2.3.1 Công tác quản trị
Công tác quản trị là hệ thống được xây dựng để điều khiển, kiểm tra, kiểm soát quá trình hoạt động kinh doanh, còn là một là một lĩnh vực nghiên cứu cách thức khuyến khích quá trình quản lý, cấu trúc tổ chức và quy chế, quy tắc được xí nghiệp đưa ra sử dụng nhằm đem lại hiệu quả cho công việc kinh doanh của xí nghiệp.
Công tác quản trị được tác giả đánh giá qua các chức năng như dự báo, hoạch định, tổ chức hoạt động, kiểm tra.
2.3.1.1 Công tác dự báo
Ngoài những thuận lợi cơ bản như Công ty mẹ hỗ trợ tối đa về vốn, điều kiện vật chất như kho tàng, phương tiện máy móc thiết bị phục vụ cho công việc kinh doanh… bên cạnh đó, Xí nghiệp vẫn phải đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức như cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn, tình hình nhập khẩu, buôn bán lậu xăng dầu vẫn còn phức tạp, những nhân tố biến động khó lường trước như thiên tai, mưa bão và tình hình an ninh trên biển gây ảnh hưởng đến việc đánh bắt của ngư dân, xu hướng đánh bắt xa bờ ngày càng yếu. Giá cả tiếp tục tăng ở mức cao và không có xu hướng giảm. Do đó, việc dự báo cần phải căn cứ vào tình hình biến động của môi trường trong từng thời kỳ, thời điểm và những thông tin mà chúng ta thu thập được phải áp dụng các phương pháp dự báo khoa học, có sự chọn lọc nhằm đảm bảo độ chính xác cao.
Tuy nhiên, công tác dự báo của Công ty mẹ và trực tiếp là Xí Nghiệp Kinh Doanh Xăng Dầu Kiên Giang còn chưa khoa học, chưa kết hợp được các phương pháp dự báo định tính và định lượng, công tác dự báo của xí nghiệp chủ yếu còn thiên về định tính (sử dụng những đánh giá, những kinh nghiệm của các chuyên gia), chủ yếu dựa trên phán đoán chủ quan và trực giác của người tham gia dự báo. Quá trình dự báo của Tổng công ty còn chưa trú trọng đến đối tượng là người tiêu dùng, vì vậy kết quả dự báo chưa toàn diện và chưa đạt được độ tin cậy cao.
2.3.1.2 Công tác hoạch định, tổ chức hoạt động
- Quy mô hoạt động của doanh nghiệp là 100% vốn nhà nước, nhiệm vụ được giao phải là đơn vị dẫn đầu của tỉnh về kinh doanh xăng dầu, đồng thời phải luôn đảm bảo bình ổn thì trường trong tỉnh.
- Kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước đầu tư tại công ty me, xí nghiệp; hoàn thành các nhiệm vụ Nhà nước giao, tối đa hóa hiệu quả chung của công ty mẹ - công ty con.
- Với mục tiêu tập trung nguồn lực để đưa Công ty phát triển theo định hướng là một đơn vị hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, Xí nghiệp là đơn vị hàng đầu của tỉnh về kinh doanh xăng dầu; Xí nghiệp đã rà soát lại toàn bộ quá trình kinh doanh, phát triển doanh thu bán hàng, doanh thu dịch vụ, chi phí được quản lý đúng quy định, hợp lý trên tinh thần tiết kiệm nhưng đảm bảo quyền lợi của cán bộ công nhân viên.
Có thể nói, Tổng công ty đã chú trọng phân tích bối cảnh kinh doanh, chú trọng đến năng lực nhân sự. Tuy nhiên vì phân cấp nhiệm vụ nên quyền hạn của ban lãnh đạo xí nghiệp chưa tuyệt đối, tài chính còn bán độc lập, bộ máy tổ chức chưa hoàn thiện. Do đó, phương pháp hoạch định chưa khoa học. Việc xây dựng chiến lược còn chưa cụ thể và mang tính chủ quan của Ban lãnh đạo.
