Căn cứ vào tỡnh hỡnh khảo sỏt thực trạng cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở Học viện Chớnh trị quốc gia Hồ Chớ Minh. Chỳng tụi thấy đõy là một cụng tỏc nghiệp vụ cũn tồn tại nhiều hạn chế thiếu sút, đặc biệt là thiếu những cụng cụ thống kờ, tra cứu tài liệu cần thiết cho hoạt động của Học viện. Cụ thể như sau:
- Học viện cần quan tõm hơn nữa đến cụng tỏc thống kờ tài liệu lưu trữ của cơ quan vỡ hiện nay Bộ phận lưu trữ khụng thể bỏo cỏo số liệu chớnh xỏc về số liệu tài liệu đang lưu trong kho.
- Thể chế hoỏ cỏc quy định của Nhà nước về nghiệp vụ thống kờ tài liệu và xõy dựng cụng cụ tra cứu thực hiện cỏc qui định về mẫu” Sổ nhập tài liệu lưu trữ” (ban hành năm 1990), tiờu chuẩn ngành “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ”(ban hành năm 1997).
- Tiếp tục xõy dựng và hoàn thiện hệ thống cụng cụ tra cứu, thống kờ tài liệu một cỏch khoa học, đầu đủ theo đỳng quy định của Cục Văn thư-Lưu trữ Nhà nước để quản lý toàn bộ tài liệu thu về và chỉnh lý trong thời gian tới.
- Cỏc cụng cụ tra cứu mà Học viện cần ưu tiờn xõy dựng và hoàn thiện trước mắt là Mục lục hồ sơ. Mục lục hồ sơ phải đảm bảo đầy đủ cỏc thành phần gồm cú: tờ bỡa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời núi đầu, bảng chữ viết tắt, bảng kờ cỏc hồ sơ, bảng chỉ dẫn và phần kết thỳc( theo Quy định tiờu chuẩn ngành, mó số TCN- 04-1997), khắc phục sự thiếu sút trong những quyển Mục lục hồ sơ như đó xõy dựng trước đõy.
- Học viện nờn xõy dựng sỏch hướng dẫn kho lưu trữ vỡ nú cú tỏc dụng hướng dẫn cho người nghiờn cứu về nội dung tài liệu được bảo quản trong kho.
Song song với việc thiết lập cỏc cụng cụ thống kờ và tra cứu khoa học truyền thống, Học viện cũng cần tập trung đẩy mạnh hoạt động xõy dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu vào mỏy vi tớnh toàn bộ tài liệu trong phụng lưu trữ của Học viện. Cú như vậy thỡ hiệu quả của việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cỏc hoạt động nghiệp vụ cụng tỏc lưu trữ núi chung và nghiệp vụ thống kờ, tra tỡm tài liệu núi riờng mới đỏp ứng được cỏc yờu cầu thực tế trong tổ chức khoa học tài liệu đang đặt ra.
Để khắc phục những hạn chế trong việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đó phõn tớch ở chương II theo chỳng tụi Học viện cần giải quyết một số vấn đề sau:
- Bộ phận lưu trữ cần lập ngay bản kế hoạch trỡnh lónh đạo Văn phũng Học viện, Ban Giỏm đốc để chỉnh lý khối tài liệu cũn đang tồn đọng từ năm 1997-2006. Trong bản kế hoạch cần nờu rừ khối lượng tài liệu cần phải chỉnh lý, thời gian, dự trự người, kinh phớ để thực hiện.
- Cần tiến hành lập hồ sơ hàng năm ở cỏc bộ phận văn thư cơ quan: ở đõy phải tiến hành biờn mục và xỏc định giỏ trị tài liệu. Cú như vậy việc chỉnh
lý tài liệu ở Bộ phận lưu trữ cơ quan mới nhanh chúng, kịp thời, đỏp ứng được yờu cầu hiện nay, hồ sơ đưa vào lưu trữ cơ quan mới cú giỏ trị.
- Cụng tỏc chỉnh lý phải được tiến hành đồng bộ, cú kế hoạch nhằm thực hiện khõu phõn loại, xỏc định giỏ trị tài liệu một cỏch thống nhất.
- Cỏc tài liệu sau khi đó được hệ thống hoỏ cần phải được thống kờ trong cỏc mục lục một cỏch thống nhất cho từng đơn vị hoặc cả phụng.
- Cấp kinh phớ để chỉnh lý khối tài liệu giai đoạn 1997-2006 để đưa vào khai thỏc, sử dụng.
3.4. NHểM GIẢI PHÁP VỀ TỔ CHỨC VIỆC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở HỌC VIỆN