b) Hiệu lực quản lý nguồn nhân lực
1.3.2. Tuyển dụng
1.3.2.1. Khái niệm tuyển dụng
Tuyển dụng gồm thông tin cho những người có thể có những năng lực phù hợp với chức vụ đang trống; khuyến khích những người này nộp đơn dự tuyển; thu nhận thông tin về những ứng cử viện: lựa chọn những người phù hợp nhất với nhu cầu công việc.
Ý nghĩa của tuyển dụng: Hoạt động tuyển dụng, lựa chọn và hòa nhập tổ chức có chức năng đảm bảo đạt được một nguồn nhân lực có khả năng và động lực, đủ tiềm năng cần thiết để đóng góp hiệu quả vào việc thực hiện các
nhiệm vụ của tổ chức. Việc xác định các nhu cầu thực tế, chỉ định các mục tiêu phân tích công việc bao gồm các yếu tố riêng của tuyển dụng. Đến lượt nó, lựa chọn bao gồm việc chọn ra, giữa một tập hợp các ứng viên tiềm năng, người được đáng giá là có khả năng nhất để đảm nhiệm hiệu quả công công việc hoàn thành.
Yêu cầu của tuyển dụng:
- Thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức;
- Tuyển chọn những người có trình độ chuyên môn phù hợp nhất với yêu cầu công việc;
- Tuyển chọn được người thông minh, sáng tạo, năng động và nhiệt tình với công việc;
- Tuyển chọn những người có kỹ thuật; trung thực, gắn bó với công việc và với tổ chức;
- Có sức khỏe tốt, có khả năng làm việc lâu dài.
1.3.2.2. Tuyển mộ nhân lực
Khái niệm và tầm quan trọng của tuyển mộ nguồn nhân lực:
Tuyển mộ là quá trình nhằm thu hút những người có khả năng từ các nguồn khác nhau trong xã hội nộp đơn xin việc và muốn gia nhập vào tổ chức.
Để có thể thu hút được đông đảo người lao động đến nộp đơn thì tổ chức phải có đầy đủ khả năng. Đồng thời muốn tiết kiệm thời gian cũng như các chi phí thì các nỗ lực tuyển mộ chủ yếu tập trung vào những người nộp đơn mà đáp ứng được các yêu cầu cơ bản tối thiểu cần phải có. Chiến lược và kế hoạch nguồn nhân lực chỉ ra số lượng nhân lực còn thiếu để đáp ứng kế hoạch mở rộng của tổ chức.
Quá trình tuyển mộ sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của quá trình tuyển chọn. Để có hiệu quả quá trình tuyển mộ nên theo sát các chiến lược và các kế hoạch nguồn nhân lực.
Xác định đặc điểm và yêu cầu của công việc cần tuyển mộ:
Đây là quá trình thu thập và xử lý thông tin nhằm tìm ra các yêu cầu, tiêu chuẩn cụ thể cho một công việc cần tuyển mộ. Và khi xác định được những yêu cầu tối thiểu về công việc đó thì ứng viên sẽ tự kiểm tra xem đã phù hợp với các yêu cầu đó hay không.
Các nội dung của phân tích công việc hiện tại cần tuyển mộ gồm các nội dung:
- Điều tra những nhân lực hiện tại đang thực hiện công việc về thứ tự quan trọng của các nhiệm vụ, yêu cầu công việc và sắp xếp chúng.
- Phỏng vấn nhân lực hiện tại đang thực hiện công việc để có thể thu được những thông tin mô tả cụ thể về công việc sẽ cần tuyển mộ.
- Lập ma trận kiến thức, kỹ năng, khả năng cần thiết đối với các nhiệm vụ cụ thể của công việc cần tuyển mộ và từ đó đưa ra được các yêu cầu cần thiết cho công việc cần tuyển mộ.
Các nguồn và phương pháp tuyển mộ nhân lực:
Khi yêu cầu công việc đòi hỏi cần phải tuyển thêm người, thì các tổ chức có thể xem xét đến nguồn lao động ở bên trong tổ chức cũng như bên ngoài tổ chức.
Nguồn bên trong tổ chức thì tuyển mộ thường dưới dạng thăng tiến hoặc lưu chuyển nhân lực. Nguồn này có ưu điểm là lãnh đạo hiểu tính cách và tài năng của từng người; người lao động dễ thích nghi với môi trường làm việc và đồng thời cũng tiết kiệm chi phí so với tuyển mộ bên ngoài.
Nguồn bên ngoài thì có thể là do nhân viên bạn bè người thân giới thiệu; ứng cử viên có thể là nhân viên cũ do trước đây bị sa thải, giảm biên chế hoặc bị dừng việc; sinh viên từ các trường đại học và cao đẳng trung cấp…
Các phương pháp tuyển mộ gồm có:
- Quảng cáo. Đưa ra các thông báo tuyển mộ trên các phương tiện thông tin đại chúng. Bản thông báo này có các thông tin về nhiệm vụ công việc và các yêu cầu cần phải có.
- Cử các chuyên viên đến các trường hoặc các cơ quan tuyển dụng sinh viên thực tập hoặc giới thiệu những người mà phù hợp với những tiêu chuẩn cần tuyển mộ của tổ chức.
