Qua phân tích trên chúng ta thấy vai trò của nguồn lực thông tin rất quan trọng, không thể thiếu được trong bất kỳ cơ quan thông tin, truyền thông nào. Đặc biệt, DNTT Vĩ An đang hoạt động trong môi trường cạnh tranh khốc liệt với các doanh nghiệp khác. Do đó để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình, DNTT Vĩ An cần phải đảm bảo được những yêu cầu cơ bản nhất nhằm tạo được uy tín của doanh nghiệp, đảm bảo chất lượng các dịch vụ, đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng tin. Vì vậy, những yêu cầu đặt ra đối với doanh nghiệp trong giai đoạn trước mắt cụ thể như là:
- Nguồn lực thông tin phải đa dạng, phong phú, nội dung đảm bảo các yêu cầu của người dùng tin, phù hợp với đối tượng người dùng tin;
- Đa dạng hóa hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin để đáp ứng tối đa nhu cầu tin ngày càng phong phú của người dùng;
- Tuân thủ theo những tiêu chí, nguyên tắc, yêu cầu chuẩn về thuật ngữ, nghiệp vụ để có thể chia sẻ, liên thông và khai thác nguồn thông tin;
- Đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào các khâu nghiệp vụ để nâng cao hiệu quả.
38
Chương 2
THỰC TRẠNG NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP TRUYỀN THÔNG VĨ AN 2.1. Xây dựng nguồn lực thông tin tại Vĩ An
2.1.1. Tiêu chí xây dựng nguồn lực thông tin
DNTT chuyên cung cấp thông tin cũng giống như bất cứ cơ quan thông tin nào đều phải xác định diện bổ sung của đơn vị mình. Diện bổ sung được thể hiện cụ thể trong chính sách phát triển nguồn tin. Như chúng ta đã biết, chính sách phát triển nguồn tin là một tài liệu quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ một cơ quan thông tin nào. Đó là văn bản để xác định để xác định phương hướng phát triển nguồn lực thông tin cùng các quy định, quy chế, thủ tục lựa chọn tài liệu, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với khả năng tài chính cũng như đạt hiệu quả tối đa trong phục vụ nhu cầu tin của người dùng tin. Chính sách phát triển nguồn lực thông tin là công cụ lập kế hoạch và là công cụ làm việc hàng ngày của cán bộ bổ sung, nó là kim chỉ nam cho các hoạt động xây dựng nguồn lực thông tin. Chính sách phát triển nguồn tin xác định những nhu cầu trước mắt và lâu dài của người dùng tin, đặt ra những ưu tiên trong sự phân bổ kinh phí để đáp ứng yêu cầu của họ. Chính sách phát triển nguồn tin thiết lập những tiêu chuẩn chất lượng cho việc lựa chọn và thanh lọc tài liệu. Chính sách phát triển nguồn tin làm giảm tính chủ nghĩa cá nhân khi lựa chọn tài liệu, giúp đảm bảo tính liên tục và nhất quán trong bộ sưu tập khi cán bộ bổ sung và ban lãnh đạo có sự thay đổi. Qua đó, chúng ta thấy, chính sách phát triển nguồn tin là văn bản hết sức quan trọng đối với bất cứ cơ quan thông tin nào.
Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế tại DNTT Vĩ An, doanh nghiệp này chưa xây dựng được chính sách phát triển nguồn tin. Việc xây dựng diện bổ sung còn hết sức đơn giản. Doanh nghiệp dựa trên nhu cầu đã thỏa thuận với
39
khách hàng để đưa ra các tiêu chí lựa chọn thông tin. Sau đó, những biên tập viên sẽ dựa trên các tiêu chí này để lựa chọn thông tin.
Ví dụ: Tiêu chí của bản tin dầu khí là: những thông tin về chính sách quản lý mới của nhà nước về lĩnh vực dầu khí, các tin hoạt động của tập đoàn dầu khí, thông tin về các dự án của ngành dầu khí, về nhân lực của ngành dầu khí, thông tin về giá cả xăng, dầu trên thị trường trong nước và thế giới, hoạt động của các tập đoàn dầu khí quốc tế…
2.1.2. Các loại hình tài liệu
Dựa trên các tiêu chí được đưa ra cho mỗi khách hàng cụ thể, Vĩ An sẽ lựa chọn các nguồn thu thập thông tin khác nhau. Nguồn lực thông tin của Công ty Vĩ An được xây dựng từ đa dạng các đầu báo và tạp chí giấy cũng như báo điện tử cả tiếng Việt và tiếng Anh. Hình thức bổ sung chủ yếu thông qua việc mua tài liệu, mua tin tức từ các nhà xuất bản, hãng thông tấn xã. Bên cạnh đó cũng có một số nguồn tin được khai thác miễn phí từ các website.
