Cụng tỏc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho đó được cỏn bộ lưu trữ quan tõm đầu tư thời gian và cụng sức để xử lý và sắp xếp theo đỳng quy trỡnh nghiệp vụ, thường xuyờn kiểm tra chống mối mọt. Việc trang bị cỏc phương tiện phục vụ cụng tỏc bảo quản đó được sự quan tõm của cỏc cấp. Những năm gần đõy Ban Giỏm đốc và cỏc ban ngành chức năng đó quan tõm đầu tư như trang bị cho bộ phận lưu trữ cú phũng kho, giỏ đủ để chứa những văn bản tài liệu lưu trữ như mỏy điều hoà nhiệt độ, mỏy vi tớnh.
Hiện nay, Học viện đó bố trớ kho, giỏ, sắp xếp tài liệu lưu trữ, trang bị mỏy vi tớnh, mỏy in tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận lưu trữ trong cụng việc như xõy dựng mục lục hồ sơ tra cứu, cỏc văn bản giấy tờ khi phải liờn hệ với cơ quan cấp trờn.
Trong tỡnh hỡnh cơ sở vất chất của Học viện chưa đủ để trang cấp thiết bị nờn bộ phận lưu trữ đó mạnh dạn chủ động liờn hệ với Cục Lưu trữ Văn phũng Trung ương Đảng, cơ quan chủ quản ngành dọc về lưu trữ của Học viện xin được 2 chiếc mỏy điều hoà để trang bị cho kho.
Việc bảo vệ và duy trỡ nhiệt độ và độ ẩm trong kho đó được chỳ trọng, cửa ra vào và cửa sổ đó đạt yờu cầu, phũng kho đó được đặt tại đầu hồi nhà nờn thuận tiện cho việc thoỏng mỏt và khi cú sự cố khụng may xảy ra như chỏy nổ sẽ thuận tiện cho việc cứu hoả, ỏnh sỏng dự trong kho là ỏnh sỏng của đốn nờ ụng, cỏc thiết bị mỏy múc duy trỡ độ ẩm đó được trang bị nhưng nhỡn chung cơ sở vật chất đú cũn quỏ nghốo nàn.
2.6.2. Những hạn chế
Khi mới được thành lập, bộ phận lưu trữ chỉ cú một kho tài liệu nhỏ khoảng 15m2, trang thiết bị hầu như khụng cú gỡ ngoài hai giỏ dựng tài liệu tạm. Đến năm 1996 chuyển về Viện Thụng tin khoa học thỡ kho lưu trữ đặt ở một vị trớ tốt hơn, rộng 80 m2 tại tầng 3 lại ở hướng tõy nờn về mựa hố thỡ rất núng, ảnh hưởng đến việc bảo quản tài liệu. Hiện nay, kho lưu trữ Học viện được đặt tại tầng 2 và tầng 3 của nhà A4(nhà 3 tầng), tuy kho đó được đặt ở gần cầu thang nhưng lại ở cả 2 tầng khụng thuận lợi cho việc bảo quản và khai thỏc. Chẳng hạn vận chuyển giỏ nhụm vào kho bằng đường vũng mặt khỏc diện tớch trong kho cũn quỏ nhỏ so với khối tài liệu đang cú trong kho và trong tương lai sẽ cũn phải thu về cỏc khối tài liệu lớn hơn nữa thỡ khụng cũn chỗ để.
chữa chỏy, bỏo chỏy tự động… Do vậy, việc bảo quản tài liệu cũn gặp nhiều khú khăn, tỡnh trạng vật lý của văn bản xuống cấp nhanh chúng ảnh hưởng lớn đến chất lượng bảo quản cỏc văn bản lưu trữ.
Cỏc trang thiết bị chuyờn dựng đó được trang thiết bị đồng bộ loại giỏ nhụm hai mặt để đựng một loại cặp hộp tài liệu, tuy nhiờn khoảng cỏch giữa cỏc giỏ cũn hẹp vỡ diện tớch kho chật khụng thuận tiện cho việc đi lại tra tỡm tài liệu, cặp đựng tài liệu phần lớn là cặp 3 dõy. Cỏc thiết bị khỏc phục vụ cho cụng việc chỉnh lý tài liệu, nõng cấp tài liệu, giao dịch cụng việc với cỏc đơn vị thỡ thiếu nghiờm trọng.
Tỡnh trạng vật lý của nhiều văn bản rất kộm, cú những văn bản quan trọng như Quyết định thành lập cỏc Vụ, Viện hiện chỉ một bản, được giữ từ bốn mươi, năm mươi năm nay, nhiều bản đó rỏch nỏt, mất chữ, mờ chữ và ẩm mục. Đõy là hiện tượng rất đỏng bỏo động. Chưa cú chế độ bảo quản trong kho lưu trữ đủ tiờu chuẩn, phũng làm việc của nhõn viờn lưu trữ cũn cựng chung với phũng kho đó ảnh hưởng nhiều đến việc bảo vệ sức khoẻ cho người làm việc và bảo quản tài liệu.