2.3.1.3 Công tác kiểm tra
Việc kiểm tra các mặt như đo lường chất lượng, kho bãi, chi phí, vật tư, hàng hoá tồn kho, tài chính đều được thực hiện theo quy trình kiểm tra riêng biệt, đảm bảo phục vụ tốt công tác kiểm tra, quản lí; Bộ phận thanh tra giúp kiểm tra và điều chỉnh hoạt động của các đơn vị trực thuộc, đảm bảo thực hiện đúng chức năng được giao và tuân thủ các quy định của Chính phủ, Bộ Thương mại, Sở Thương mại tỉnh Kiên Giang và Công ty mẹ.
Với sự chặt chẽ trong công tác kiểm tra, Xí nghiệp đã từng bước tạo được nề nếp trong hoạt động, góp phần nâng cao hiệu quả và uy tín trong hoạt động kinh doanh.
2.3.2 Công tác Marketing
Xí nghiệp hầu như đang kinh doanh đầy đủ các mặt hàng chủ yếu về xăng dầu như: Xăng RON 92, RON 95, Diesel oil 0,25%S, Diesel oil 0,05%S, Kerosene oil (Dầu lửa), Fuel oil 3,0%S, Fuel oil 3,0%S (Dầu FO), Lubricants, engine oil (dầu nhờn). Trong đó Xăng RON 92 và Diesel 0,5%S là hai mặt hàng chủ lực vì chúng là
mặt hàng thiết yếu cho nhu cầu của người tiêu dùng.
2.3.2.1 Sản phẩm tiêu thụ, giá cả
Bảng 2.5: Tình hình tiêu thụ của Xí nghiệp kinh doanh xăng dầu Kiên Giang giai đoạn từ 2009 - 2012
Đơn vị tính: M3
Mặt hàng Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
M83 qua kho 1.427 3.640 M83 chuyển thẳng 199 2.118 M92 qua kho 24.712 22.980 26.501 33.824 M92 chuyển thẳng 2.915 6.662 6.308 5.593 M95 chuyển thẳng 1.620 1.135 2.004 DO 0,05%S qua kho 4.360 4.610 6.113 8.737 DO 0,05%S chuyển thẳng 2 669 87 4.108 DO 0,25%S qua kho 77.601 60.477 74.170 64.379 DO 0,25%S chuyển thẳng 38.923 53.658 30.765 27.879 Dầu lửa (KO) qua kho 1.054 904 664 593 Dầu lửa (KO) chuyển thẳng 45 1.377 808 192 Dầu Mazut FO chuyển thẳng 1.090 2.052 3.181 Nhớt các loại 450 432 438 778 Hàng hoá khác 0,29 0,43 0,69 0,45
Tổng cộng 150.062 156.106 154.799 151.270
(Nguồn [8]: Phòng Kinh Doanh Xí Nghiệp Kinh Doanh Xăng Dầu Kiên Giang)
Nhìn vào Bảng 2.3 và biểu đồ sản lượng tiêu thụ, ta thấy:
- Tình hình tiêu thụ của Xí nghiệp trong những năm qua ít biến động, lượng tiêu thụ trên tổng các mặt hàng giảm. Cụ thể là lượng Dầu DO bán ra hàng năm giảm, năm 2009 lượng DO bán ra là 120.886M3, năm 2010 là 119.414 M3, năm 2011 là 111.135M3, năm 2012 là 105.103M3, điều này chủ yếu là do các ngư dân đánh bắt hiện nay mua dầu DO từ các nguồn hàng trôi nỗi của các sà lan không rõ nguồn gốc bán trực tiếp trên biển. Giá dầu ở các nguồn này thấp hơn từ 15% đến 25% so với giá dầu trong đất liền.
Mặt hàng xăng chủ yếu bán cho tiêu dùng trực tiếp, các phương tiện giao thông thông qua các cửa hàng bán lẻ và đại lý trung gian. Mặt hàng này tăng đều hàng năm do nhu cầu thiết yếu của người tiêu dùng.
