Học viện( cú thu lệ phớ).
- Trưng bày triển lóm tài liệu lưu trữ cú giỏ trị.
3.4.3. Hoàn thiện cỏc cụng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Để phục vụ tra tỡm tài liệu được nhanh chúng kịp thời, chớnh xỏc cỏc thụng tin cú trong tài liệu lưu trữ thỡ hệ thống cụng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ở Học viện phải được nghiờn cứu, xõy dựng hoàn chỉnh. Ở Học viện mới chỉ ỏp dụng hai hỡnh thức: mục lục hồ sơ và bộ thẻ chuyờn đề. Cũn việc ỏp dụng hệ thống cụng nghệ thụng tin hiện đại để tra tỡm thỡ chưa được ỏp dụng.
- Mục lục hồ sơ cần hoàn thiện theo đỳng tiờu chuẩn của Cục Lưu trữ Nhà nước đó qui định tại Quyết định số 72- QĐ/KHKT ngày 02-8-1997.
- Biờn soạn sỏch chỉ dẫn kho lưu trữ.
- Nhập cơ sở dữ liệu để phục vụ cụng tỏc khai thỏc, sử dụng tài liệu lưu trữ trờn mạng Học viện.
3.5. NHểM GIẢI PHÁP VỀ HIỆN ĐẠI HOÁ CƠ SỞ VẬT CHẤT- KỸ THUẬT TRONG CễNG TÁC LƯU TRỮ THUẬT TRONG CễNG TÁC LƯU TRỮ
3.5.1 Đầu tư cơ sở vật chất- kỹ thuật vào cụng tỏc bảo quản tài liệu lưu trữ lưu trữ
Cơ sở vật chất-kỹ thuật trong cụng tỏc lưu trữ thực chất là phương tiện phục vụ cho việc giữ gỡn, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, vỡ vậy phải ỏp dụng cỏc biện phỏp khoa học kỹ thuật để cú điều kiện tốt đảm bảo an toàn và kộo dài tuổi thọ của tài liệu. Nú phải được dựa trờn cỏc yờu cầu chủ
yếu cho một kho lưu trữu, đú là: yờu cầu về xõy dựng mới một kho lưu trữ thỡ địa điểm để xõy kho cần phải chỳ ý đến điều kiện ngoại cảnh để đảm bảo an toàn tài liệu, yờu cầu về thiết kế, độ ẩm, nhiệt độ, ỏnh sỏng trong kho lưu trữ, cỏc thiết kế mỏy múc để duy trỡ độ ẩm, trang thiết bị phũng chỏy, nổ. Nếu kho lưu trữ được cải tạo từ phũng làm việc thỡ phải chọn những ngụi nhà cú thể đỏp ứng đến mức tối đa cỏc yờu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Bố trớ kho ở tầng 2 nhà A4 và khụng quỏ xa cầu thang để thuận tiện cho việc vận chuyển tài liệu về kho hoặc cú những sự cố xảy ra như chỏy, nổ thỡ cụng tỏc chữa chỏy cũng được đỏp ứng kịp thời. Thực hiện được những nội dung yờu cầu trờn thài cụng tỏc bảo quản tài liệu sẽ được phũng ngừa, bảo quản sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ một cỏch hiệu quả, phục vụ tốt nhu cầu của cụng tỏc lưu trữ. Vỡ thế cơ sở vật chất- kỷ thuật là một khõu khụng thể thiếu trong cụng tỏc lưu trữ, nú cú ý nghĩa quyết định cho sự hiện đại của một kho lưu trữ.
Hiện nay, hai kho lưu trữ của Học viện đang đặt ở tầng 2 và tầng 3 khụng thuận lợi cho việc vận chuyển cỏc trang thiết bị và tài liệu vào kho cũng như việc tổ chức sử dụng tài liệu. Vỡ vậy đề nghị lónh đạo Văn phũng cho chuyển kho tầng 3 xuống tầng 2 nhà A4; đề nghị khi cú dự ỏn xõy mới nhà điều hành Ban Giỏm đốc và lónh đạo Văn phũng Học viện chỳ ý sắp xếp cho bộ phận lưu trữ một khu giành riờng cho kho lưu trữ với những trang thiết bị hiện đại để bảo quản tài liệu lưu trữ.
Hiện tại đề nghị Học viện trang cấp mỏy hút bụi, mỏy hút ẩm, đặt bỡnh cứu hỏa cho cả hai kho và những mỏy múc thiết bị chuyờn dựng cần thiết cho một kho lưu trữ.
Trang bị đồng bộ gớa, cặp đựng tài liệu để từng bước hiện đại hoỏ tỏc tỏc cơ sở vật chất- kỹ thuật gúp phần quan trọng vào việc nõng cao chất lượng
tin. Gúp phần quan trọng cho việc đưa cụng tỏc lưu trữ của Học viện đi vào nề nếp và phỏt triển cựng với cỏc đơn vị khỏc trong Học viện đồng thời theo kịp được cụng tỏc lưu trữ của cỏc cơ quan trong cỏc ban Đảng núi riờng và đạt yờu cầu thời đại của cụng tỏc lưu trữ núi chung.