Học viện đó cú Quy chế về tiờu chuẩn lưu trữ viờn ở Học viện như trờn. Hiện nay, Bộ phận Lưu trữ thuộc Phũng Hành chớnh Văn phũng Học viện cú biờn chế cú 03 người. Trỡnh độ chuyờn mụn cú 02 trung cấp văn thư lưu trữ và 01 trung cấp thư viện, chưa cú cỏn bộ chuyờn trỏch cú trỡnh độ đại học lưu trữ. Mỗi Vụ ,Viện cú 1 nguời thư ký kiờm làm cụng tỏc văn thư-lưu trữ. Đội ngũ cỏn bộ làm cụng tỏc thư ký kiờm văn thư lưu trữ ở cỏc Vụ, Viện hiện nay là đụng, đại đa số cỏn bộ cú trỡnh độ đại học, cú phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành tốt nhiệm vụ chuyờn mụn được giao. Riờng mảng cụng tỏc lưu trữ thỡ do bị hạn chế bởi chức năng, nhiệm vụ khụng rừ ràng, bị lụi cuốn vào cỏc cụng việc thư ký sự vụ hàng ngày, nờn cú nhiều đơn vị khụng để ý tới cụng tỏc lưu trữ. Đối với bộ phận lưu trữ ở Văn phũng Học viện cũng vậy, tất cả cỏn bộ lưu trữ đều nhiệt tỡnh, cú tinh thần trỏch nhiệm cao, luụn khắc phục khú khăn để hoàn thành nhiệm vụ, nhưng do chức năng, nhiệm vụ chưa rừ ràng, cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ cũn hạn chế về trỡnh độ chuyờn mụn. Việc hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho cỏn bộ kiờm cụng tỏc lưu trữ ở cỏc đơn vị tại Trung tõm Học viện và cỏc Học viện Chớnh trị khu vực cũng khụng thực hiện được.
Những hạn chế:
Do đặc thự của Học viện là tổ chức lưu trữ nằm ở cỏc Vụ, Viện. Hơn nữa, Bộ phận lưu trữ thuộc Văn phũng Học viện biờn chế lại ít người và do trỡnh độ cú hạn nờn cụng tỏc lưu trữ tiến độ cụng việc cũn chậm, chưa đỏp ứng yờu cầu của Học viện. Vỡ vậy cần bổ sung thờm cỏn bộ lưu trữ cú trỡnh độ nghiệp vụ cao. Cú như vậy, cụng tỏc lưu trữ mới đạt kết quả tốt, tài liệu lưu trữ mới đưa vào khai thỏc, sử dụng phục vụ cho việc đào tạo và nghiờn cứu khoa học của Học viện.Vỡ vậy, xột về biờn chế cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ ở Học viện theo Thụng tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01- 02-2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn
dõn được phộp thành lập Phũng lưu trữ với số lượng từ 4 - 5 người. Như vậy thỡ số lượng cỏn bộ làm nghiệp vụ chuyờn trỏch về cụng tỏc lưu trữ ở Học viện cũn thiếu khoảng 50% [9;2].
Ở cỏc đơn vị Vụ, Viện ở trung tõm Học viện và cỏc Học viện Chớnh trị khu vực khụng cú cỏn bộ được đào tạo chớnh quy về cụng tỏc văn thư lưu trữ, chỉ cú một số cỏn bộ học tại chức và trung cấp văn thư lưu trữ. Cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ của Học viện vừa là người tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ vừa thu thập, bổ sung tài liệu từ cỏc đơn vị về. Sau đú lại tiến hành chỉnh lý mà lẽ ra cụng việc đú thuộc về chức trỏch nhiệm vụ của cỏn bộ ở cỏc Vụ, Viện. Đõy là một thực tế bất cập hiện nay. Cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ ở Văn phũng Học viện chỉ cú trỡnh độ trung cấp, nờn chưa thực hiện được chức năng tư vấn, giỳp Giỏm đốc trong việc soạn thảo văn bản hướng dẫn về cụng tỏc lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ đến cỏc đơn vị.
2.4. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC LƯU TRỮ Ở HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH