Sau khi phương ỏn phõn loại đó được xõy dựng một cỏch chi tiết, cụng việc tiếp theo là hệ thống hoỏ tài liệu. “Hệ thống hoỏ tài liệu là khỏi niệm dựng để chỉ những việc làm thực tế về phõn chia nhúm tài liệu và sắp xếp trật
tự cỏc nhúm và cỏc đơn vị bảo quản trong mỗi nhúm nhỏ nhất theo phương ỏn phõn loại” [16; 80].
Nhỡn chung ở bước này việc thực hiện tương đối đơn giản do phương ỏn phõn loại đó được xõy dựng tương đối cụ thể. Việc tiến hành được thực hiện bằng thẻ tạm vừa đơn giản, tiết kiệm diện tớch và khụng ảnh hưởng nhiều tới tài liệu.
Nhận xột về cụng tỏc phõn loại phụng lưu trữ Học viện Chớnh trị quốc gia Hồ Chớ Minh:
Cụng tỏc phõn loại tài liệu ở Học viện đó được thực hiện khỏ tốt. Phương ỏn phõn loại đó được lựa chọn đảm bảo tớnh khoa học, khụng làm phõn tỏn, xộ lẻ cỏc tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của đơn vị hỡnh thành phụng đồng thời giữ được mối liờn hệ lịch sử, phản ỏnh hoạt động của Học viện một cỏch đầy đủ và tạo điều kiện thuận lợi cho viện sử dụng tài liệu được tốt nhất. Đú là những cơ sở cho việc hệ thống hoỏ tài liệu trong phụng cũng như việc xõy dựng cỏc cụng cụ tra cứu tài liệu cần thiết phục vụ việc khai thỏc, tra tỡm tài liệu sau này.
- Học viện đó quan tõm tới việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đặc biết chỳ trọng tới cụng tỏc phõn loại, đõy là cơ sở quan trọng nhằm phỏt huy tốt vài trũ của tài liệu lưu trữ khi đưa vào khai thỏc sử dụng.
- Cụng tỏc phõn loại đó được tiến hành đồng thời với chỉnh lý tài liệu tương đối bài bản là cơ sở để nõng cao chất lượng của cỏc hồ sơ.
- Hồ sơ tài liệu sau khi chỉnh lý đó được hệ thống hoỏ theo phương ỏn phõn loại và lập mục lục hồ sơ để thống kờ, cố định vị trớ, sắp xếp lờn giỏ và phục vụ tra cứu tài liệu rất tốt.
- Để phục vụ cụng tỏc chỉnh lý tài liệu ở Học viện đó tiến hành nghiờn cứu và biờn soạn những văn bản hướng dẫn cụ thể sau:
+ Hướng dẫn xỏc định giỏ trị tài liệu
+ Hướng dẫn phõn loại, lập hồ sơ tài liệu của phụng + Lập hồ sơ của cỏc tài liệu loại trong chỉnh lý.
- Về chất lượng cỏc hồ sơ đó được lập trong chỉnh lý ở mức độ hoàn chỉnh, đó xỏc định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
+ Sửa chữa phục hồi và biờn mục toàn bộ hồ sơ của Phụng tài liệu.+ Xõy dựng mục lục hồ sơ của phụng tài liệu. + Xây dựng mục lục hồ sơ của phông tài liệu.
+ Ghi chộp rừ ràng, đầy đủ cỏc thành phần trong hồ sơ.
Những hạn chế:
- Về số lượng cỏc hồ sơ đó chỉnh lý để đưa vào khai thỏc, sử dụng cũn quỏ ít mới chỉ cú 500 hồ sơ, cũn 1500 hồ sơ chưa chỉnh lý.
- Cỏc hồ sơ ở lưu trữ Học viện chưa đầy đủ văn bản, giỏ trị của cỏc văn bản khụng đồng đều, do cỏc nguyờn nhõn chớnh sau:
+ Tài liệu lưu trữ chưa phản ỏnh hết chức năng nhiệm vụ cơ bản của Học viện, chưa thể hiện được mối quan hệ qua lại giữa cỏc văn bản với nhau, đặc biệt là chưa thể hiện quỏ trỡnh hỡnh thành, phỏt triển cụng tỏc nghiờn cứu khoa học, cụng tỏc đào tạo cỏn bộ của Đảng.
+ Tài liệu lưu trữ phần lớn là những văn bản được bổ sung từ một số đơn vị như Phũng Hành chớnh, Văn phũng Học viện; một số Vụ, Viện… Do vậy cỏc văn bản này chưa phản ỏnh đầy đủ cỏc mặt hoạt động. Chớnh vỡ vậy, tài liệu trong Phụng lưu trữ của Học viện cũn thiếu nhiều.
- Do chưa tập trung toàn bộ tài liệu vào một nơi, vỡ vậy chưa chỉnh lý tài liệu được hoàn chỉnh. Điều này đó ảnh hưởng khụng nhỏ tới chất lượng của cỏc hồ sơ bởi việc thực hiện như vậy rất khú cú thể đưa cỏc tài liệu về cỏc mặt hoạt động một cỏch đầy đủ và loại những tài liệu trựng thừa cũng như việc sắp xếp tổ chức khoa học tài liệu.
Cụng tỏc phõn loại được tiến hành khi tài liệu khụng đầy đủ sẽ rất khú cho việc phõn nhúm cũng như hệ thống hoỏ tài liệu một cỏch khoa học.
Thực tế tài liệu lưu trữ của Học viện hiện nay vẫn chưa được phõn loại đầy đủ. Điều này làm cho chất lượng cỏc hồ sơ kộm, việc khai thỏc và sử dụng tài liệu lưu trữ rất khú khăn.