Học viện Chớnh trị quốc gia Hồ Chớ Minh đó ban hành Quy chế về cụng tỏc Văn thư- Lưu trữ ban hành kốm theo Quyết định 270/2002/ QĐ-HVCTQG ngày 27-5-2002 của Giỏm đốc Học viện. Tại Điều 6 quy định “Tất cả cỏn bộ, cụng chức trong cơ quan khi được giao giải quyết cụng việc cú trỏch nhiệm lập hồ sơ cụng việc mỡnh đó làm.
Thủ trưởng cỏc đơn vị cú trỏch nhiệm tổ chức thực hiện việc lập danh mục hồ sơ của đơn vị mỡnh giải quyết và chỉ đạo cỏn bộ trong đơn vị lập hồ sơ. Cuối năm, cỏc đơn vị đỏnh giỏ và xỏc định số hồ sơ nộp lưu hàng năm và hồ sơ xin gia hạn để lại đơn vị sử dụng” [ 22; 6].
Hiện nay, Học viện cú 2 kho lưu trữ nằm ở hai bộ phận là Văn phũng Học viện và Viện Thụng tin khoa học, do đú việc bổ sung, thu thập tài liệu lưu trữ cú những nột đặc thự riờng:
- Ở Bộ phận lưu trữ Văn phũng Học viện mỗi năm bổ sung, thu thập tài liệu lưu trữ một lần bằng cỏch gửi văn bản xuống cỏc đơn vị trong Học viện qui định nộp loại tài liệu gỡ, ngày giao nộp và thời hạn giao nộp tài liệu.Tài liệu thu thập, bổ sung ở đõy chủ yếu là cỏc văn bản về hoạt động hành chớnh của Học viện. Vớ dụ: Tài liệu của Vụ Quản lý đào tạo bao gồm:Cụng văn đi, đến về cụng tỏc đào tạo, cỏc thụng bỏo chiờu sinh, cỏc loại quyết định, tài liệu chủ yếu ở đõy nội dung phản ỏnh cụng tỏc đào tạo trong một năm của Vụ. Nhưng nhỡn, chung tài liệu thu thập về ở cỏc đơn vị trong Học viện cũn ở dạng bú gúi, chưa được lập hồ sơ hiện hành ở văn thư nếu cú lập thỡ cũng khụng đầy đủ. Nờn bộ phận lưu trữ Học viện phải chỉnh lý từ đầu rất vất vả và mất nhiều thời gian cụng sức để thu thập, chỉnh lý tài liệu để đưa vào sử dụng. - Ở Viện Thụng tin Khoa học việc thu thập, bổ sung tài liệu cho kho tài liệu khoa học quý hiếm được tiến hành thường xuyờn hàng tuần. Tài liệu được thu thập vào đõy bao gồm: Cỏc luận ỏn tiến sĩ, luận văn thạc sĩ của học viờn đó bảo vệ của nhiều năm, nội dung phỏn ỏnh cỏc lĩnh vực hoạt động của cỏc bộ, ban, ngành, địa phương trờn cả nước. Đõy là nguồn tài liệu quớ giỏ, là sự kế thừa của những cụng trỡnh nghiờn cứu của những người đi trước để phục vụ việc học tập, nghiờn cứu khoa học của học viờn và cỏn bộ giảng dạy ở Học viện. Mỗi thỏng Viện đó bổ sung, chỉnh lý tài liệu để đưa vào sử dụng hàng trăm quyển luận văn, luận ỏn cú giỏ trị.
Lónh đạo Học viện đó trang bị cỏc thiết bị như mỏy vi tớnh, mỏy tớnh xỏch tay, mỏy scan, mỏy phụ tụ... để cỏc đơn vị cú điều kiện bảo quản tài liệu hoạt động hàng ngày của đơn vị. Theo Quy chế của Học viện mỗi cỏ nhõn sau khi hoàn thành cụng việc phải lập hồ sơ cụng việc của mỡnh, nhưng trờn thực
cỏc đơn vị khụng kiểm tra, đụn đốc và khụng đầu tư kinh phớ vào cụng tỏc lưu trữ. Mặt khỏc do ý thức tự giỏc của thư ký ở cỏc cỏc vị chưa cao do trỡnh độ nhận thức chưa đầy đủ về cụng tỏc này.
Theo quy định của Học viện đến năm 2005, tất cả cỏc đơn vị trong Học viện. Cỏc loại cụng văn đi, đến đó được nhập vào mỏy vi tớnh. Do đú, cụng tỏc lưu trữ của Học viện những năm tới sẽ cú nhiều thuận lợi trong việc thu thập được đầy đủ tài liệu lưu trữ.
2.4.1.2.Những hạn chế
Cụng tỏc thu thập, bổ sung tài liệu ở Học viện chưa làm tốt vỡ tài liệu tập trung chưa đầy đủ về kho lưu trữ Học viện để đưa vào chỉnh lý hàng năm. Tỡnh trạng thực tế đú ở Học viện do nhiều nguyờn nhõn:
- Một số cỏn bộ nhận thức chưa đỳng và chưa đầy đủ về cụng tỏc lưu trữ và giỏ trị của tài liệu lưu trữ. Do đú chưa cú ý thức lập hồ sơ sau khi hoàn thành cụng việc chưa làm để đưa tài liệu lưu trữ vào khai thỏc, sử dụng.
- Chưa nghiờm tỳc thực hiện Quy chế về cụng tỏc Văn thư- Lưu trữ ban hành kốm theo Quyết định 270/2002/ QĐ-HVCTQG ngày 27-5-2002 của Giỏm đốc Học viện.
- Đối với cỏn bộ ở cỏc Vụ, Viện và cỏc đơn vị chức năng trong Học viện chỉ thực hiện nhiệm vụ mang tớnh chất cỏ nhõn của đơn vị, khụng đặt trong mối quan hệ tổng thể cỏc văn bản của Học viện. Nhiều cỏ nhõn và đơn vị cũn quan niệm tài liệu của đơn vị mỡnh thỡ mỡnh giữ, khụng nộp cho bộ phận lưu trữ, hoặc nếu nộp thỡ nộp những tài liệu khụng cú gớa trị hoặc khụng dựng nữa thỡ đem nộp. Một trỏch nhiệm khụng chỉ đối với cỏc thủ trưởng từng đơn vị mà cũn là của mọi cỏn bộ cụng nhõn viờn cú liờn quan đến giấy tờ tài liệu lưu trữ, phải tự giỏc lập hồ sơ sau khi đó hoàn thành cụng việc.