“ Cụng cụ tra cứu khoa học tài liệu là những phương tiờn tỡm tin của cỏc phũng, kho lưu trữ nhằm cung cấp những thụng tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ cho cỏc cơ quan và cỏ nhõn”[15;218].
Tổ chức cụng cụ tra cứu khoa học là một trong những cụng tỏc quan trong của cỏc cơ quan lưu trữ nhằm xõy dựng cỏc loại cụng cụ tra cứu khỏc nhau, theo những nguyờn tắc và phương phỏp khoa học đảm bảo giới thiệu đầy đủ và toàn diện về thành phần, nội dung cũng như ký hiệu tra tỡm tài liệu lưu trữ, phục vụ nhanh chúng vào việc sử dụng tài liệu lưu trữ. Thụng qua cỏc cụng cụ tra cứu khoa học cỏc cơ quan lưu trữ cú thể thống kờ chớnh xỏc được thành phần tài liệu trong cỏc phũng, kho lưu trữ giỳp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ.
Vỡ những tớnh năng, tỏc dụng và ý nghĩa to lớn ấy, cựng với xõy dựng cỏc cụng cụ thống kờ, việc thiết lập hệ thống cụng cụ tra cứu là những cụng việc khụng thể thiếu ở kho lưu trữ Học viện Chớnh trị quốc gia Hồ Chớ Minh.
Kết quả của việc biờn mục tài liệu là tạo ra một hệ thống cụng cụ thống kờ và tra tỡm tài liệu lưu trữ. Thụng qua việc biờn mục tài liệu lưu trữ, Học viện đó xõy dựng được một hệ thống cụng cụ và tra tỡm tài liệu lưu trữ.
Hiện nay, ở Học viện cỏc kho lưu trữ đang sử dụng dưới hai hỡnh thức: Mục lục hồ sơ và bộ thẻ chuyờn đề như sau:
* Mục lục hồ sơ:
Về cấu tạo, cỏc mục lục hồ sơ của Phụng lưu trữ Học viện Chớnh trị quốc gia Hồ Chớ Minh được xõy dựng theo mẫu quy định chung của Cục Lưu trữ Nhà nước tại Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02-8-1997 về ban hành tiờu chuẩn ngành TCN.04.1997 ”Mục lục hồ sơ”. Đõy là cụng cụ tra tỡm chủ yếu ở kho lưu trữ của Học viện. Nhờ cú cụng cụ này mà việc tra tỡm tài liệu tiện lợi, tiết kiệm được thời gian, cụng sức.
Vớ dụ: Khi cần tỡm tài liệu giai đoạn 1977-1992: Quyết định, Thụng bỏo của trường Đảng cao cấp Nguyễn ỏi Quốc về việc cho cỏn bộ cụng nhõn viờn nghỉ hưu, mất sức, thụi việc, ta chỉ cần mở mục lục hồ sơ(Mẫu mục lục ở kho lưu trữ Học viện được xõy dựng để phục vụ tra tỡm, sử dụng tài liệu).
* Bộ thẻ chuyờn đề:
Là loại cụng cụ để tra tỡm tài liệu ở kho lưu trữ tài liệu luận ỏn, luận văn của Học viện, bộ thẻ ở đõy được xõy dựng là loại thẻ rời và được sắp xếp vào cỏc tủ thẻ. Chủ yếu là bộ thẻ cho cỏc luận ỏn tiến sĩ, luận văn thạc sỹ. Căn cứ vào thực tế tài liệu lưu trữ ở Học viện mà xõy dựng bộ thẻ chuyờn đề, tài liệu được phõn nhúm theo chuyờn đề của luận văn, luận ỏn:
Vớ dụ: Bộ thẻ chuyờn ngành Xõy dựng Đảng
LVCN 6893 Trần Văn Toản LVCN 6893 Trần Văn Toản Nõng cao chất lượng cụng tỏc tư tưởng của
dựng Đảng/Trần Văn Toản;HVCTQGHCM,2003;43tr;30cm. Khi làm bộ thẻ cỏn bộ ở kho lưu trữ đó nghiờn cứu kỹ khối tài liệu, đồng thời nghiờn cứu yờu cầu sử dụng tài liệu và đặc điểm về sử dụng của kho lưu trữ Học viện.
Chỳng tụi thấy việc sử dụng cỏc cụng cụ mục lục hồ sơ và bộ thẻ chuyờn đề ở kho lưu trữ của Học viện là cụng cụ chủ yếu để tra tỡm thụng tin tài liệu lưu trữ, vẫn mang nặng tớnh truyền thống. Hạn chế trong việc ứng dụng cỏc phần mềm tin học để tra tỡm tài liệu là chưa ỏp dụng cụng nghệ tin học để tra tỡm tài liệu(phần này sẽ nờu ở phần ứng dụng cụng nghệ tin học vào cụng tỏc lưu trữ ở Học viện). Đõy cũng là một hạn chế đối với hệ thống cụng cụ tra tỡm của cỏc kho ở Học viện, chưa theo kịp với thời đại thụng tin nhanh nhạy hiện nay.