2.1.2.1. Các nguồn tài liệu in
Về tài liệu in, Vĩ An xây dựng nguồn lực thông tin dựa trên hơn 200 tên báo và tạp chí. Các đầu báo chủ yếu là các xuất bản phẩm trong nước, các loại báo in phát hành hàng ngày, hàng tuần. Nguồn tài liệu in đầu tiên của doanh nghiệp là những báo, tạp chí của các cơ quan Đảng và Nhà nước như báo Lao Động, Nhân Dân; Tuổi Trẻ, Hà Nội Mới, Sài Gòn Giải Phóng, Quân Đội Nhân Dân, Người Đại Biểu Nhân Dân….Tiếp theo là những báo, tạp chí mang tính chất chuyên ngành như: Kinh tế Việt Nam và thế giới của Thông tấn xã Việt Nam, Tạp chí Dầu khí, Báo Bưu Điện Việt Nam, Tạp chí Ô tô – Xe máy…Ngoài ra, diện bổ sung của doanh nghiệp còn có những báo tiếng anh như Thanh Nien Daily, Vietnam News, Saigon Times Daily, Vietnam Business Forum…
Bên cạnh đó, chiếm một số lượng lớn trong tài liệu in còn có các đầu báo địa phương như: An Giang, Bà Rịa - Vũng Tàu, Bình Dương, Bình Định,
40
Bình Thuận, Cần Thơ, Đắc Lắk, Đồng Nai, Gia Lai, Hà Tĩnh, Hải Phòng, Khánh Hoà, Kon Tum, Quảng Ninh, Thái Bình, Thái Nguyên, Vĩnh Phúc… (danh mục các tài liệu giấy xem phụ lục số 1)
Hiện nay nguồn tài liệu in của Vĩ An có tổng cộng 12.200 bản, trong đó có khoảng 130 tên báo và 70 tên tạp chí.
2.1.2.2. Các nguồn thông tin trên mạng
Hàng năm nguồn lực thông tin của Vĩ An không ngừng được tăng lên và thường xuyên được cập nhật, bổ sung từ nhiều nguồn khác nhau thông qua mạng internet.
Đối với nguồn thông tin trên mạng, Vĩ An chủ yếu khai thác thông tin từ các website của các bộ ban ngành, các trang website điện tử của các loại báo giấy. Với tốc độ phát triển ngày càng mạnh mẽ của CNTT và viễn thông, tốc độ lan truyền thông tin trên các website điện tử càng diễn ra mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Nắm bắt được lợi thế đó cùng với nghiệp vụ sẵn có của đội ngũ cán bộ công nhân viên, Vĩ An đã nhanh chóng khai thác được một khối lượng lớn thông tin từ các website khác nhau để xây dựng nguồn lực thông tin của mình. Cho đến nay, hình thức khai thác thông tin trên các webstie vẫn dưới hình thức miễn phí.
Mạng internet ra đời đã trở thành nguồn cung cấp thông tin khổng lồ của nhân loại và mang tính cập nhật cao. Nó chứa một khối lượng lớn thông tin về các lĩnh vực từ kinh tế xã hội, khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo….Internet là công cụ đắc lực giúp người dùng tin truy cập đến các CSDL trực tuyến, sách báo, tạp chí điện tử. ( Danh mục các tài liệu điện tử xem phụ lục số 2)
2.1.2.3. Các nguồn quốc tế
Bên cạnh việc khai thác thông tin trên các trang website trong nước, DNTT Vĩ An còn khai thác thông tin từ các nguồn quốc tế như:
41
www.reuters.com; www.bloomberg.com, www.cnn.com, www.afp.com,
www.bbc.co.uk...
2.1.3. Nội dung nguồn tài liệu
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm người dùng tin và đặc điểm nhu cầu tin, DNTT Vĩ An đã lựa chọn được nguồn tài liệu khá đầy đủ, phù hợp với những tiêu chí nói trên.
Trước hết, tài liệu của DNTT Vĩ An là những đầu báo và tạp chí phản ánh tình hình kinh tế, chính trị, xã hội do cơ quan Đảng và Nhà nước phát hành như: báo Lao Động, Nhân Dân, Tuổi Trẻ, Tiền Phong, Người Đại Biểu Nhân Dân…Tiếp đó là những tài liệu về kinh tế, tài chính, bất động sản cũng chiếm một số lượng lớn như: Kinh tế đô thị, Kinh tế hợp tác, Kinh tế Việt Nam và thế giới, Thông tin Kinh doanh và Tiếp thị, Thị trường Bất động sản…Bên cạnh đó là những tài liệu về CNTT, công nghiệp, nông nghiệp, ô tô, xe máy, quản lý cũng chiếm số lượng khá lớn trong nguồn tài liệu của DNTT Vĩ An.
