Từ lý luận chung về cụng tỏc lưu trữ, tài liệu lưu trữ chỉ cú thể sử dụng được khi chỳng được tổ chức một cỏch khoa học, tức là tài liệu được tổ chức, sắp xếp hợp lý. Đối với Phụng lưu trữ Học viện Chớnh trị quốc gia Hồ Chớ Minh là một phụng đang hoạt động từ năm 1955 đến nay. Chức năng cơ bản của Học viện khụng thay đổi là "Đào tạo bồi dưỡng cỏn bộ và nghiờn cứu khoa học về lý luận chớnh trị của Đảng và Nhà nước". Về cơ cấu tổ chức bộ mỏy khụng ổn định, luụn luụn thay đổi, tuỳ theo sự thay đổi của cỏc nhiệm vụ cụ thể qua từng thời kỳ. Về phạm vi hoạt động của cỏc Học viện cũng cú sự thay đổi nhất là sau cuộc khỏng chiến chống Mỹ cứu nước ở Miền Nam thắng lợi. Trước đú chủ yếu Học viện làm nhiệm vụ đào tạo bồi dưỡng cỏn bộ phục vụ cho cuộc cỏch mạng xó hội chủ nghĩa ở Miền Bắc, sau năm 1975 nhiệm vụ này được mở rộng với quy mụ lớn trong cả nước.
Tài liệu trước năm 1976 rất ít cú mảng khuyết, tài liệu sang năm 1977 chủ yếu là tài liệu của Văn phũng, Ban giỏm đốc, tài liệu của cỏc đơn vị trực thuộc cũn thiếu, cú đơn vị khụng cú. Thể thức văn bản khụng đầy đủ, nhất là thiếu tỏc giả, thời gian. Tài liệu để lộn xộn, chưa chỉnh lý. Ở Học viện kết hợp cụng tỏc phõn loại với cỏc nghiệp vụ khỏc để chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ vỡ tài liệu khi thu thập, bổ sung về bộ phận lưu trữ ở dạng rời lẽ, bú gúi, chưa được lập hồ sơ.
Bộ phận lưu trữ cơ quan phải lập hồ sơ từ đầu, cụng tỏc này được xỏc định là nội dung quan trọng và mất nhiều thời gian.
Dựa vào những đặc điểm núi trờn, cỏn bộ lưu trữ đó chọn phương ỏn phõn loại: Thời gian- Mặt hoạt động là phương ỏn tối ưu đối với Phụng Lưu trữ Học viện. Tài liệu trước tiờn được chia theo thời gian, sau đú chia tiếp
theo mặt hoạt động của Học viện. Tài liệu giai đoạn trước 1955 khụng cũn, do đú chỉ phõn loại chi tiết từ năm 1955.
Vớ dụ: Phõn loại tài liệu ở giai đoạn II từ 1977-1992:
Hiện nay Bộ phận lưu trữ của Học viện đang phõn loại theo khung phõn loại sau:
Trong mỗi giai đoạn tài liệu được chia ra cỏc mặt hoạt động: I. Lónh đạo chỉ đạo chung
II. Cụng tỏc đào tạo bồi dưỡng cỏn bộ III. Cụng tỏc nghiờn cứu khoa học
IV. Cụng tỏc chỉ đạo hệ thống cỏc trưởng Đảng trực thuộc V. Cụng tỏc thụng tin tư liệu, xuất bản và tạp chớ
VI. Cụng tỏc đối ngoại VII. Cụng tỏc tổ chức
VIII. Cụng tỏc hành chớnh- quản trị-đoàn thể.
Cỏc nhúm tài liệu được chia cụ thể như sau:
I. Tài liệu về lónh đạo,chỉ đạo chung của Học viờn I.1.Dự thảo cỏc văn bản của Trung ương.
I.2. Hội nghị.
