“Thống kờ tài liệu là sử dụng những phương phỏp và phương tiện thớch hợp để xỏc định rừ ràng và chớnh xỏc số lượng, thành phần tài liệu, tỡnh hỡnh và hệ thống bảo quản chỳng trong cỏc phũng kho lưu trữ” [15;145].
Hiện nay, cỏc loại cụng cụ thống kế tài liệu ỏp dụng trong cỏc kho lưu trữ được phõn làm 2 loại: cỏc sổ sỏch thống kờ chủ yếu(sổ nhập tài liệu, sổ xuất tài liệu, danh sỏch phụng, mục lục hồ sơ) và sổ sỏch thống kờ bổ trợ (sổ đăng ký mục lục hồ sơ, cỏc bộ thẻ, hồ sơ phụng, biờn bản kiểm tra tỡnh hỡnh tài liệu...). Việc ỏp dụng cỏc loại cụng cụ thống kờ này ở cỏc phũng, kho lưu trữ phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của từng cơ quan. Tuy nhiờn, cú một số cỏc cụng cụ thống kờ chủ yếu thường được ỏp dụng trong cỏc phũng, kho lưu trữ như sổ mục lục hồ sơ, sổ xuất và nhập tài liệu, cỏc bỏo cỏo thống kờ tổng hợp.
Căn cứ vào những văn bản chỉ đạo chung của Nhà nước về cụng tỏc này: Quyết định số 149-LB /CLT-TCTK ngày 23-10-1987 của Cục Lưu trữ Nhà nước và Tổng cục Thống kế về việc ban hành” Biểu mẫu bỏo cỏo thống kờ định kỳ hàng năm ỏp dụng cho ngành lưu trữ”. Học viện đó ban hành Quy
HVCTQG ngày 27-5-2002 để đụn đốc, nhắc nhở tất cả cỏc đơn vị ”Phũng lưu trữ, lưu trữ cỏc đơn vị phải cú sổ theo dừi và định kỳ (thỏng, quý, 6 thỏng) bỏo cỏo thủ trưởng cỏc đơn vị” [22;10].
Thực tế hiện nay, việc thống kế cũng như tra tỡm tài liệu ở Học viện chủ yếu dựa vào mục lục hồ sơ. Ngoài ra cú sổ theo dừi nhập tài liệu và bỏo cỏo tổng hợp hàng năm của Bộ phận lưu trữ gửi Cục lưu trữ Văn phũng Trung ương Đảng, Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước. Chỉ cú hai quyển mục lục hồ sơ (tương ứng với cỏc giai đoạn hỡnh thành tài liệu 1955-1997), giai đoạn từ 1997 đến nay chưa cú vỡ tài liệu chưa được chỉnh lý.
Qua kết quả trờn chỳng ta nhận thấy cụng tỏc thống kờ tài liệu ở Học viện chưa được thực hiện nghiờm tỳc.