Môi trƣờng bên ngoài là bao gồm các yếu tố xã hội bên ngoài không nằm trong sự kiểm soát trực tiếp của cơ quan thông tin - thƣ viện nhƣng nó lại có những ảnh hƣởng gián tiếp đến hoạt động của các cơ quan thông tin - thƣ viện nói chung cũng nhƣ hoạt động marketing trong thông tin - thƣ viện đại học nói riêng. Các yếu tố bên ngoài bao gồm: Chính trị-pháp luật, văn hóa - giáo dục, kinh tế, khoa học công nghệ …
Chính trị - pháp luật: Đây là yếu tố có tác động rất lớn đến hoạt động của các cơ quan thông tin - thƣ viện, trong đó có hoạt động marketing. Các yếu tố này bao gồm các hệ thống pháp luật và các văn bản thi hành luật, chính sách của Nhà nƣớc, cơ chế điều hành của Chính phủ, của các cơ quan quản lý nhà nƣớc về lĩnh vực thƣ viện và lĩnh vực giáo dục đại học.
Quan điểm chính trị của nhà nƣớc sẽ ảnh hƣởng rất lớn đến tƣ tƣởng và hành vi của các cá nhân cũng nhƣ tổ chức, đặc biệt là sẽ tác động đến chƣơng trình đào tạo đại học điều đó sẽ tác động đến nhu cầu tin của ngƣời dùng tin và chính sách cung cấp nội dung thông tin của cơ quan thông tin - thƣ viện. Các chính sách của Nhà nƣớc dành cho ngành thƣ viện nhƣ đầu tƣ tài chính, chính sách hỗ trợ nguồn nhân lực … sẽ thúc đẩy hay kìm hãm sự phát triển của ngành thông tin - thƣ viện trong luận văn này thì chỉ quan tâm phạm vi thƣ viện đại học.
Các văn bản pháp luật về lĩnh vực sở hữu trí tuệ, xuất bản, giáo dục, công nghệ thông tin, luật thƣ viện sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động của cơ quan thông tin - thƣ viện, trong đó luật sở hữu trí tuệ sẽ tác động rất lớn đến việc tạo lập các sản phẩm và dịch vụ thông tin trong các cơ quan thông tin - thƣ viện. Luật thƣ viện sẽ quy định các chính sách ƣu đãi đối với hoạt động thƣ viện nhƣ miễn giảm thuế nhập
HVTH: DƢƠNG THỊ CHÍNH LÂM Page 46 khẩu tài liệu và các trang thiết bị hỗ trợ cho hoạt động thông tin - thƣ viện, chính sách ƣu tiên trong việc cung cấp địa điểm thuận lợi để xây dựng trụ sở làm việc của cơ quan thông tin - thƣ viện.
Các cơ quan thông tin - thƣ viện cần, thƣờng xuyên cập nhật nghiên cứu kỹ các yếu tố của chính trị - pháp luật để có thể xây dựng đƣợc chiến lƣợc marketing phù hợp và linh động đáp ứng tốt nhu cầu của ngƣời dùng tin.
Yếu tố về văn hóa – giáo dục của một quốc gia, một vùng lãnh thổ cũng có những tác động rất lớn đến tâm lý, lối sống, hành vi, quan hệ trong xã hội, ngôn ngữ … của mỗi ngƣời dân điều đó sẽ ảnh hƣởng đến việc hình thành nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Trong phạm vi nghiên cứu của của luận văn này thì chỉ nghiên cứu sâu đến các yếu tố văn hóa – giáo dục có tác động tới thói quen nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, đó là văn hóa đọc và chƣơng trình giáo dục tại trƣờng đại học Ngân hàng Tp. Hồ Chí Minh.
Văn hóa đọc là việc ứng xử, giá trị và chuẩn mực đọc của mỗi cá nhân nó gồm ba thành phần: thói quen đọc, sở thích đọc, kỹ năng đọc. Văn hóa đọc sẽ có tác động lớn đến việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin của thƣ viện đại học. Chƣơng trình và phƣơng pháp đào tạo cũng có ảnh hƣởng rất lớn đến nhu cầu, khả năng khai thác sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin, đặc biệt trong giai đoạn hiện nay các trƣờng đại học nói chung và trƣờng đại học Ngân hàng Tp. Hồ Chí Minh nói riêng đã và đang thay đổi phƣơng pháp đào tạo theo tín chỉ, đây là phƣơng pháp đào tạo tích cực làm cho sinh viên chủ động hơn trong việc tiếp cận tri thức, họ sẽ phải tự tìm kiếm thông tin tài liệu theo sự hƣớng dẫn của giảng viên để giải quyết các vấn đề trong chƣơng trình học tập và nghiên cứu của môn học và lĩnh vực đang quan tâm, điều này sẽ làm thay đổi văn hóa học của ngƣời dùng tin. Và trung tâm Thông tin - Thƣ viện chính là địa chỉ đáng tin cậy để họ có khể tiếp cận, khai thác và sử dụng thông tin để đáp ứng cho việc học tập và nghiên cứu cũng nhƣ thỏa mãn nhu cầu tin của họ.
