Để nõng cao chất lượng cụng tỏc lưu trữ núi chung cũng như việc phỏt huy vai trũ của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động quản lý của Học viện thỡ một trong những khõu cần phải quan tõm là xỏc định giỏ trị, thu thập tài liệu. Cụng tỏc xỏc định giỏ trị tài liệu làm tốt thỡ cụng tỏc thu thập đúng vai trũ quan trọng. Cú như vậy mới lựa chọn những tài liệu cú giỏ trị đưa vào khai thỏc, sử dụng và huỷ tài liệu những tài liệu khụng cú giỏ trị. Để khắc phục những hạn chế đó phõn tớch ở chương II Học viện cần giải quyết một số vấn đề sau:
- Bộ phận Văn thư của Học viện hàng năm phải lập hồ sơ cụng việc và hết năm nộp vào kho lưu trữ cơ quan.
- Cụng tỏc bổ sung tiến hành thường xuyờn theo đỳng quy định của Nhà nước: Tài liệu hành chớnh phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành đỳng một năm kể từ khi cụng việc kết thỳc. Đồng thời Học viện giao cho Phũng Hành chớnh lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu và hướng dẫn cỏc đơn vị giao nộp tài liệu đỳng thời hạn.
- Cần lập bản kế hoạch trỡnh lónh đạo Văn phũng. Trong bản kế hoạch cần ghi rừ tài liệu được bổ sung vào kho lưu trữ cơ quan thời gian nào, thành phần cụ thể của cỏc tài liệu cần bổ sung, xỏc định rừ cỏc tài liệu cũn thiếu, cỏc biện phỏp để cú thể bổ sung tài liệu đú, dự kiến chớnh xỏc những tài liệu
khụng cần thu vào, cỏc yờu cầu của tài liệu khi chuyển vào kho lưu trữ hiện hành của cơ quan.
- Cỏn bộ lưu trữ giỳp Chỏnh văn phũng kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ ở cỏc đơn vị trong Học viện.
- Cỏc đơn vị trong Học viện khi giao nộp tài liệu khi giao nộp vào kho lưu trữ đều phải kốm theo mục lục hồ sơ đầy đủ, chớnh xỏc.
- Bộ phận lưu trữ cần cú sổ theo dừi cụng tỏc tài liệu, cần cú sổ nhập tài liệu để theo dừi quỏ trỡnh tổ chức cụng tỏc bổ sung tài liệu qua cỏc thời kỳ.
- Học viện cần ban hành cỏc văn bản quy định về thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Cỏn bộ lưu trữ giỳp Chỏnh Văn phũng thường xuyờn kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ ở cỏc đơn vị trong Học viện.