- Phương pháp thu hút căn cứ vào các thông tin trong lý lịch của từng cá nhân người lao động. Trong bảng lý lịch này thường có các thông tin như: các kỹ năng hiện có, trình độ giáo dục đào tạo, quá trình làm việc đã trải qua, kinh nghiệm nghề nghiệp và các yếu tố khác liên quan đến phẩm chất cá nhân của người lao động cần tuyển mộ.
1.3.2.3. Quá trình tuyển chọn nhân lực
Khái niệm và tầm quan trọng của tuyển chọn nhân lực:
Nếu như tuyển mộ là việc tập trung thu hút các ứng viên lại thì tuyển chọn là việc xem xét và quyết định xem trong số các ứng viên ấy ai là người hội đủ những tiêu chuẩn làm việc cho tổ chức.
Quá trình tuyển chọn nhân lực là một khâu hết sức quan trọng giúp các nhà quản lý đưa ra được các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất. Nó là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để có thể tìm được những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ. Tuyển chọn tốt cũng giúp cho tổ chức giảm được các chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng như tránh được các thiệt hại, rủi ro trong quá trình thực hiện công việc.
Quá trình tuyển chọn nhân lực
Quá trình tuyển chọn nhân lực sẽ sàng lọc loại bỏ những ứng viên không đủ điều kiện đi tiếp các bước tiếp theo. Số lượng các bước trong quá trình tuyển chọn không phải là cố định mà nó tùy thuộc vào mức độ phức tạp của công việc, có công việc chỉ trải qua một đến hai bước của quá trình tuyển chọn nhưng lại có công việc có đến rất nhiều bước mới tuyển được người phù hợp với vị trí cần cho tổ chức.
Thông thường quá trình tuyển chọn gồm các bước sau:
Bước 1: Nhận hồ sơ xin việc
Hồ sơ xin việc gồm có lý lịch, các thông tin về cá nhân, quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc, nguồn thẩm tra về công việc cá nhân và đơn xin việc.
Đơn xin việc đề cập đến các công việc trong quá khứ, công việc hiện tại. Đây là hình thức để đánh giá xem các ứng viên có thỏa mãn công việc cụ thể không? Có cần cho tổ chức hay không?
Bước 2: Vòng sơ tuyển
Kiểm tra lý lịch của các ứng viên, xem xét đánh giá kiểm tra kết quả lao động, phần thưởng hình phạt trong quá khứ nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình tuyển chon. Sau đó tiến hành sàng lọc loại bỏ những hồ sơ không đạt yêu cầu.
Bước 3: Các trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn
Việc này nhằm giúp các nhà tuyển chọn nắm được các yếu tố tâm lý, những kỹ năng đặc biệt khác của các ứng viên khi mà các thông tin về nhân sự khác không cho ta biết được một cách chính xác và đầy đủ về các ứng viên đó. Và để nắm rõ hơn về năng lực của từng ứng viên thì nhà tuyển dụng có thể đưa ra những bài trắc nghiệm mà có liên quan đến công việc và nghiên cứu về công việc đó.
Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn
Phỏng vấn tuyển chọn là quá trình giao tiếp bằng lời giữa người tuyển chọn và ứng viên xin việc. Đây là một trong những phương pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết định tuyển chọn của nhà tuyển dụng.
Mục tiêu của phỏng vấn trong tuyển chọn là để thu thập thông tin về người xin việc, cung cấp các thông tin về tổ chức cho người xin việc, thiết lập quan hệ, tăng khả năng giao tiếp và nắm bắt được các thông tin cần thiết cho tổ chức.
Hiện nay, có rất nhiều hình thức phỏng vấn để thu thập thêm thông tin hư: phỏng vấn theo mẫu, phỏng vấn theo tình huống, phỏng vấn theo mục tiêu, phỏng vấn không có hướng dẫn, phỏng vấn theo nhóm, phỏng vấn hội đồng, phỏng vấn căng thẳng …
Thành phần tham gia phỏng vấn gồm có
+ Phụ trách về nhân sự và tuyển dụng của tổ chức: đây là những người có chuyên môn nghiệp vụ trong vấn đề tuyển dụng.
+ Người phụ trách trực tiếp của ứng cử viên: là người hiểu biết tốt về chuyên môn và nên là người ra quyết định.
+ Lãnh đạo cao nhất của tổ chức: thường chỉ tham gia vào những công việc quan trọng hoặc những công việc làm việc trực tiếp với lãnh đạo.
Bước 5: Tham gia công việc (Thử việc)
Những người xin việc luôn có kỳ vọng về một công việc hoàn hảo và có sự thỏa mãn về công việc, do đó nếu tạo sự thất vọng đối với công việc do không có đầy đủ thông tin thì sẽ gây rất nhiều bất lợi cho người mới đến nhận công việc. Vì vây, để tạo điều kiện cho những người xin việc đưa ra các quyết định cuối cùng về việc làm thì tổ chức có thể cho những ứng viên tham quan hoặc nghe giải thích đầy đủ về các công việc mà sau này khi được tuyển dụng họ sẽ phải làm. Từ đó giúp họ hình dung về công việc họ sẽ làm trong tổ chức.
