Ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài cho phép nhà chiến lược tóm tắt và đánh giá các cơ hội, nguy cơ của môi trường bên ngoài như các thông tin về kinh tế, văn
hóa, xã hội. Việc đánh giá đúng mức tác dụng chiến lược hiện hành giúp các nhà quản trị doanh nghiệp rút kinh nghiệm trong việc đề ra các chiến lược kinh doanh hữu hiệu trong tương lai. Ma trận EFE có thể phát triển theo 5 bước:
- Bước 1: Lập danh mục các yếu tố có vai trò quyết định đối với sự thành công như đó nhận diện trong quá trình phân tích các yếu tố môi trường bên ngoài, bao gồm cả cơ hội và mối đe dọa ảnh hưởng đến các Công ty và ngành kinh doanh của Công ty.
- Bước 2: Phân loại tầm quan trọng từ 1 (không quan trọng) đến 5 (rất quan trọng) cho mỗi yếu tố. Sự phân loại này cho thấy tầm quan trọng tương ứng của yếu tố đó đối với sự thành công trong kinh doanh của Công ty, mức phân loại thích hợp được xác định bằng cách thảo luận về yếu tố này và đạt được sự nhất trí của nhóm.
- Bước 3: Phân loại từ 1 đến 4 cho mỗi yếu tố quyết định sự thành công để cho thấy cách thức mà các chiến lược hiện tại của công ty phản ứng với yếu tố này, trong đó 4 là phản ứng tốt, 3 là phản ứng trên trung bình, 2 là phản ứng trung bình, 1 là phản ứng yếu. Các mức này dựa trên hiệu quả của chiến lược ở công ty. Như vậy sự phân loại này dựa vào thảo luận và thống nhất của công ty.
- Bước 4: Nhân tầm quan trọng của từng biến số với loại của nó để xác định số điểm quan trọng của mỗi yếu tố.
- Bước 5: Cộng tổng số điểm về tầm quan trọng của mỗi biến số với loại của nó để xác định tổng số điểm quan trọng của tổ chức. Tổng số điểm này cho thấy công ty có tận dụng được các cơ hội hiện có và giảm thiểu các ảnh hưởng tiêu cực có thể xảy ra của các mối đe dọa bên ngoài hay không.