2.3.2.2 Phân phối
Đối với thị trường trong tỉnh: kênh phân phối đối với mặt hàng xăng dầu có mặt ở hầu hết các huyện thị, và tập trung chủ yếu ở TP Rạch Giá thông qua các cửa hàng bán lẻ của xí nghiệp, và hệ thống đại lý trung gian. Với nhiều chủng loại đa dạng nhằm phục vụ nhu cầu thiết yếu của người dân và bình ổn giá cả thị trường trong tỉnh.
Đối với thị trường ngoài tỉnh: thị trường ngoài tỉnh của Xí nghiệp chủ yếu là các doanh nghiệp bán giao tay ba ở khu vực TP.Hồ Chí Minh và TP Cần Thơ với các mặt hàng chủ yếu là xăng RON 95, dầu DO 0,25%S và dầu FO.
2.3.2.3 Hoạt động chiêu thị
Trong những năm gần đây, Xí nghiệp cũng đã thực hiện nhiều chương trình khuyến mãi và chính sách giá cả đối với các đại lý, công ty là khách hàng của xí nghiệp. Một số hình thức chiêu thị được áp dụng tại Xí nghiệp như, chương trình chăm sóc, thăm hỏi, tặng quà cho khách hàng. Hàng năm tổ chức hội nghị khách hàng tại Singapore, Thái Lan và thăm quan, trao đổi với các tỉnh trong nước. Tuy nhiên, nếu so sánh với những nhãn hiệu của những đối thủ cạnh tranh khác thì hoạt động chiêu thị của Xí nghiệp vẫn còn hạn chế do quy định định mức cho các khoản chi phí này còn hạn hẹp.
Hoạt động marketing còn hạn chế, chưa chú trọng nhiều đến công tác quảng bá, tiếp thị, chăm sóc khách hàng vì đội ngũ này chưa có, chủ yếu là do nhân viên kinh doanh thực hiện cả công việc này nên chưa qua đào tạo bài bản, chưa có tính chuyên nghiệp. Tên tuổi của Xí nghiệp chưa được quảng bá rộng rãi trên thông tin đại chúng.
2.3.2.4 Quản lý chất lượng
Quản lý chất lượng đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình kinh doanh của xí nghiệp. Chất lượng đúng chuẩn, đảm bảo tuân thủ theo quy định của viện đo lường chất lượng. Đây là yếu tố cấu thành cho sự thành công và giữ vững uy tín thương hiệu của xí nghiệp trên thị trường. Nhận thức được điều này, xí nghiệp đã xây dựng, duy trì và liên tục cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quy định, kiểm tra chất lượng thường xuyên, kiểm tra theo định kỳ và tuân thủ quy định an toàn phòng cháy chữa cháy, tạo cho người tiêu dùng sự an tâm khi sử dụng sản phẩm của Xí nghiệp.
2.3.2.5 Đầu tư cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị
Để nâng cao năng lực kinh doanh và phát triển thương hiệu trên thị trường, Xí nghiệp đã triển khai thực hiện hàng loạt các dự án đầu tư mở rộng mặt bằng kinh doanh, sửa chữa, nâng cấp hệ thống cửa hàng bán lẻ, kho, các máy móc thiết bị hỗ trợ cho việc phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
Việc đầu tư trang bị máy móc kỹ thuật, cơ sở hạ tầng chứng tỏ qui mô của xí nghiệp ngày càng được mở rộng, đáp ứng thực hiện mục tiêu kinh doanh.