Bước 6: Ra quyết định
Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên đây và các thông tin tuyển dụng cấn thiết thì hội đồng tuyển chọn sẽ ra quyết định tuyển dụng đối với người xin việc. Khi đã có quyết định tuyển dụng thì người lao động cần tiến hành ký kết hợp đồng lao động và thỏa ước lao động để tránh tình trạng có những vi phạm trong lao động sau này.
1.3.2.4. Định hướng nhân viên mới
Định hướng nhân viên mới là một quá trình giúp đỡ những nhân viên mới làm sao để thích nghi và phù hợp với bộ phận hay tổ chức mà họ sẽ làm việc.
Thông thường, định hướng nhân viên mới là một hoạt động hầu như không được lập kế hoạch hay lập kế hoạch sơ sài và không chính thức. Nhưng việc định hướng nhân viên mới là rất cần thiết nhằm sớm tạo ra hiệu quả trong công việc.
Các chương trình hội nhập vào môi trường làm việc sẽ được đưa ra và thực hiện từng bước để nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức là hòa nhập nhân lực vào môi trường làm việc của tổ chức, từ đó từng bước tiến đến làm cho nhân viên mới có thể tự làm được công việc một cách độc lập.
Một chương trình định hướng nhân viên mới bao gồm giới thiệu các vấn đề cơ bản của tổ chức:
- Chương trình tổng quát: Giới thiệu tổng quát về tổ chức, các nội quy tại nơi làm việc, quy định chính sách chủ yếu, chế độ lương bổng, phúc lợi…
- Chương trình chuyên môn: Giới thiệu chức năng của các phòng ban, nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc, các quy định đối với công việc, tham quan đơn vị, phòng ban, giới thiệu với đồng nghiệp…
- Theo dõi và đánh giá: Các bộ phận nhân lực phối hợp với các bộ phận khác theo dõi nhân viên mới nhằm động viên nhân viên mới và trả lời thắc mắc của họ …
+ Lưu chuyển nhân lực:
Lưu chuyển nhân lực là một việc di chuyển lao động từ một vị trí công việc này sang một công việc khác hoặc vị trí khác. Việc lưu chuyển nhân lực liên quan đến lưu chuyển nội bộ và đề bạt; và các hoạt động khác như: sa thải lao động, nghỉ hưu, kết thúc hợp đồng hay nghỉ việc, chết…
Lưu chuyển nhân lực nội bộ:
Lưu chuyển nội bộ là thuyên chuyển nhân lực từ một bộ phận, một công việc sang một bộ phận hoặc công việc khác theo yêu cầu của tổ chức. Lưu chuyển nội bộ có thể do các nguyên nhân như: đáp ứng yêu cầu mở rộng tổ chức hoặc đáp ứng nhân lực cho một bộ phận nào đó do tính cao điểm của hoạt động, dư thừa nhân lực ở bộ phận này nhưng lại thiếu ở bộ phận khác; để cắt giảm hoặc hợp lý chi phí nguồn nhân lực của tổ chức, sử dụng đúng năng lực hoặc kích thích linh hoạt của người lao động làm cho họ có thể thích hợp với nhiều công việc của tổ chức.
Đề bạt:
Đề bạt là việc đưa nhân lực vào một vị trí việc làm mới có vị trí cao hơn, chức vụ cao hơn, trách nhiệm cao hơn và có tiền lương cao hơn. Đồng thời ở vị trí mới này, người lao động cũng có cơ hội phát triển hơn.
Đề bạt có hai dạng:
+ Đề bạt thẳng: chuyển nhân lực từ một vị trí làm việc hiện tại tới một vị trí cao hơn trong cùng một bộ phận và trong nội bộ.
+ Đề bạt ngang: Chuyển nhân lực từ một vị trí làm việc ở một bộ phận này đến một vị trí khác có cấp bậc cao hơn hoặc tương đương ở một vị trí khác trong tổ chức hoặc trong cùng ngành nghề lĩnh vực.
Để quá trình đề bạt có kết quả tốt và có tác dụng tích cực, tổ chức cần niêm yết công khai cần có các chính sách hợp lý, khuyến khích sự phát triển của các các nhân.
Nghỉ hưu:
Phần lớn những cán bộ công nhân viên khi đã quá tuổi lao động theo quy định của Luật lao động thì sẽ được tổ chức cho nghỉ và thay thế vị trí đó bằng một nhân lực mới. Việc này tạo điều kiện cho nguồn nhân lực mới có cơ hội thăng tiến trên con đường sự nghiệp của họ.
Nghỉ hưu có nhiều hình thức khác nhau như: nghỉ hưu hoàn toàn/ nghỉ hưu không hoàn toàn; nghỉ hưu tự nguyện/ nghỉ hưu không tự nguyện.
Nghỉ việc:
Nghỉ việc là việc tổ chức cho dừng công việc của nguồn nhân lực lại. Nghỉ việc có nhiều dạng như: sa thải lao động, cắt giảm số lượng lao động hay xin thôi việc của người lao động.