, trang thiết bị, và nguồn lực thông tin, và một số hoạt động phát sinh khác. Trung tâm Thông tin - Thƣ viện chƣa thực sự triển khai hoạt động marketing thực sự trong công tác thông tin - thƣ viện nên chƣa xây dựng kế hoạch kinh phí cho hoạt động này.
2.2.2.3 Nguồn lực thông tin
Nguồn lực thông tin là cơ sở để tạo lập các sản phẩm và dịch vụ thông tin nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, nếu nguồn lực thông tin đa dạng và phong phú sẽ đáp ứng tốt nhu cầu tin của đa số ngƣời dùng tin. Hiện nay trung tâm Thông tin - Thƣ viện đã xây dựng đƣợc một nguồn lực thông tin đáp ứng tƣơng đối tốt cho việc cung cấp thông tin phục vụ cho công tác nghiên cứu và đào tạo của trƣờng Đại học Ngân hàng Tp. HCM. Nguồn lực thông tin của trung tâm Thông tin - Thƣ viện có hai loại hình là: tài liệu truyền thống (tài liệu dạng giấy) và tài liệu hiện đại (các CD, DVD, các CSDL, các tài liệu đã đƣợc thƣ viện số hóa).
Nguồn lực thông tin truyền thống
Về mặt nội dung thì tài liệu chuyên ngành đào tạo của trƣờng nhƣ:về kinh tế - TCNH, kế toán-kiểm toán, CNTT, quản trị kinh doanh, ngôn ngữ chiếm hơn 63,61% tổng số nguồn lực thông tin hiện có trong trung tâm Thông tin - Thƣ viện. Trong đó tài liệu là sách có 10,355 nhan đề với 59,240 bản sách đa dạng về môn ngành tri thức, chiếm 87,37% toàn bộ số lƣợng tài liệu truyền thống của thƣ viện; Luận án, luận văn, khóa luận và công trình nghiên cứu khoa học có 1,422 nhan đề, chiếm 12,00%.; Khoảng hơn 73 nhan đề báo, tạp chí khoa học, chiếm 0,63%.
HVTH: DƢƠNG THỊ CHÍNH LÂM Page 76 Nguồn lực thông tin hiện đại:
Hai CSDL truy cập thông tin trực tiếp là CSDL Proquest và CSDL học tiếng Anh trực tuyến, các bộ sƣu tập tài liệu điện tử do trung tâm Thông tin - Thƣ viện thực hiện, triển khai trên phần mềm Greenstone nhƣ bộ sƣu tập tiền tệ qua các thời kỳ, bộ sƣu tập lịch sử hình thành và phát triển của trƣờng Đại học Ngân hàng Tp. Hồ Chí Minh, văn bản pháp lý nội bộ, bộ sƣu tập hình ảnh kim loại quý, bộ sƣu tập các luận án, luận văn, khóa luận, các công trình nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội thảo, các bài trích tạp chí chuyên ngành, CSDL từ điển bách khoa, và có 22 bộ sƣu tập khác gồm nhiều nội dung tổng hợp. Sách điện tử gồm các lĩnh vực: Từ điển (22 file), CNTT (78 file), Khoa học tự nhiên (5 file), Quản trị kinh doanh (11 file), Tài chính (27 file), ngôn ngữ (5 file), các lĩnh vực khác (49 file)
2.2.2.4 Cơ sở vật chất trang thiết bị
Đặc điểm về cơ sở vật chất, trang thiết bị tại trung tâm Thông tin - Thƣ viện trƣờng Đại học Ngân hàng Tp. Hồ Chí Minh. Hiện nay, trung tâm Thông tin - Thƣ viện có hai cơ sở phục vụ tại hai cơ sở đào tạo của trƣờng rất thuận tiện cho ngƣời dùng tin đến khai thác và sử dụng thông tin với diện tích tổng thể là 1,750 m2 với 500 chỗ ngồi, phục vụ khoảng 1,000 lƣợt ngƣời dùng tin mỗi ngày.
Các trang thiết bị hỗ trợ cho quy trình hoạt động của trung tâm Thông tin - Thƣ viện cũng đƣợc trang bị tƣơng đối đồng bộ nhƣ: hệ thống máy tính cấu hình