3.1.2.1. Nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin
Tính đến nay, DNTT Vĩ An đã có một nguồn lực thông tin đủ đáp ứng một phần nhu cầu tin của người dùng tin. Tuy nhiên, theo khảo sát thực tế, vẫn còn 31,4% số người dùng tin cho rằng nguồn thông tin do DNTT Vĩ An cung cấp vẫn chưa đầy đủ. Đây chính là một mục tiêu quan trọng để DNTT Vĩ An phấn đấu, tăng cường tổ chức và nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin. Nguồn lực thông tin phải được xây dựng một cách khoa học và hợp lý. Hiệu quả của hoạt động thông tin trước hết phụ thuộc vào chất lượng và sự đa dạng của nguồn lực thông tin. Để tăng cường nguồn lực thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu tin cho các nhóm người dùng tin, DNTT Vĩ An cần xác định biện pháp cụ thể nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin.
- Điều chỉnh diện bổ sung tài liệu:
Nhằm nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin, DNTT Vĩ An cần dựa trên chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp, dựa vào nhu cầu của các nhóm đối tượng người dùng tin chủ yếu để điều chỉnh nguồn tài liệu bổ sung cho hợp lý theo các chủ đề như sau:
Bảng 3.1: Điều chỉnh tỷ lệ nguồn tài liệu
Về chính trị - xã hội 30%
Về công nghệ thông tin 12%
Về công nghiệp 20%
Về kinh tế 15%
69
Về ô tô – xe máy 8%
Các chủ đề khác 5%
Ngoài nguồn tài liệu tiếng Việt, trong thời gian tới DNTT Vĩ An cần tăng cường bổ sung thêm một số sách, báo và tạp chí nước ngoài liên quan đến các lĩnh vực như kinh tế, các ngành công nghiệp như dầu khí, khoáng sản…là những lĩnh vực mà khách hàng của Vĩ An rất quan tâm nhưng số lượng tài liệu vẫn còn hạn chế.
Về loại hình tài liệu, DNTT Vĩ An cần chú trọng thu thập thêm các nguồn tài liệu xám. Từ trước đến nay, Vĩ An chỉ thu thập được các tài liệu, thông tin phổ biến rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng, còn các loại hình tài liệu như tài liệu hội thảo, hội nghị…doanh nghiệp vẫn chưa có điều kiện để thu thập. Vì vậy, trong thời gian sắp tới, DNTT Vĩ An cần có hình thức để khai thác được các nguồn tài liệu xám quý giá này.
Nguồn thông tin trên mạng internet rất đa dạng và phong phú nên các cán bộ của Vĩ An cần thực hiện tìm kiếm và khai thác nguồn tin trên mạng thông qua việc sử dụng các công cụ tìm tin trên mạng như: google
(http://www.google.com), altavista (http://www.altavista.digital.com),
vinaseek (http://www.vinaseek.com)...để tìm kiếm các trang web cung cấp thông tin có chủ đề phù hợp với nhu cầu tin của người dùng tin. Chất lượng của nguồn thông tin trên mạng phụ thuộc vào trình độ cán bộ thông tin và khả năng tìm kiếm thông tin của họ.
- Nguồn bổ sung:
Nguồn mua vẫn là nguồn bổ sung chủ yếu của DNTT Vĩ An dựa trên nhu cầu của người dùng tin. Doanh nghiệp cần cân đối trong việc bổ sung nguồn thông tin điện tử và nguồn thông tin truyền thống. Đặc biệt, doanh nghiệp Vĩ An cũng cần đầu tư kinh phí để mua và khai thác thông tin từ các kho thông tin, ngân hàng dữ liệu của các hãng thông tấn thế giới như Down Jone, Reuters.
70
- Nguồn nhận, tặng, trao đổi: chủ yếu dựa vào mối quan hệ hợp tác giữa DNTT Vĩ An và các nhà phát hành, nhà xuất bản, các cơ quan thông tin – thư viện.