Nhƣ vậy, văn hóa đọc và chƣơng trình đào tạo sẽ có ảnh hƣởng rất lớn đến sự hình thành nhu cầu tin, điều đó sẽ tác động đến đặc điểm và thói quen sử dụng
HVTH: DƢƠNG THỊ CHÍNH LÂM Page 47 thông tin của ngƣời dùng tin. Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn này thì đối tƣợng ngƣời dùng tin chủ yếu của trung tâm Thông tin - Thƣ viện chủ yếu là giảng viên, cán bộ công nhân viên, học viên và sinh viên của trƣờng Đại học Ngân hàng Tp. Hồ Chí Minh và một số cán bộ ngân hàng. Tuy nhiên, hiện nay ý thức tìm kiếm và khai thác thông tin để sử dụng cho việc học tập, nghiên cứu, nâng cao kiến thức của sinh viên chƣa cao, còn rất thụ động, bên cạnh đó các giảng viên cũng rất ít tham khảo tài liệu để nghiên cứu, cập nhật những thông tin mới, để phục vụ cho việc hƣớng dẫn, giảng dạy, điều này thể hiện ở chỗ các bài giảng của họ rất ít thay đổi và cập nhật kiến thức mới trong rất nhiều năm.
Mục tiêu của trung tâm Thông tin - Thƣ viện là cung cấp thông tin để nâng cao kiến thức phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, làm thỏa mãn tối đa nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Vậy thì, trung tâm Thông tin - Thƣ viện sẽ triển khai chiến lƣợc marketing ra sao trong khi phần lớn ngƣời dùng tin không phát sinh nhu cầu tin.
Các tác động của kinh tế cũng ảnh hƣởng không nhỏ đến hoạt động của các cơ quan thông tin - thƣ viện trong đó có thƣ viện đại học. Tác động kinh tế thể hiện rõ về mặt tài chính đầu tƣ cho phát triển hoạt động thông tin - thƣ viện còn rất yếu, cụ thể kinh phí đầu tƣ cho xây dựng cơ sở vật chất, trụ sở, trang thiết bị, kinh phí cho bổ sung nguồn lực thông tin cũng rất nhỏ giọt, chƣa có sự đầu tƣ đúng mức để phát triển và hoạt động. Kinh phí đầu tƣ đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ làm công tác thông tin - thƣ viện chƣa quan tâm nhiều.
Kinh tế cũng tác động rất mạnh mẽ đến nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, với mức thu nhập trung bình hiện nay của mỗi giảng viên, cán bộ công nhân viên của trƣờng không cao, có thể nói số thu nhập này chƣa đảm bảo cho họ có một cuộc sống ổn định. Vì thế, họ sẽ phải dành nhiều thời gian để gia tăng thêm thu nhập bằng các công việc khác, do đó thời gian để tìm kiếm, khai thác thông tin phục vụ cho nghiên cứu để nâng cao kiến thức chuyên môn không còn nhiều cũng nhƣ không đảm bảo đủ sức khỏe, trí lực để tập trung vào nghiên cứu khoa học.
Đối với đối tƣợng ngƣời dùng tin là học viên, sinh viên thì kinh phí trang trải cho việc học tập hoàn toàn phụ thuộc vào gia đình, xét về một khía cạnh nào đó thì họ có rất nhiều thời gian để học tập, nghiên cứu. Tuy nhiên, phần lớn sự hỗ trợ của
HVTH: DƢƠNG THỊ CHÍNH LÂM Page 48 gia đình vẫn chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu sinh hoạt của các sinh viên vì thế họ cũng dành thời gian rảnh rỗi để làm việc kiếm thêm thu nhập để trang trải cho cuộc sống nên họ cũng không có nhiều thời gian dành cho việc tự học tập và nghiên cứu của bản thân. Bên cạnh đó, một số sinh viên nếu không làm thêm thì cũng phải dành kinh phí cho việc học thêm ngoại ngữ từ các trung tâm với chi phí rất cao trong khi sự hỗ trợ từ gia đình thì hạn chế, do đó họ cũng rất tiết kiệm trong việc đầu tƣ cho việc chi trả phí cho các sản phẩm và dịch vụ thông tin có thu phí tại cơ quan thông tin - thƣ viện. Do không có nhiều thời gian cũng nhƣ nguồn tài chính dồi dào của ngƣời dùng tin nên sẽ có tác động rất lớn đến việc khai thác, sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin trong trung tâm Thông tin - Thƣ viện của trƣờng đại học.
