Tổ chức bộ mỏy là cụng cụ để thực hiện nhiệm vụ được giao. Vỡ vậy, về tổ chức bộ mỏy làm cụng tỏc lưu trữ: Đề nghị thành lập Phũng Văn thư- Lưu trữ thuộc Văn phũng Học viện.
Trong định hướng phỏt triển ngành lưu trữ núi chung và cụng tỏc lưu trữ ở cỏc cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan Trung ương đó xỏc đinh rừ việc củng cố bộ mỏy, cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ như sau" tiếp tục kiện toàn tổ chức và tăng cường cỏn bộ văn thư, lưu trữ" theo Thụng tư 21/2005/TT- BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ tại cỏc cơ quan, đồng thời chỉ đạo cỏc cơ quan, đơn vị trực thuộc bố trớ đủ cỏn bộ làm văn thư, lưu trữ theo tiờu chuẩn ngạch cụng chức văn thư, lưu trữ.
Theo Thụng tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chớnh phủ và Uỷ ban nhõn dõn ghi rừ "Tại Văn phũng Bộ, cơ quan ngang Bộ kiện toàn, sỏp nhập cỏc phũng, tổ làm cụng tỏc văn thư, lưu trữ để thành lập Phũng Văn thư-Lưu trữ thuộc Văn phũng Bộ.
Tại Văn phũng cỏc cơ quan thuộc Chớnh phủ, tuỳ theo khối lượng cụng tỏc về văn thư, lưu trữ cú thể lập Phũng Văn thư - lưu trữ hoặc tổ chuyờn trỏch làm cụng tỏc Văn thư-Lưu trữ”[9;1].
Phũng Văn thư- lưu trữ thuộc Văn phũng của Học viện cú chức năng giỳp Chỏnh văn phũng tham mưu cho Giỏm đốc quản lý và tổ chức thực hiện cụng tỏc văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Đối với Học viện lập Phũng Văn thư, lưu trữ trực thuộc Văn phũng Học viện là phự hợp.
* Về cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ
Hiện nay, Học viện cú một bộ phận văn thư-lưu trữ gồm 05 người thuộc biờn chế Phũng Hành chớnh thực hiện trực tiếp nhiệm vụ văn thư, lưu trữ, trong đú 02 người làm cụng tỏc văn thư và 03 người làm cụng tỏc lưu trữ. Chỉ tớnh khối lượng cụng việc thỡ bộ mỏy này cũng đó làm khụng xuể. Nhưng điều quan trọng hơn là trỡnh độ cỏn bộ làm cụng tỏc văn thư, lưu trữ chưa cú chuyờn mụn, nghiệp vụ, dẫn đến hiệu quả thấp. Trong thời gian tới, lónh đạo Văn phũng cần nghiờn cứu, phõn định rừ chức năng, nhiệm vụ nào thuộc Phũng Hành chớnh,để phõn cụng cỏn bộ rừ ràng. Trong Quy chế mới, Học viện cần bố trớ cỏn bộ cụng chức làm cụng tỏc lưu trữ chuyờn trỏch phải cú chuyờn mụn, nghiệp vụ tại từng đơn vị trong Học viện và cú khả năng thực hiện những nhiệm vụ.
Đề nghị Ban Giỏm đốc quan tõm xõy dựng, nõng cao chất lượng đội ngũ làm cụng tỏc lưu trữ của Học viện, kể cả cỏn bộ lưu trữ chuyờn trỏch và đội ngũ thư ký ở cỏc đơn vị trực thuộc Học viện.
Cỏn bộ được tuyển dụng phải đảm bảo yờu cầu:
- Nắm được đường lối, chớnh sỏch của Đảng, cỏc quy định của Nhà nước, của ngành, của cơ quan, đơn vị về cụng tỏc lưu trữ.
- Biết đề xuất và xõy dựng những phương ỏn quản lý nghiệp vụ thuộc lĩnh vực được phõn cụng trờn cỏc quy định của Nhà nước, phự hợp với thực tiễn hoạt động của Học viện, bảo đảm cụng tỏc quản lý lưu trữ chặt chẽ, thống nhất trong toàn hệ thống Học viện.
- Giỳp Chỏnh Văn phũng tổ chức hướng dẫn, theo dừi, đụn đốc kiểm tra việc thực hiện cụng tỏc lưu trữ thuộc thẩm quyền được giao và đề xuất cỏc biện phỏp quản lý lưu trữ được nghiờm tỳc, đạt hiệu quả cao.
- Chủ động tổ chức phối hợp được với cụng chức, viờn chức và cỏc đơn vị liờn quan trong việc triển khai cụng tỏc lưu trữ.
- Tổ chức việc tập hợp tỡnh hỡnh quản lý lưu trữ, tiến hành phõn tớch, tổng kết, đỏnh giỏ hiệu quả và bỏo cỏo nghiệp vụ lờn cấp trờn.
- Chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của viờn chức quản lý nghiệp vụ cấp cao hơn.