Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của Phũng Văn thư-Lưu trữ Học viện:
- Căn cứ quy định của phỏp luật, giỳp Chỏnh Văn phũng Học viện thừa lệnh Giỏm đốc Học viện xõy dựng cỏc văn bản của Học viện hướng dẫn thực hiện cỏc chế độ, quy định về cụng tỏc văn thư, lưu trữ ở Học viện.
- Giỳp Chỏnh Văn phũng xõy dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm trỡnh lónh đạo phờ duyệt để tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện cỏc chế độ, quy định về cụng tỏc văn thư, lưu trữ đối với cỏc đơn vị trực thuộc Học viện.
- Giỳp Chỏnh Văn phũng xõy dựng kế hoạch trỡnh lónh đạo phờ duyệt việc nghiờn cứu ứng dụng khoa học và cụng nghệ vào cụng tỏc văn thư-lưu trữ; phối hợp với cỏc đơn vị trực thuộc Học viện và cỏc cơ quan hữu quan hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưừng nghiệp vụ chuyờn mụn văn thư, lưu trữ cho cỏn bộ, viờn chức và đặc biệt là với đội ngũ cỏn bộ chuyờn trỏch cụng tỏc văn thư, lưu trữ.
- Giỳp Chỏnh Văn phũng phối hợp với Ban Thanh tra Học viện trong việc giải quyết khiếu nại, tố cỏo và xử lý vi phạm phỏp luật về cụng tỏc văn thư, lưu trữ.
- Thực hiện thống kờ về văn thư, lưu trữ ở Học viện theo quy định của phỏp luật.
- Phũng Văn thư-lưu trữ cú trưởng phũng, cỏc phú trưởng phũng và một số cỏn bộ cụng chức, viờn chức nghiệp vụ;
- Tiờu chuẩn của phũng Văn thư- Lưu trữ phải cú đủ tiờu chuẩn nghiệp vụ của ngạch cụng chức văn thư, lưu trữ theo quy định của phỏp luật.
Học viện Chớnh trị quốc gia Hồ Chớ Minh với chức năng, nhiệm vụ hết sức quan trọng, là cơ quan vừa trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thư, đồng thời cũng là cơ quan trực thuộc Chớnh phủ thỡ việc kiện toàn tổ chức, thành lập Phũng Văn thư-Lưu trữ là hết sức cần thiết. Nhất là trong điều kiện hiện nay, cụng nghệ thụng tin phỏt triển mạnh mẽ, cụng tỏc lưu trữ của cỏc cơ quan Đảng, cỏc cơ quan Trung ương, cỏc Bộ, cơ quan ngang bộ sẽ triển khai theo những phần mền quản lý chung theo hệ thống. Học viện cũng phải cú tổ chức, bộ mỏy làm cụng tỏc văn thư-lưu trữ và cơ chế làm việc tương thớch, mới cú thể đỏp ứng yờu cầu mới hiện nay.
3.3. NHểM GIẢI PHÁP VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH