Thể chế nội bộ cơ quan trước tiờn là một trong những cụng cụ quản lý hữu hiệu của thủ trưởng cơ quan. Những quy định do thủ trưởng đưa ra nhằm phõn cụng nhiệm vụ cho tổ chức, cỏ nhõn cấp dưới; những quy định về mối quan hệ cụng tỏc giữa cỏc tổ chức, cỏ nhõn đú với nhau; những chế độ, chớnh sỏch đề ra nhằm động viện, khuyến khớch người lao động tăng năng suất và hiệu quả cụng tỏc.
Thể chế nội bộ đồng thời là quy chuẩn, quy trỡnh làm việc. Chớnh vỡ vậy thụng qua thể chế nội bộ, thủ trưởng cơ quan và cỏc đơn vị cú thể đỏnh gớa được năng lực cỏn bộ, hiệu quả cụng việc. Những quy trỡnh, quy chuẩn cụng tỏc xuất phỏt từ tỡnh hỡnh khoa học và đặc thự cụng tỏc của mỗi tổ chức, cỏ nhõn. Do đú những yờu cầu cụng tỏc đều được quy định thành thể chế nội bộ. Qua đú thủ trưởng đơn vị khụng chỉ quản lý, điều hành được cụng việc mà cũn đỏnh giỏ được hiệu quả cụng việc cũng như chất lượng đội ngũ cỏn bộ, cụng chức.
Xuất phỏt từ vai trũ nờu trờn, thể chế nội bộ cho thấy đấy chớnh là yếu tố quan trọng để nõng cao chất lượng cỏc mặt cụng tỏc. Học viện hiện nay đang đặt ra yờu cầu cấp bỏch phải nõng cao chất lượng cụng tỏc lưu trữ. Vỡ vậy, việc tăng cường thể chế nội bộ núi chung trong đú cú qui định nội vờ cụng tỏc lưu trữ là rất cần thiết. Thể chế về cụng tỏc lưu trữ là toàn bộ văn bản quy phạm phỏp luật về cụng tỏc này.
Trước thực trạng hiện nay, theo chỳng tụi Học viện cần sớm chấn chỉnh và củng cố cụng tỏc lưu trữ, trước mắt cần sớm nghiờn cứu bổ sung hoàn thiện Quy chế đó cú và chuẩn bị đầy đủ cho việc ban hành Quy chế mới về cụng tỏc lưu trữ theo yờu cầu mới đặt ra hiện nay. Trong Quy chế mới cần chỳ
viện và cỏn bộ, cụng chức, viờn chức làm cụng tỏc văn thư, lưu trữ của cỏc đơn vị trực thuộc Học viện. Quy định về chức năng, nhiệm vụ rừ ràng của bộ phận lưu trữ cơ quan.
Trước mắt hai nội dung cần sửa đổi, bổ sung trong Quy chế về cụng tỏc văn thư, lưu trữ ở Học viện là về tổ chức bộ mỏy - cỏn bộ lưu trữ và chức năng, nhiệm vụ của Phũng Văn thư-lưu trữ.