liệulưu trữ phụng lưu trữ Học viện
“Xỏc định giỏ trị tài liệu là dựa trờn những nguyờn tắc, phương phỏp và tiờu chuẩn nhất định để nghiờn cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hỡnh thành trong hoạt động của cỏc cơ quan theo giỏ trị của chỳng về cỏc mặt chớnh trị, kinh tế, văn hoỏ, khoa học và cỏc giỏ trị khỏc, từ đú lựa chọn để bổ sung tài liệu cú giỏ trị cho Phụng lưu trữ quốc gia Việt Nam” [15; 92].
Xỏc định giỏ trị tài liệu trong quỏ trỡnh tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Học viện được thực hiện:
- Lựa chọn những tài liệu cú giỏ trị để bổ sung vào Phụng lưu trữ Học viện. Việc xỏc định giỏ trị tài liệu ở Học viện Chớnh trị quốcgia Hồ Chớ Minh dựa trờn cỏc phương phỏp, nguyờn tắc và tiờu chuẩn để chọn lựa.
Việc xỏc định giỏ trị tài liệu được tiến hành ở bộ phận lưu trữ cơ quan. Cỏc bước tiến hành như sau:
- Xem xột đỏnh giỏ từng tài liệu về nội dung phỏn ỏnh cỏc mặt hoạt động nào của Học viện như cụng tỏc đào tạo, nghiờn cứu khoa học.
- Dựa vào cỏc nguyờ tắc, phương phỏp và cỏc tiờu chuẩn xỏc định giỏ trị tài liệu và dựa vào tỡnh hỡnh cụ thể của tài liệu để xỏc định giỏ trị cho từng hồ sơ (đơn vị bảo quản) một cỏch chớnh xỏc và khoa học. Yờu cầu nghiệp vụ đặt ra là cần phải giải quyết cỏc vấn đề sau:
+ Xỏc định loại hồ sơ tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn. + Xỏc định loại hồ sơ tài liệu cần bảo quản cú thời hạn. + Xỏc định tài liệu thuộc diện loại ra để làm thủ tục tiờu huỷ.
Khi tiến hành chỉnh lý tài liệu Phụng lưu trữ Học viện Chớnh trị quốc gia Hồ Chớ Minh, do khối lượng tài liệu giữ lại được ít(giai đoạn 1949 đến năm 1955 khụng cú tài liệu, giai đoạn 1956 đến năm 1977 tài liệu rất ít. Tài liệu thời kỳ này chứa đựng những giỏ trị lịch sử rất lớn nờn tài liệu được xỏc định giỏ trị cú hai loại là bảo quản vĩnh viễn và lõu dài, khụng cú loại tài liệu tiờu huỷ. Trong quỏ trỡnh xỏc định tài liệu thời kỳ này khụng ỏp dụng cỏc tiờu chuẩn một cỏch mỏy múc về hỡnh thức và nội dung như khụng cú dấu hoặc thiếu yếu tố về thể thức văn bản đều phải giữ lại.