Khái niệm thể chế đã được nêu trong nhiều nghiên cứu của các tác giả như S.Wagner, D. North, Đào Duy Anh, GS. Nguyễn Đình Phan… Tuy nhiên quan niệm này cũng rất đa dạng và có nhiều khác biệt. Lần đầu tiên Thorstein Veblen đã đưa ra định nghĩa về từ thể chế như sau: "Thể chế là tính quy chuẩn của hành vi hoặc những quy tắc xác định hành vi trong những tình huống cụ thể, được các thành viên của một nhóm xã hội chấp nhận và sự tuân thủ các quy tắc đó là do bản thân tự kiểm soát hoặc do quyền lực bên ngoài khống chế" [29].
những nguyên tắc và luật lệ cơ bản cho sự hoạt động của cá nhân và tổ chức. Theo từ điển Oxford, thể chế là hệ thống luật và các hành vi xã hội trở thành thói quen được xã hội thừa nhận. Chúng điều khiển hoạt động của tổ chức và cá nhân người lao động. Thể chế có nghĩa rất rộng, song có thể tóm gọn lại đó là những luật lệ, quy tắc, bộ máy quản lý và cơ chế vận hành nhằm điều chỉnh hoạt động của con người.
Nằm trong các phân loại của thể chế, thể chế hành chính trong dịch vụ công mang đẩy đủ những đặc điểm, nội dung về cơ chế vận hành nhằm điều chỉnh hành vi của con người trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ công. Thể chế hành chính là tập hợp những quy tắc chi phối lĩnh vực dịch vụ công trong quá trình xã hội, kinh tế và chính trị, bao gồm hệ thống văn bản pháp luật làm cơ sở pháp lý cho hoạt động cung cấp dịch vụ công; các nguyên tắc và tổ chức, vận hành bộ máy quản lý hành chính; hành vi của người thực hiện hoặc tham gia các hoạt động liên quan đến hành chính công và dịch vụ xã hội công. Cải cách thể chế hành chính trong lĩnh vực dịch vụ công là sự thiết lập và thực thi các quy tắc và thủ tục nhằm cải thiện chất lượng của nền hành chính nhà nước trong quản lý và cung cấp dịch vụ công. Trong đó cải thiện các mối quan hệ giữa nhà nước và xã hội, công dân nhằm tạo môi trường thuận lợi cho cơ chế kinh tế theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
Trong những năm qua, cùng với sự chuyển đổi nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa quan niệm về cung cấp dịch vụ công đã có nhiều thay đổi. Chương trình tổng thể cải cách hành chính xác định mục tiêu cải cách về thể chế: "Hoàn thiện hệ thống thể chế hành chính, cơ chế, chính sách phù hợp với thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, trước hết là các thể chế về kinh tế, về tổ chức và hoạt động của hệ thống hành chính..." [5].
Xác định cải cách về thể chế bao gồm:
- Xây dựng và hoàn thiện các thể chế, trước hết là thể chế kinh tế của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, thể chế về tổ chức và
hoạt động của hệ thống hành chính nhà nước. Thể chế về tổ chức và hoạt động của hệ thống hành chính, trước hết là tổ chức và hoạt động của Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp; thể chế về quan hệ giữa Nhà nước với nhân dân, như: thu thập ý kiến của nhân dân trước khi quyết định các chủ trương, chính sách quan trọng, trưng cầu dân ý, xử lý các hành vi trái pháp luật của cơ quan và cán bộ, công chức nhà nước trong khi thi hành công vụ; thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan hành chính và của Tòa án trong việc giải quyết khiếu kiện của nhân dân; thể chế về thẩm quyền quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp nhà nước nói riêng; phân biệt rõ quyền của chủ sở hữu, quyền quản lý hành chính nhà nước và quyền tự chủ kinh doanh của doanh nghiệp.
- Đổi mới quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Rà soát và hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật theo từng lĩnh vực, loại bỏ những quy định pháp luật không còn hiệu lực hoặc chồng chéo, trùng lắp. Phát huy hiệu quả của cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản quy phạm pháp luật. Ban hành các quy định bảo đảm sự tham gia có hiệu quả của nhân dân vào quá trình xây dựng pháp luật, tổ chức tốt việc lấy ý kiến đóng góp của các tầng lớp nhân dân, của những người là đối tượng điều chỉnh của văn bản trước khi ban hành.
- Bảo đảm việc tổ chức thực thi pháp luật nghiêm minh của cơ quan nhà nước, của cán bộ, công chức. Thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở, chế độ thông tin công khai cho dân về chủ trương, chính sách của Nhà nước, của chính quyền địa phương; chế độ cán bộ lãnh đạo chủ chốt của các ngành ở trung ương và địa phương định kỳ trực tiếp gặp gỡ, đối thoại giải quyết các vấn đề do doanh nghiệp và nhân dân đặt ra. Phát huy hiệu lực của các thiết chế thanh tra, kiểm sát và tài phán để bảo đảm hiệu lực quản lý nhà nước, giữ gìn kỷ cương xã hội.
- Tiếp tục cải cách thủ tục hành chính. Tiếp tục cải cách thủ tục hành chính nhằm bảo đảm tính pháp lý, hiệu quả, minh bạch và công bằng trong
khi giải quyết công việc hành chính. Loại bỏ những thủ tục rườm rà, chồng chéo dễ bị lợi dụng để tham nhũng, gây khó khăn cho dân. Mẫu hóa thống nhất trong cả nước các loại giấy tờ mà công dân hoặc doanh nghiệp cần phải làm khi có yêu cầu giải quyết các công việc về sản xuất, kinh doanh và đời sống. Ban hành cơ chế kiểm tra cán bộ, công chức tiếp nhận và giải quyết công việc của dân; xử lý nghiêm người có hành vi sách nhiễu, hách dịch, vô trách nhiệm; khen thưởng những người hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Trong thực tế, cải cách thể chế hành chính về dịch vụ công cần ở một tầm cao hơn và toàn diện. Martin Painer nhận xét rằng: "Chương trình tổng thể cải cách hành chính sẽ không tạo ra những bước tiến quan trọng nếu không được hậu thuẫn và gắn kết với những tiến bộ đạt được từ cải cách vĩ mô hơn trong lĩnh vực hiến pháp, luật pháp và chính trị tại các cơ quan nhà nước ở Việt Nam" [18]. Để từng bước cải cách về thể chế, nhà nước đã ban hành nhiều văn bản nhằm tạo hành lang pháp lý rộng mở và năng động hơn. Điển hình có các văn bản sau: Luật Tổ chức Quốc hội và Luật Tổ chức Chính phủ năm 2001; Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, năm 2003, qui định chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân và Hội đồng nhân dân các cấp; Luật Giáo dục thông qua ngày 02/12/1998 trong đó có điểm mới: quy định về cơ sở giáo dục bán công, dân lập, tư thục; Luật Hải quan, có hiệu lực từ 01/01/2002, có điểm mới là loại bỏ được 140 loại phí và lệ phí, giảm thủ tục nhiêu khê cho người dân; Luật Bảo vệ chăm sóc sức khỏe nhân dân 1998; Pháp lệnh hành nghề y, dược tư nhân năm 1993 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; Nghị định số 75/2002/NĐ-CP năm 2002 về cải cách thủ tục hành chính; Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản lý con dấu; Nghị định 10/2002/NĐ-CP năm 2002 về đổi mới cơ chế quản lý đối với sự nghiệp có thu; Nghị quyết 90/CP năm 1997 của Chính phủ về phương hướng và chủ trương xã hội hóa các hoạt động y tế, giáo dục, văn hóa; Nghị quyết 05/2005/NQ-CP ngày 18/4/2005 về đẩy mạnh xã hội hóa các hoạt động trong lĩnh vực y tế, giáo dục, văn hóa và thể thao...
Qua đây có thể thấy rằng hệ thống văn bản pháp quy về lĩnh vực dịch vụ công có những thay đổi lớn. Cuộc cải cách hành chính đang được đẩy mạnh, ngoài hoàn thiện hệ thống văn bản thì Đề án 30 của Chính phủ ra đời, đề án này nhắm rà soát luật tạo những thay đổi rõ nét hơn theo hướng vì người dân và rõ nét hơn chức năng phục vụ của chính phủ. Một khác biệt nữa là sự chuyển biến trong tư tưởng, xác định và xây dựng một hệ thống dịch vụ công theo kịp với nền kinh tế thị trường xã hội chủ nghĩa. Đồng thời cũng làm rõ hơn chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan nhà nước. Theo đó, quan niệm về dịch vụ công cũng như phương thức, hình thức cung cấp loại dịch vụ này cũng có những thay đổi căn bản. Nhà nước không còn giữ vai trò duy nhất trong cung cấp dịch vụ công mà chủ thể cung cấp đã mở rộng ra khu vực ngoài nhà nước. Nhiều loại dịch vụ mới xuất hiện cho người dân nhiều lựa chọn hơn. Các chính sách hỗ trợ cho đối tượng chính sách và người nghèo được thực hiện tốt hơn.
Tuy nhiên đây mới chỉ là những thay đổi có tính chất tạo tiền đề. Để hoàn thiện thể chế hành chính về dịch vụ công cần thêm rất nhiều thời gian và công sức. Trước bối cảnh mới của đất nước - phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa; xây dựng, hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và mở cửa hội nhập, việc cải cách thể chế hành chính nói chung và trong dịch vụ công nói riêng cần phải được đặt ra nhằm đáp ứng được những yêu cầu:
- Hệ thống thể chế mới phải phù hợp với các quy luật khách quan của nền kinh tế thị trường, tạo môi trường, hành lang pháp lý thuận lợi nhất, thúc đẩy phát triển kinh tế trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay.
- Hệ thống thể chế mới phải thúc đẩy việc phát huy dân chủ xã hội chủ nghĩa, đảm bảo quyền và lợi ích chính đáng của người dân trong các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội.
- Hệ thống thể chế mới phải phù hợp với thông lệ chung của thế giới hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi thúc đẩy nhanh quá trình mở cửa, hội nhập, mở rộng quan hệ hợp tác và thực hiện nghĩa vụ, trách nhiệm của Nhà nước ta đối với cộng đồng quốc tế.
- Thể chế mới về tổ chức và hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước phải phù hợp với sự chuyển đổi vai trò, chức năng của Nhà nước trong điều kiện nền kinh tế thị trường, với nội dung, yêu cầu xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, và với xu hướng xây dựng nền hành chính phục vụ, mà người dân là khách hàng.