Qua khảo sỏt, nghiờn cứu thực tiễn trong cụng tỏc quản lý và nghiệp vụ cụng tỏc lưu trữ ở Học viện Chớnh trị quốc gia Hồ Chớ Minh, chỳng tụi cú một số kiến nghị sau:
Một là, Học viện mới chỉ cú ban hành được một Quy chế về cụng tỏc
văn thư-lưu trữ ở Học viện cần cú văn bản chỉ đạo, hướng dẫn riờng về cụng tỏc lưu trữ trong toàn Học viện. Văn phũng Học viện cần đụn đốc, hướng dẫn cỏc Học viện Chớnh trị khu vực làm tốt cụng tỏc lưu trữ để tài liệu nộp vào Phụng lưu trữ của Học viện.
Hai là, Cỏn bộ văn thư- lưu trữ phải được bổ tỳc về lý luận và phương
phỏp cụng tỏc văn thư- lưu trữ mới.
Ba là, Ở Văn thư cơ quan tài liệu phải lập hồ sơ, xỏc định giỏ trị tài
liệu mới giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan.
Bốn là, Cỏc trang thiết bị phục vụ trong cụng tỏc lưu trữ cần được bổ
sung thờm: mỏy scan, mỏy phụ tụ loại mới, đưa cụng nghệ thụng tin hiện đại vào cụng tỏc lưu trữ của Học viện đỏp ứng yờu của người đến khai thỏc.
Năm là, Cần quy định việc thu thập tài liệu ở cỏc Vụ, Viện, cỏc phũng
về Bộ phận lưu trữ trong thời gian tới Phũng Hành chớnh Văn phũng Học viện là điều bắt buộc cần lờn kế hoạch để tiến hành trong một thời gian ngắn nhất.
Sỏu là, Kho lưu trữ luận văn, luận ỏn ở Viện Thụng tin khoa học nờn
tập trung về một kho lưu trữ tài liệu hành chớnh Phũng Hành chớnh Văn phũng Học viện, để phục vụ cho cụng tỏc nghiờn cứu của độc giả đến khai thỏc, sử dụng cả hai loại tài liệu núi trờn.
Trờn đõy là những giải phỏp và sỏu kiến nghị được chỳng tụi đưa ra cho cỏc vấn đề đang đặt ra trong cụng tỏc lưu trữ ở Học viện Chớnh trị quốc gia Hồ Chớ Minh. Chỳng tụi mong rằng, cỏc giải phỏp và kiến nghị của chỳng tụi sẽ là những hướng gợi mở thiết thực nếu được lónh đạo Học viện cho phộp ỏp dụng vào cụng tỏc lưu trữ của Học viện sẽ đưa cụng tỏc lưu trữ ngày càng
KẾT LUẬN
Bản luận văn này đó trỡnh bày toàn bộ kết quả nghiờn cứu của chỳng tụi về “ Cụng tỏc lưu trữ ở Học viện Chớnh trị quốc gia Hồ Chớ Minh- Thực trạng và giải phỏp”. Kết quả của luận văn là:
Trước hết, dựa vào việc nghiờn cứu tỡm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ mỏy của Học viện Chớnh trị quốc gia Hồ Chớ Minh. Đõy là trung tõm quốc gia đào tạo, bồi dưỡng cỏn bộ lónh đạo, quản lý chủ chốt, trung, cao cấp, cỏn bộ khoa học lý luận chớnh trị của Đảng, Nhà nước và cỏc đoàn thể chớnh trị-xó hội; là trung tõm quốc gia nghiờn cứu khoa học lý luận Mỏc- Lờnin và tư tưởng Hồ Chớ Minh, nghiờn cứu đường lối, chớnh sỏch của Đảng và Nhà nước, nghiờn cứu về khoa học chớnh trị. Từ đú giới thiệu thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Học viện từ năm 1955 đến năm 2006. Khối tài liệu này cú ý nghĩa quan trọng đối với việc nghiờn cứu cỏc vấn đề về lịch sử xõy dựng và phỏt triển của Học viện hơn 55 năm qua. Nghiờn cứu khối lượng tài liệu này cũn cú tỏc dụng thiết thực rất lớn phục vụ việc đào tạo, bồi dưỡng, nghiờn cứu khoa học, hoạt động quản lý hành chớnh ở Trung tõm Học viện.
Qua khảo sỏt cụng tỏc lưu trữ ở Học viện, cho thấy việc tổ chức quản lý và tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ ở Học viện Chớnh trị quốc gia Hồ Chớ Minh bao gồm cỏc nội dung chớnh là phõn loại, xỏc định giỏ trị và bổ sung tài liệu vào lưu trữ của Học viện, biờn mục thống kờ và xõy dựng cỏc cụng cụ tra cứu cựng với việc ứng dụng tin học vào cụng tỏc này. Mặc dầu việc chỉnh lý khoa học và lập hồ sơ tài liệu cũn hạn chế trong giai đoạn 1955 -1997, nhưng Học viện đó lập được mục lục hồ sơ để phục vụ tra tỡm, khai thỏc. Trong quỏ trỡnh chỉnh lý phụng Học viện lưu trữ đó được nghiờn cứu, khảo sỏt tài liệu thực tế để lựa chọn, xõy dựng phương ỏn phõn loại phự hợp, đảm bảo tớnh khoa học cao. Đồng thời việc xỏc định giỏ trị cũng được thực hiện đầy đủ cho
tất cả cỏc hồ sơ tài liệu đó được lập và khụi phục, chỉnh lý với cỏc thời hạn bảo quản khỏ rừ ràng, cụ thể.
Dựa vào những kết quả nghiờn cứu, khảo sỏt như trờn, chúng tụi nhận thấy những kết quả thu được trong cụng tỏc lưu trữ của Học viện trong thời gian qua cơ bản là tốt. Những thành tựu này là kết quả của nhiều yếu tố: sự quan tõm chỉ đạo thường xuyờn của Ban cỏn sự Đảng, Ban Giỏm đốc và Đảng uỷ Học viện; Văn phũng Học viện ;Viện Thụng tin khoa học; và ý thức tự giỏc, trỏch nhiệm cao của đội ngũ cỏn bộ Bộ phận lưu trữ... Những bài học kinh nghiệm này cần được tiếp tục phỏt huy trong hoạt động của Học viện trong thời gian sắp tới và cú ý nghĩa lớn đối với hoạt động lưu trữ trong hệ thống Học viện. Điều đú khẳng định rằng: Nếu lónh đạo cơ quan hiểu được tầm quan trọng và thực sự quan tõm đến cụng tỏc lưu trữ thỡ chất lượng hoạt động của cụng tỏc này sẽ đạt hiệu quả cao.
Tuy nhiờn, do sự hạn chế về nhận thức, nhiều lónh đạo của cỏc đơn vị trong học viện và cỏn bộ chuyờn viờn trong cơ quan chưa hiểu rừ được tầm quan trọng của cụng tỏc lưu trữ nờn chưa nhiệt tỡnh ủng hộ, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc này hoạt động; cỏc Vụ, Viện cỏn bộ thư ký kiờm làm cụng tỏc lưu trữ, khụng cú cỏn bộ chuyờn trỏch nờn gặp nhiều khú khăn trong viện thực hiện cỏc khõu nghiệp vụ lưu trữ, chưa cú những quy định cụ thể mang tớnh chất phỏp quy về cụng tỏc lưu trữ, chưa cú cỏc biện phỏp tớch cực để cỏn bộ chuyờn viờn trong cơ quan thực hiện nghiờm tỳc việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào bộ phận lưu trữ. Những khú khăn đú là những nguyờn nhõn của khụng ít vấn đề cũn tồn tại trong cụng tỏc lưu trữ ở Học viện. Cụ thể như: cụng tỏc thu thập tài liệu chưa đạt kết quả cao, thành phần, số lượng thu về từ cỏc đơn vị cũn ít, chưa đầy đủ, tài liệu chưa được chỉnh lý. Thờm vào đú , cụng tỏc xỏc định giỏ trị tài liệu nhằm lựa chọn cỏc tài liệu cú giỏ trị, gúp phần tối ưu hoỏ thành phần tài liệu trong phụng chưa đạt kết quả thể hiện tài liệu
lóng phớ kho tàng, cụng sức, tiền của chi phớ cho cụng tỏc bảo quản tài liệu thỡ nú cũn gõy thờm khú khăn khi tra tỡm vỡ cụng cụ tra cứu thủ cụng như: mục lục hồ sơ, bộ thẻ chuyờn đề. Việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào hoạt động tổ chức, khai thỏc, tra tỡm tài liệu lưu trữ chưa đạt yờu cầu so với cụng việc thực tế, chỉ dừng lại ở những tài liệu lưu trữ hiện hành... Những tồn tại này đó và đang làm giảm đi đỏng kể năng lực và hiệu quả cụng tỏc chung của cơ quan.
Cuối cựng, với mong muốn tiếp tục phỏt huy những ưu điểm và giảm dần những mặt hạn chế hiện nay trong cụng tỏc lưu trữ của Học viện Chớnh trị quốc gia, chỳng tụi đó nghiờn cứu và đưa ra những giải phỏp, sỏu kiến nghị cho vấn đề này. Trong đú tập trung cụ thể vào một số nội dung về chế độ, chớnh sỏch, về từng khõu nghiệp vụ như tổ chức phõn loại, xỏc định giỏ trị, thu thập, thống kờ và xõy dựng cụng cụ tra cứu, ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc lưu trữ... Những giải phỏp đưa ra trong luận văn vừa cú tớnh trước mắt vừa cú tớnh lõu dài. Để tổ chức thực hiện được cỏc giải phỏp và kiến nghị đú cần cú sự phối hợp của lónh đạo Văn phũng Học viện và cỏc Vụ, Viện, cỏc đơn vị trong Học viện đúng vai trũ quan trọng. Mặc dự những giải phỏp, kiến nghị của chỳng tụi chưa đầy đủ, toàn diện để giải quyết tất cả những vấn đề đang đặt ra tại Học viện, nhưng tụi tin rằng với những ý kiến mang tớnh gợi mở như vậy, nếu Học viện thực hiện chắc chắn cụng tỏc lưu trữ của cơ quan sẽ cú những kết quả tốt đẹp trong thời gian tới.