I.3. Tờn gọi của Học viện, cỏc đơn vị trực thuộc Học viện về cụng tỏc chung(và những tài liệu riờng lẽ khụng cú hồ sơ)
- Bỏo cỏo, chương trỡnh, kế hoạch I.4. Tài liệu của cỏc nơi khỏc gửi đến I.5. Hồ sơ vấn đề
- Hồ sơ thực hiện chỉ thị, nghị quyết của Trung ương. - Hồ sơ kỷ niệm ngày thành lập Học viện
II. Tài liệu về cụng tỏc đào tạo bồi dưỡng cỏn bộ II.1. Tài liệu chung (gồm cả học tập, giảng dạy)
II.2. Cụng tỏc giảng dạy, giỏo viờn và biờn soạn chương trỡnh, sỏch giỏo khoa, bài giảng (kể cả cỏc hội nghị khoa học bàn về vấn đề trờn)
II.3. Cụng tỏc học tập và quản lý học viờn II. 4. Đào tạo trong nội bộ Học viện
III. Tài liệu về cụng tỏc nghiờn cứu khoa học 1-Tài liệu chung về cụng tỏc nghiờn cứu khoa học
2-Tài liệu về Hội đồng khoa học(chung, khụng ở đề tài khoa học cụ thể) 3- Hội thảo khoa học, cỏc dự ỏn, cỏc đề tài, cụng trỡnh nghiờn cứu cụ thể IV.Tài liệu về chỉ đạo hệ thống cỏc trường Đảng
1. Tài liệu chung chỉ đạo cỏc trường 1. Tài liệu chung chỉ đạo các trờng
2.Cỏc mặt cụng tỏc cụ thể của cỏc trường V.Cụng tỏc thụng tin, tư liệu, xuất bản và tạp chớ
1. Tài liệu chung về cụng tỏc thụng tin tư liệu, xuất bản,bỏo chớ 2. Cụng tỏc thụng tin tư liệu
3. Cụng tỏc tạp chớ và xuất bản
VI. Cụng tỏc đối ngoại của Học viện: (gồm cỏc tài liệu về cụng tỏc đào tạo bồi dưỡng giỳp cỏc Đảng bạn và đoàn ra vào)
1. Tài liệu chung về cụng tỏc đối ngoại. 2. Tài liệu quan hệ với cỏc nước cụ thể
VII. Tài liệu về cụng tỏc tổ chức, hậu cần phục vụ cỏn bộ cụng nhõn viờn và học viờn.
1.Tài liệu chung về cụng tỏc tổ chức (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2. Cụng tỏc tổ chức bộ mỏy-biờn chế. 2. Công tác tổ chức bộ máy-biên chế.
3. Cụng tỏc cỏn bộ 3. Công tác cán bộ
VIII. Cụng tỏc hành chớnh- quản trị- đoàn thể:
(bao gồm cả phục vụ học viờn, CBCNV của trường) 1.Tài liệu chung về cụng tỏc hành chớnh –quản trị 2.Cụng tỏc hành chớnh (văn thư-lưu trữ)
3.Cụng tỏc quản trị
4.Cỏc đoàn thể của Học viện.
Nhận xột về khung phõn loại Phụng lưu trữ Học viện:
* Ưu điểm:
- Chọn xõy dựng khung phõn loại trờn là phự hợp với chức năng nhiệm vụ, cơ cấu bộ mỏy của Học viện.
- Khung phõn loại của Học viện đó dựa vào đặc trưng của tài liệu trong phụng để phõn chia thành cỏc nhúm cơ bản, nhúm lớn, nhúm nhỏ.
- Tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của cơ quan khụng bị phõn tỏn, xẻ lẻ, giữ được mối liờn hệ lịch sử, phỏn ỏnh hoạt động của Học viện.
- Tài liệu phõn ở cỏc nhúm đó tạo điều kiện thuận lợi cho cỏn bộ lưu trữ trong quỏ trỡnh phõn loại.
* Nhược điểm:
- Tài liệu phõn chia ở nhúm lớn và cỏch đặt tờn mục cỏc mặt hoạt động chưa chớnh xỏc nờn chọn tờn gọi phự hợp hơn. Vớ dụ: nhúm VII Tài liệu về cụng tỏc tổ chức, hậu cần phục vụ cỏn bộ cụng nhõn viờn và học viện, nhưng thực tế việc phõn loại chỉ cú tài liệu về cụng tỏc tổ chức.
- Cỏch đỏnh số nhúm phõn loại cũn dựng chữ số Lamó I,II,III, hiện nay đỏnh theo số thứ tự 1,2,3 ...