Nói chung, nền kinh tế kém phát triển sẽ tác động tới thu nhập chung của toàn xã hội, trong đó cán bộ giảng viên, công nhân viên cũng nhƣ các sinh viên nhận đƣợc sự trợ cấp từ gia đình. Do tác động mạnh về mặt tài chính nên nhu cầu tin của ngƣời dùng tin cũng bị tác động rất lớn bởi yếu tố này không chỉ về mặt chi phí trả cho các sản phẩm và dịch vụ thông tin có thu mà còn về sức khỏe, trí lực và thời gian để tìm kiếm, khai thác và sử dụng thông tin của ngƣời dùng tin. Đồng thời thƣ viện cũng rất khó khăn trong hoạt động marketing là việc định giá cho các sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp với kinh phí của ngƣời dùng tin.
Yếu tố về khoa học – công nghệ cũng là một nhân tố có sự ảnh hƣởng không nhỏ đến hoạt động của cơ quan thông tin - thƣ viện nhất là các thƣ viện đại học làm thay đổi hoàn toàn quy trình tổ chức hoạt động từ phƣơng thức truyền thống (thủ công) sang hƣớng hiện đại (ứng dụng công nghệ tiên tiến). Cụ thể các thƣ viện đã ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình hoạt động thông tin - thƣ viện gồm: Hệ thống máy tính, các đƣờng truyền mạng, các phần mềm quản trị thƣ viện, các thiết bị nối mạng internet, các thiết bị kiểm soát an ninh thƣ viện …
Sự phát triển nhanh chóng của ngành công nghệ thông tin đã có tác động rất lớn đến khả năng sở hữu máy tính cá nhân để thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của ngƣời dùng tin, đồng thời kỹ năng và thói quen khai thác thông tin của ngƣời dùng tin
HVTH: DƢƠNG THỊ CHÍNH LÂM Page 49 cũng thay đổi theo sự phát triển của công nghệ. Nếu nhƣ trƣớc đây việc tìm kiếm thông tin còn bị hạn chế bởi rào cản về không gian và thời gian và ngƣời dùng tin chỉ còn biết đến các cơ quan thông tin - thƣ viện để tìm kiếm và khai thác, thì hiện nay vấn đề này đã không còn khó khăn nữa bởi thông qua máy tính cá nhân và một đƣờng truyền kết nối internet họ đã có thể tìm kiếm thông tin mọi lúc, mọi nơi rất tiện lợi vì thế nhu cầu tìm kiếm, khai thác thông tin tại cơ quan thông tin - thƣ viện giảm sút rõ rệt.
Với sự hỗ trợ tích cực của công nghệ thông tin, đặc biệt là hệ thống internet phát triển, thì các trung tâm Thông tin - Thƣ viện đại học đã triển khai cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin đƣợc số hóa và thông qua website riêng của mình để tiếp cận ngƣời dùng tin, tạo điều kiện thuận lợi cho họ khai thác sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả với chi phí thấp phù hợp với khả năng chi trả của ngƣời dùng tin. Bên cạnh đó, các trung tâm Thông tin - Thƣ viện đại học còn tận dụng sự hỗ trợ tích cực của công nghệ thông tin để triển khai chiến lƣợc marketing để quảng bá các sản phẩm và dịch vụ thông tin thông qua website, email, blog, facebook …
Nhƣ vậy sự phát triển nhanh của công nghệ đã làm thay đổi phƣơng thức hoạt động của các cơ quan thông tin - thƣ viện cũng nhƣ thay đổi cách thức tiếp cận thông tin của ngƣời dùng tin, vì thế hoạt động marketing trong thông tin - thƣ viện cần phải nắm bắt nhanh chóng xu thế phát triển của công nghệ mới để có thể đƣa ra đƣợc chiến lƣợc marketing phù hợp với nhu cầu của ngƣời dùng tin và khả năng cung cấp của chính thƣ viện mình.