3.1.2.2. Chia sẻ nguồn lực thông tin
Có thể nói, khái niệm chia sẻ nguồn lực thông tin là một khái niệm quen thuộc trong khoa học TT - TV. Nhà soạn kịch người Anh Bernard Shaw đã ví von ý tưởng và giá trị của việc chia sẻ thông tin bằng hình ảnh: “Nếu mỗi người có một quả táo mà trao đổi với nhau thì kết cục mỗi người vẫn chỉ có một quả táo. Nhưng mỗi người có một ý tưởng và trao đổi với nhau thì kết quả mỗi người sẽ có hai ý tưởng”.
Các DNTT có thể hợp tác với nhau để cùng chia sẻ nguồn lực thông tin. Chẳng hạn, một doanh nghiệp chuyên cung cấp thông tin về kinh tế sẽ trao đổi, liên kết với doanh nghiệp chuyên cung cấp thông tin về khoa học – công nghệ.
Việc liên thông và chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan thông tin từ liên thông từng phần đến toàn phần khi các đơn vị này hội đủ điều kiện chuẩn hóa nghiệp vụ, trình độ kỹ thuật, và hạ tầng cơ sở, đồng thời chấp nhận giao ước liên thông. Cụ thể: hai cơ quan phải có chương trình hợp tác với sự thống nhất về những nguyên tắc cơ bản như: mục tiêu, quyền lợi, nghĩa vụ, phương thức hợp tác, phạm vi và khả năng mở rộng hợp tác; Đảm bảo kiến trúc hạ tầng: tuân thủ tiêu chuẩn chung về tổ chức nguồn lực thông tin, về phần mềm sử dụng để tổ chức nguồn lực thông tin; Tuân thủ các nghiệp vụ về xử lý thông tin, biên tập, tóm tắt thông tin. Ngoài ra, hai bên phải xây dựng chương trình và kế hoạch hành động trên cơ sở nắm vững các đặc điểm, các thuận lợi và khó khăn của mỗi đơn vị. Đồng thời, những bên tham gia chia sẻ nguồn lực thông tin phải đảm bảo các vấn đề về pháp lý trong việc khai thác thông tin như luật bản quyền.
71
Bên cạnh việc liên thông, chia sẻ thông tin với các doanh nghiệp, tổ chức trong cùng lĩnh vực, DNTT Vĩ An có thể phối hợp với các cơ quan TT – TV để trao đổi thông tin. Các cơ quan TT – TV chính là những nhà cung cấp thông tin truyền thống nhất. Với khối lượng và nguồn lực thông tin đa dạng và phong phú, các cơ quan TT – TV như thư viện các trường đại học có thể giúp Vĩ An nâng cao hơn nữa chất lượng nguồn lực thông tin của doanh nghiệp và đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin.
3.1.2.3. Tổ chức, sắp xếp nguồn lực thông tin tại DNTT Vĩ An
- Trước hết, Vĩ An cần xây dựng một bộ máy tra cứu, cụ thể đó là bộ máy tra cứu dữ liệu thư mục và bộ máy tra cứu toàn văn. Bên cạnh đó, trên website của mình, Vĩ An cũng nên tạo các đường link liên kết với các website của một số cơ quan TT – TV lớn trong nước, hay địa chỉ website của các trang báo, tạp chí lớn nhằm đa dạng hóa nguồn tìm kiếm thông tin cho người sử dụng.
- Thành lập kho tư liệu các ấn phẩm in
Theo khảo sát tại DNTT Vĩ An, hiện nay nguồn tài liệu báo và tạp chí in sau khi được sử dụng để xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin thì doanh nghiệp vẫn chưa tiến hành tổ chức, quản lý một cách khoa học. Mặc dù số báo và tạp chí in này được lưu trữ trong kho, song không được sắp xếp và xử lý nghiệp vụ TT – TV. Để khai thác triệt để nguồn báo và tạp chí này, cũng như các sản phẩm in do Vĩ An tạo ra, doanh nghiệp nên bố trí một kho tư liệu các ấn phẩm in, dưới hình thức kho mở tự chọn để phục vụ cho doanh nghiệp Vĩ An cũng như cho người dùng tin có nhu cầu. Những tài liệu này sau một thời gian (tùy theo đặc điểm, nội dung, loại hình tài liệu để ấn định thời gian lưu giữ tài liệu) thì doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh lý, hoặc có những hình thức sử dụng khác như: trao đổi hoặc tặng biếu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
72