Ở trờn chỳng tụi đó phõn tớch về việc xõy dựng và lưu trữ cơ sở dữ liệu, nhưng việc quan trọng khụng kộm là khai thỏc, sử dụng thụng tin. Rừ ràng là nếu chỳng ta tạo ra được một hệ thống thụng tin và lưu trữ tốt thỡ sẽ cú giỏ trị khai thỏc rất tốt. Nhưng vấn đề là người cần thụng tin sẽ khai thỏc và sử dụng thụng tin từ cơ sở dữ liệu ra sao. Lượng thụng tin lưu trữ rất lớn và việc tỡm kiếm, sử dụng đều tự động hoỏ sẽ là một thỏch thức lớn với người sử dụng, đũi hỏi việc khai thỏc phải cú những phương phỏp, cỏch thức nhất định khỏc với những phương phỏp truyền thống.
Cú hai kỹ năng cơ bản mà người sử dụng cần biết khi khai thỏc thụng tin từ cơ sở dữ liệu là: tỡm kiếm thụng tin và lấy thụng tin.
Việc tỡm kiếm thụng tin sẽ do cụng cụ tự động trợ giỳp, nhưng người dựng cần biết sử dụng những cụng cụ này, việc tỡm kiếm thường mang đến lượng kết quả lớn hơn và ít phự hợp với mong muốn của người cần thụng tin. Chớnh vỡ vậy, yờu cầu là cụng cụ tỡm kiếm phải thõn thiện với người dựng, cú khả năng tỡm kiếm nhiều loại thụng tin khỏc nhau, tương ứng với những kiểu dữ liệu khỏc nhau (về kỹ thuật số hoỏ) trong cơ sở dữ liệu.
Hiện nay, việc khai thỏc và sử dụng thụng tin số hoỏ tại Học viện vẫn cũn hạn chế. Cú thể núi hạn chế từ khõu xõy dựng, lưu trữ đó khiến cho việc khai thỏc cũng khụng tốt hơn. Thói quen cũng như kỹ năng tỡm kiếm thụng tin số hoỏ vẫn chưa hỡnh thành trong cỏn bộ, cụng chức của Học viện. Điển hỡnh là cú nhiều văn bản quản lý của Giỏm đốc Học viện đó được đăng tải trờn trang web nhưng cỏc đơn vị vẫn khụng biết tỡm nội dung văn bản đú khi cú nhu cầu. Nơi đầu tiờn họ tỡm vẫn là văn thư, lưu trữ hoặc thậm chớ là thư viện. Bờn cạnh thói quen, năng lực thỡ cũng cần thấy là do Học viện chưa cú hệ thống tỏc nghiệp nờn thụng tin số hoỏ chưa nhiều, chưa phổ biến, rất ít thụng tin cú thể tỡm kiếm được trờn mạng LAN. Mặt khỏc, vỡ rất nhiều thụng tin trờn
Internet và mạng diện rộng của Chớnh phủ đó khụng được cỏn bộ, cụng chức Học viện chỳ ý, tỡm kiếm và sử dụng.
2.7.1.2. Bảo mật và an toàn cơ sở dữ liệu
Dự tồn tại trờn bất cứ hỡnh thức nào, thụng tin luụn là một yếu tố cần thiết và quan trọng đối với con người. Chỳng ta đều thấy rừ vai trũ to lớn và ý nghĩa quan trọng của thụng tin trong đời sống xó hội từ khi loài người xuất hiện. Do đú, thụng tin luụn luụn được coi là một loại tài sản rất cần được giữ gỡn, bảo vệ trong trường hợp nú trở nờn quan trọng, cần được giữ bớ mật và đảm bảo độ tin cậy.
Trong hơn một năm qua, bờn cạnh nguyờn nhõn cơ bản là chưa tham gia vào mạng Internet, thỡ hệ thống mạng của Học viện vận hành tốt, an toàn chớnh là nhờ sớm được cài đặt bức tường lửa(Firewall). Tuy nhiờn, dự Firewall được cài đặt cấu hỡnh hoàn chỉnh, hoạt động tốt, cũng vẫn khụng đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hệ thống thụng tin. Những kẽ hở trong cụng tỏc bảo mật cũn xuất hiện từ cỏc ứng dụng.
Những năm gần đõy Ban Giỏm đốc Học viện đó chỳ trọng việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc lưu trữ hồ sơ tài liệu của cỏ nhõn cỏc đơn vị trong Học viện, nhưng vẫn mang tớnh chất phục vụ lưu trữ hiện hành đối với những tài liệu mới. Trờn trang web mạng LAN của Học viện thể hiện cỏc vấn đề sau:
- Tin nổi bật
- Lịch cụng tỏc tuần của Ban Giỏm đốc - Thụng tin hoạt động
- Cỏc văn bản quản lý - Cỏc bài viết chuyờn đề - Giới thiệu Học viện
Bờn cạnh những kết quả đó đạt được kể trờn việc ứng dụng cụng nghệ