Như chúng ta đã biết, thông qua hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin có thể xác định được mức độ đóng góp của cơ quan thông tin vào quá trình phát triển kinh tế - xã hội nói chung. Hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin càng phát triển đa dạng, càng thể hiện sự phát triển mạnh mẽ của đơn vị thông tin đó. Sản phẩm và dịch vụ thông tin là một hệ thống hết sức năng động, luôn biến động bởi vì chúng phụ thuộc chặt chẽ vào nhiều yếu tố có tính đặc trưng như: nhu cầu thông tin, sự phát triển của khoa học và công nghệ, sự biến động của các nguồn thông tin….Nội dung của sản phẩm và dịch vụ thông tin thay đổi theo các điều kiện không gian và thời gian, nó phụ thuộc vào nguồn lực và sự lựa chọn khuynh hướng phát triển của mỗi cộng đồng nơi nó tồn tại.
Thêm vào đó, bất cứ một sản phẩm hay dịch vụ thông tin nào cũng có “chu trình sống” của nó. Mỗi sản phẩm hay dịch vụ thông tin đều trải qua các giai đoạn phát triển là: ươm tạo (tức là phát triển ý tưởng), xuất hiện và phát triển, bão hòa và suy thoái. Trong giai đoạn ươm tạo: từ xu thế phát triển của xã hội, nhu cầu thông tin, số lượng khách hàng và cơ chế quản lý thông tin thì cơ quan thông tin sẽ hình thành ý tưởng. Từ đó cơ quan thông tin sẽ chuẩn bị tiềm lực, đề cương dự án để cho ra đời sản phẩm và dịch vụ thông tin. Đến giai đoạn hai, giai đoạn xuất hiện và phát triển, sản phẩm và dịch vụ thông tin sẽ xuất hiện và chịu sự tác động của nhu cầu xã hội và cấu trúc của nhu cầu tin. Từ đó nhà cung cấp thông tin có định hướng phát triển cho mỗi sản phẩm và dịch vụ, tổ chức sản xuất và hoạt động marketing để quảng bá sản phẩm và dịch vụ. Giai đoạn ba, lúc này thị trường đã có sự bão hòa, đồng thời có sự cạnh tranh của các cơ quan thông tin khác, thêm vào đó là công nghệ mới. Do đó, doanh nghiệp càng tăng cường marketing, hoàn thiện sản phẩm và dịch vụ, đa dạng hóa hệ thống sản phẩm và dịch vụ.
Chính vì thế cơ quan, doanh nghiệp thông tin cần có chiến lược và chính sách phát triển sản phẩm và dịch vụ một cách đúng đắn và kịp thời, để
73
không ngừng nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ, để có thể phát triển và cạnh tranh được trên thị trường.