Cụng nghệ tin học cú thể được ứng dụng vào cỏc quy trỡnh nghiệp vụ của cụng tỏc lưu trữ để lập cỏc hồ sơ dữ liệu. Tuỳ theo đặc điểm của phụng lưu trữ và như cầu của cỏc nhà quản lý mà lựa chọn xõy dựng cỏc loại cơ sở dữ liệu riờng biệt thỡ điều quan trọng đối với Học viện là thực hiện cỏc quy trỡnh phõn tớch hệ thống và thiết kế hệ thống, quy trỡnh đú bao gồm:
- Đối với kho lưu trữ của Học viện vấn đề quan trọng là việc đưa mục lục hồ sơ lưu trữ vào mỏy để phục vụ tốt cho cụng tỏc quản lý, khai thỏc, sử dụng, phõn loại giỏ trị tài liệu trong quỏ trỡnh quản lý.
- Để phục tốt cụng tỏc đào tạo, nghiờn cứu khoa học và cỏc hoạt động khỏc Học viện cần cú những quy định, quy chế và phương tiện để khai thỏc cú kết quả của cỏc tài liệu lưu trữ.
- Chọn phần mền ứng dụng phự hợp. Khi lựa chọn phần mền phải chỳ ý đến nhứng yếu tố theo yờu cầu đặt ra đối với cỏc hoạt động của Học viện.
Theo chỳng tụi để xõy dựng và triển khai hiệu quả phần mền dựng chung trong cụng tỏc lưu trữ thỡ nờn tổ chức thực hiện như sau:
Thực hiện nghiờm tỳc 6 giai đoạn xõy dựng phần mền dựng chung: 1. Lập giải phỏp khả thi.
2. Thẩm định giải phỏp khả thi(những đơn vị qua được giai đoạn này mới chuyển sang giai đoạn sau)
3. Xõy dựng phần mềm. 4. Kiểm tra nghiệm thu.
5. Triển khai thử nghiệm(thu thập thụng tin phản hồi từ phớa người sử dụng, hiệu chỉnh phần mền)
6. Triển khai diện rộng(thu thập thụng tin phản hồi hiệu chỉnh phần mềm). Trong 6 giai đoạn trờn cần cú sự tham gia phối hợp chặt chẽ của cỏc cơ quan như: cơ quan quản lý đề ỏn; cỏc đối tỏc xõy dựng phần mềm; cơ quan, tổ chức chọn làm đơn vị triển khai thớ nghiệm. Hiện nay, sự phỏt triển nhanh chúng của kỷ thuật cụng nghệ thụng tin đó hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thỏc thụng tin dữ liệu của nhõn loại. Trong đú, hệ thống thụng tin điện tử Internet được mọi người quan tõm sử dụng nhiều nhất nhờ tớnh năng ưu việt của cỏc phần mền ứng dụng về quản lý, số hoỏ tài liệu. Tuy nhiờn, chỳng ta cũng dễ dàng nhận thấy, việc quản lý và cung cấp thụng tin tài liệu lưu trữ điện tử chứa đựng những rủi ro như: cơ sở dữ liệu bị xoỏ, thụng tin bị chỉnh sửa... Chớnh vỡ vậy cần thiết kế hệ thống trỏnh tỡnh trạng xõm nhập trỏi phộp, thực hiện chế độ quản lý tài liệu điện tử như là một bộ phận tổng thể cỏc hồ sơ tài liệu, thụng tin của cơ quan và cần cú khuụn khổ chiến lược đối với tài liệu lưu trữ điện tử. Tổ chức tiờu chuẩn quốc tế(ISO) đó chớnh thức ban hành tiờu chuẩn quốc tế về cụng tỏc văn thư ISO 15489, trong tiờu chuẩn này cũng đưa ra một chuẩn mực để cỏc cơ quan, tổ chức cú thể sử dụng nhằm đỏnh giỏ thực tiễn và hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử. Cỏc tài liệu diẹn tử cũng phải lập hồ sơ và được xỏc định giỏ trị, thời gian bảo quản cho từng hồ sơ, loại tài liệu. Nhưng một đặc điểm khỏc đối với tài liệu giấy, hồ sơ tài liệu điện tử sẽ được lập bằng một cỏch tự động hoặc bỏn tự động và được quản lý bằng cỏc siờu dữ liệu (cú thể hiểu là cỏc đặc điểm để nhận biết hồ sơ).
Vấn đề triển khai thực hiện, để cụng tỏc này cú hiệu quả cần cú sự quan tõm của lónh đạo Học viện, thủ trưởng cỏc đơn vị và chủ ý nõng cỏo y thức của cỏn bộ- cụng nhõn viờn về quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử bằng cỏch cõy dựng quy chế về quản lý tài liệu điện tử trong đơn vị, phõn cấp một
Cỏc tài liệu điện tử của mỗi cỏ nhõn phải được lập hồ sơ cụng việc một cỏch rừ ràng dưới sự hỗ trợ của phần mền ứng dụng( vớ dụ phần mền hồ sơ cụng việc). Một yếu tố nữa quyết định chất lượng, hiều quả của việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào bảo quản, khai thỏc sử dụng tài liệu điện tử là sự hỗ trợ đắc lực và phối hợp chặt chẽ của cỏn bộ tin học trong Học viện.
Để cụng tỏc bảo quản, khai thỏc, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử ít tốn kộm, cụng việc đầu tiờn của chỳng ta cần phải lập hồ sơ, tài liệu hỡnh thành trong xử lý cụng việc của từng cỏ nhõn phải được phõn loại và quản lý thống nhất trong hệ thống cơ sở dữ liệu. Tuyệt đối khụng tự ý xoỏ hoặc thay đổi thụng tin của tài liệu, hàng năm tiến hành đỏnh giỏ, xử lý chất lượng và chống xõm nhập của tỏc nhõn gõy hại. Cỏc hồ sơ, tài liệu điện tử đến hạn nộp lưu sẽ được chuyển giao đầy đủ cho bộ phận phụ trỏch lưu trữ phõn loại, lập mó số điện tử bảo quản trong hệ thống lưu trữ điện tử. Như vậy, chỳng ta sẽ giảm đi cụng đoạn tốn kộm số hoỏ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử.
Đầu tư kinh phớ thớch đỏng cho việc xõy dựng Phụng lưu trữ của Học viện trước mắt là để thực hiện cỏc mục tiờu sau:
Một là, xõy dựng kho lưu trữ tài liệu hiện đại với những trang thiết bị
hiện đại để bảo quản giữ gỡn tài liệu tốt, dễ thấy, dễ lấy, dễ tỡm khi khai thỏc tài liệu.
Hai là, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cỏn bộ cú trỡnh độ quản lý và nghiệp
vụ cao về cụng tỏc lưu trữ, cú kỹ năng sử dụng cỏc kỹ thuật hiện đại trong cụng tỏc lưu trữ.
Ba là, chi phớ cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng để lập hồ sơ đưa dữ
liệu vào mỏy phục vụ cho việc khai thỏc, sử dụng.