Từ nguồn bổ sung 200 tài liệu in và khoảng 200 tài liệu điện tử, nội dung nguồn tài liệu của Vĩ An được thể hiện qua bảng thống kê 2.1.:
Bảng 2.1: Nội dung nguồn tài liệu
Nội dung tài liệu Số lượng tên tài liệu in Tỷ lệ (%) Số lượng tài liệu điện tử Tỷ lệ (%) Chính trị - Xã hội 55 27.5 60 30
Công nghệ thông tin 25 12.5 14 7
Công nghiệp 28 14 25 12.5
Kinh tế 47 23.5 53 26.5
Nông nghiệp 18 9 10 5
Ô tô – xe máy 10 5 28 14
42
Chính trị - Xã hội Công nghệ thông tin Công nghiệp Kinh tế Nông nghiệp Ô tô - Xe máy Khác
Từ những số liệu trên nội dung nguồn tài liệu của Vĩ An có thể được thể hiện thông qua biểu đồ sau:
Biểu đồ: 2.1. Nguồn tài liệu in
Chính trị - Xã hội Công nghệ thông tin Công nghiệp Kinh tế Nông nghiệp Ô tô - Xe máy Khác
Biểu đồ 2.2. Nguồn tài liệu điện tử
Về ngôn ngữ tài liệu, nguồn tài liệu của DNTT Vĩ An chủ yếu bằng tiếng Việt và tiếng Anh, bên cạnh một số ít tài liệu bằng tiếng Trung và tiếng Pháp. Thành phần ngôn ngữ tài liệu được thể hiện ở bảng 2.2.
Bảng 2.2. Thành phần ngôn ngữ của tài liệu
Ngôn ngữ Số lượng (bản) Tỷ lệ (%)
Tiếng Việt 11.380 93,3
Tiếng Anh 743 6,1
Tiếng Pháp 30 0,2
43
2.1.4. Bổ sung nguồn tài liệu
Nguồn tài liệu bổ sung của DNTT Vĩ An chủ yếu bằng phương thức mua. Các phương thức bổ sung khác như trao đổi, tặng biếu hay thu nhận từ các nguồn khác là hầu như không có.
Là một doanh nghiệp tư nhân do đó nguồn kinh phí bổ sung đều do doanh nghiệp tự chi phí. Lượng kinh phí tăng dần theo từng năm. Kinh phí cho việc bổ sung tài liệu trung bình hàng năm khoảng 48 triệu đồng. Với nguồn kinh phí như vậy, Vĩ An rất coi trọng việc đầu tư phát triển nguồn lực thông tin, cũng chính vì doanh nghiệp nhận thức được rằng: nguồn lực thông tin chính là sức mạnh để doanh nghiệp tồn tại và cạnh tranh với các đối thủ khác. Vì vậy, việc lập kế hoạch bổ sung là cần thiết, trên cơ sở theo dõi, tổng hợp, đánh giá nhu cầu tin của người dùng tin đối với từng thể loại, nội dung tài liệu mà người dùng tin yêu cầu, hoặc đặt hàng.
Theo điều tra của chúng tôi, từ 2005 kinh phí bổ sung được thực hiện như trong bảng 2.3:
Bảng 2.3: Kinh phí bổ sung tài liệu
Năm
Loại hình Giá thành (Đvị
tính: triệu đồng) Báo, tạp chí
(tên)
Tin mua từ Thông tấn xã Việt Nam (tin)
2005 80 – 100 10.800 47
2006 100 10.800 48
2007 100 10.800 48
2008 150 14.400 72
2009 180 18.000 72
Qua phân tích biểu đồ trên có thể nhận thấy kinh phí dành cho việc bổ sung vốn tài liệu của DNTT Vĩ An tăng lên theo từng năm. Từ năm 2007 có 48 triệu đồng đến năm 2008 kinh phí bổ sung đã tăng lên 72 triệu
44
đồng, tăng 1,5 lần. Hàng năm, doanh nghiệp dựa trên nhu cầu thông tin của khách hàng để bổ sung vốn tài liệu phù hợp, đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin.
