Để khảo sát nguồn lực thông tin của doanh nghiệp, chúng ta sẽ xem xét nguồn lực thông tin theo từng nhóm cụ thể. Trong khuôn khổ luận văn này, chúng ta sẽ dựa trên tiêu chí về trạng thái vật lý để khảo sát đối tượng. Nếu dựa trên tiêu chí trạng thái vật lý, nguồn lực thông tin sẽ được chia thành hai dạng: đó là vật mang tin truyền thống trên giấy và vật mang tin dạng phi văn bản – dạng điện tử.
Trước hết, đối với vật mang tin dạng phi văn bản – dạng điện tử: DNTT Vĩ An sử dụng hệ quản trị văn phòng Microsoft Office để quản lý nguồn lực thông tin. Thông tin được tổ chức và lưu trữ dưới dạng các tệp dữ liệu. Các tệp dữ liệu lưu trữ thông tin thư mục về các tài liệu cần quản lý.
Ví dụ: Trong thư mục Bản tin 2009: có thư mục con Bản tin ngành và Bản tin địa phương.
45
Hình 2.1: Minh họa cách sắp xếp thư mục 1
Các tệp được tổ chức theo hình thức tệp kế tiếp, nghĩa là tệp được trình bày thành một dãy các thư mục liên tiếp, để đọc một thư mục, ta phải lần lượt đọc các thư mục trước đó. Mỗi thư mục lại được chia nhỏ theo thời gian để quản lý. Trong thư mục Bản tin địa phương lại chia thành các thư mục con như: Tháng 1, Tháng 2, Tháng 3…Rồi tiếp theo, trong mỗi tháng sẽ có các thư mục con như: An Giang, Binh Dương, Thái Bình…Trong mỗi thư mục con này sẽ chứa các file thông tin tổng hợp từng ngày.
Hình 2.2: Minh họa cách sắp xếp thư mục 2
Cũng tương tự như vậy đối với thư mục con Bản tin ngành, sẽ có các thư mục con như: Công Thương, Lãnh đạo, Kinh tế, Dầu khí, Dịch vụ, Ô tô…
46
Hình 2.3: Minh họa cách sắp xếp thư mục 3
Mỗi biểu ghi sẽ được lưu dưới dạng Word hoặc PDF tùy theo yêu cầu của khách hàng.
Doanh nghiệp sử dụng mạng nội bộ LAN với hệ thống máy chủ và máy trạm để quản lý các nguồn lực thông tin này. Mỗi sản phẩm thông tin đều được lưu một bản ở máy tính cá nhân của mỗi biên tập viên và một bản ở máy chủ. Mỗi biên tập viên sau khi hoàn thành bản tin của mình thì lưu lên máy chủ theo vị trí bản tin đã được xác định trên mô hình cây thư mục. Máy chủ chứa đầy đủ mọi sản phẩm thông tin của doanh nghiệp, ở mỗi máy trạm chỉ chứa sản phẩm thông tin mà người đó phụ trách.
47
Đối với thông tin trên website, việc quản lý được thông qua một đơn vị viễn thông. Công ty viễn thông này sẽ cung cấp cho DNTT một account và password để truy cập vào website của mình. Hàng ngày, nhân viên phụ trách website sẽ cập nhật thông tin lên các mục của website.
Đối với tài liệu dạng văn bản – giấy in: mặc dù doanh nghiệp có nguồn tài liệu là báo và tạp chí in rất phong phú và đa dạng song doanh nghiệp chưa quan tâm tới việc tổ chức quản lý và khai thác hồi cố. Sau khi đã khai thác xong các thông tin trên mỗi tờ báo, tạp chí, số tài liệu này sẽ được sắp xếp theo từng ngày trên một giá kệ và chỉ sau hai tuần số báo ở giá kệ sẽ được xếp vào kho. Việc sắp xếp không có tổ chức gây rất nhiều khó khăn cho doanh nghiệp khi khách hàng có một yêu cầu đột xuất về tài liệu gốc đã qua sử dụng.