2.1.5. Liên thông và chia sẻ nguồn tài liệu
Mặc dù là một đơn vị thông tin song hiện nay DNTT Vĩ An vẫn chưa thực hiện việc liên thông và chia sẻ nguồn tài liệu với bất kỳ doanh nghiệp hay cơ quan, tổ chức thông tin nào trong và ngoài lĩnh vực. Điều này có thể hạn chế việc làm phong phú, đa dạng nguồn lực thông tin cho DNTT này bởi việc liên thông và chia sẻ nguồn tài liệu đem lại rất nhiều lợi ích cho chính các cơ quan thông tin. Cụ thể như: Xây dựng một nguồn lực thông tin đầy đủ về số lượng, phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức; Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng các nguồn tài liệu để đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin; Tránh xây dựng, bổ sung trùng lặp các nguồn tài liệu điện tử; Tiết kiệm kinh phí cho doanh nghiệp.
2.2. Tổ chức khai thác nguồn lực thông tin tại Vĩ An
2.2.1. Công cụ quản lý nguồn lực thông tin
Để khảo sát nguồn lực thông tin của doanh nghiệp, chúng ta sẽ xem xét nguồn lực thông tin theo từng nhóm cụ thể. Trong khuôn khổ luận văn này, chúng ta sẽ dựa trên tiêu chí về trạng thái vật lý để khảo sát đối tượng. Nếu dựa trên tiêu chí trạng thái vật lý, nguồn lực thông tin sẽ được chia thành hai dạng: đó là vật mang tin truyền thống trên giấy và vật mang tin dạng phi văn bản – dạng điện tử.
Trước hết, đối với vật mang tin dạng phi văn bản – dạng điện tử: DNTT Vĩ An sử dụng hệ quản trị văn phòng Microsoft Office để quản lý nguồn lực thông tin. Thông tin được tổ chức và lưu trữ dưới dạng các tệp dữ liệu. Các tệp dữ liệu lưu trữ thông tin thư mục về các tài liệu cần quản lý.
Ví dụ: Trong thư mục Bản tin 2009: có thư mục con Bản tin ngành và Bản tin địa phương.
45
Hình 2.1: Minh họa cách sắp xếp thư mục 1
Các tệp được tổ chức theo hình thức tệp kế tiếp, nghĩa là tệp được trình bày thành một dãy các thư mục liên tiếp, để đọc một thư mục, ta phải lần lượt đọc các thư mục trước đó. Mỗi thư mục lại được chia nhỏ theo thời gian để quản lý. Trong thư mục Bản tin địa phương lại chia thành các thư mục con như: Tháng 1, Tháng 2, Tháng 3…Rồi tiếp theo, trong mỗi tháng sẽ có các thư mục con như: An Giang, Binh Dương, Thái Bình…Trong mỗi thư mục con này sẽ chứa các file thông tin tổng hợp từng ngày.
Hình 2.2: Minh họa cách sắp xếp thư mục 2
Cũng tương tự như vậy đối với thư mục con Bản tin ngành, sẽ có các thư mục con như: Công Thương, Lãnh đạo, Kinh tế, Dầu khí, Dịch vụ, Ô tô…
46
Hình 2.3: Minh họa cách sắp xếp thư mục 3
Mỗi biểu ghi sẽ được lưu dưới dạng Word hoặc PDF tùy theo yêu cầu của khách hàng.
Doanh nghiệp sử dụng mạng nội bộ LAN với hệ thống máy chủ và máy trạm để quản lý các nguồn lực thông tin này. Mỗi sản phẩm thông tin đều được lưu một bản ở máy tính cá nhân của mỗi biên tập viên và một bản ở máy chủ. Mỗi biên tập viên sau khi hoàn thành bản tin của mình thì lưu lên máy chủ theo vị trí bản tin đã được xác định trên mô hình cây thư mục. Máy chủ chứa đầy đủ mọi sản phẩm thông tin của doanh nghiệp, ở mỗi máy trạm chỉ chứa sản phẩm thông tin mà người đó phụ trách.
47
Đối với thông tin trên website, việc quản lý được thông qua một đơn vị viễn thông. Công ty viễn thông này sẽ cung cấp cho DNTT một account và password để truy cập vào website của mình. Hàng ngày, nhân viên phụ trách website sẽ cập nhật thông tin lên các mục của website.
Đối với tài liệu dạng văn bản – giấy in: mặc dù doanh nghiệp có nguồn tài liệu là báo và tạp chí in rất phong phú và đa dạng song doanh nghiệp chưa quan tâm tới việc tổ chức quản lý và khai thác hồi cố. Sau khi đã khai thác xong các thông tin trên mỗi tờ báo, tạp chí, số tài liệu này sẽ được sắp xếp theo từng ngày trên một giá kệ và chỉ sau hai tuần số báo ở giá kệ sẽ được xếp vào kho. Việc sắp xếp không có tổ chức gây rất nhiều khó khăn cho doanh nghiệp khi khách hàng có một yêu cầu đột xuất về tài liệu gốc đã qua sử dụng.
2.2.2. Phương thức khai thác thông tin