2.3.3 Nguồn nhân lực
Bảng 2.6 Tình hình biến động lao động của Xí nghiệp từ năm 2010 đến 2012
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Chỉ tiêu Tổng số Tỷ lệ % Tổng số Tỷ lệ % Tổng số Tỷ lệ % Tổng số cán bộ công nhân viên 149 100 174 100 185 100 Trong đó: - Nữ 17 11,41 19 10,92 17 9,19 - Nam 132 88,59 155 89,08 168 90,81 Phân loại theo trình độ đào tạo
- Trình độ Đại Học 8 5,37 12 6,90 16 8,65 - Trình độ Trung cấp 14 9,40 14 8,05 16 8,65 - Công nhân có tay nghề 59 39,60 63 36,21 58 31,35 - Lao động phổ thông 68 45,64 85 48,85 95 51,35
Hình 2.2. Biểu đồ tình hình biến động số lượng lao động của Xí nghiệp
Hình 2.3. Biểu đồ tình hình biến động cơ cấu lao động của Xí nghiệp
Qua bảng 2.4, biểu đồ 2.3 và biểu đồ 3.3, ta thấy số lượng lao động của Xí Nghiệp hầu như tăng về số tuyệt đối ở tất cả các trình độ. Tuy nhiên, nếu xét về cơ cấu lao động thì bộ phận lao động phổ thông tăng về số tuyệt đối lẫn cơ cấu. Năm 2010, lao động phổ thông chiếm 45,6% thì sang năm 2011 tăng lên 48,8% và năm 2012 tăng lên 51,3% trong tổng số lao động. Lao động phổ thông chiếm tỷ lệ cao là vì Xí nghiệp cần những lao động nam có đủ sức khỏe để bơm rót xăng dầu qua hệ thống bán lẻ; Tỷ lệ công nhân có tay nghề đứng thứ hai trong tổng số lao động, nguồn lao động này có số lượng biến động không đều qua từng năm nhưng về cơ cấu thì giảm dần, cụ thể là năm 2010 chiếm 39,6%, sang năm 2011 giảm còn 36,2% và đến năm 2012 còn 31,3%. Nguồn lao động này chủ yếu là các cửa hàng trưởng và các bộ phận lao động trực tiếp
tại kho, cơ cấu giảm dần là do chủ trương nâng cao trình độ của bộ phận này từ công nhân có tay nghề lên trình độ trung cấp. Lao động có trình độ đại học tăng về số tuyệt đối, tỷ lệ lẫn cơ cấu, tuy không nhiều nhưng có chiều hướng thể hiện việc thu hút lao động có trình độ cao cho các bộ phận quản lý.
2.3.4 Tình hình tài chính của Xí Nghiệp Kinh Doanh Xăng Dầu Kiên Giang
- Tình hình tài chính của Xí nghiệp được thể hiện qua các chỉ tiêu chủ yếu trên bảng cân đối kế toán, Bảng kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2010 đến năm 2012 như sau:
Bảng 2.7 Kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp kinh doanh xăng dầu Kiên Giang giai đoạn 2010 - 2012
Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm
2010 Năm 2011
Năm 2012 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.064.560 2.661.430 2.883.481 2. Các khoản giảm trừ doanh thu
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp
dịch vụ 2.064.560 2.661.430 2.883.481 4. Giá vốn hàng bán 2.041.173 2.606.253 2.840.785 5. Lợi tức gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 23.387 55.177 42.696 6. Doanh thu hoạt động tài chính 3.261 3.813 3.353 7. Chi phí tài chính 1.328 3.370 4.299 8. Chi phí bán hàng 18.922 27.174 31.175 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 728 779 1.086 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 5.670 27.667 9.489 11. Thu nhập khác 161 1.012 171
12. Chi phí khác 30 176 431
13. Lợi nhuận khác 131 836 (260) 14.Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 5.801 28.503 9.229 15. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành 1.450 7.126 2.307 16. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại - - - 17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 4.351 21.377 6.922 18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu - - -
Qua bảng 2.7 ta thấy:
-Doanh thu bán hàng chủ yếu của xí nghiệp qua các năm đều tăng; các khoản thu nhập khác tăng, giảm không đều là do xí nghiệp thường xuyên thanh lý tài sản để đầu tư trang thiết bị hiện đại. Điều đó cho thấy hoạt động kinh doanh luôn ổn định, chủ yếu là doanh thu thuần từ hoạt động kinh doanh. Nhìn chung, chính sách bán hàng hiện nay của công ty là phù hợp và có chiều hướng phát triển.
-Chi phí cũng tăng theo sự gia tăng của doanh thu về mặt số lượng lẫn tỷ trọng, điều này cho thấy sự phân bổ chi phí theo sản lượng và doanh thu hàng hóa bán ra là phù hợp. Lợi nhuận của năm 2011 tăng vọt do tình hình chung của mặt hàng xăng dầu thế giới và trong nước trong năm 2011 có nhiều biến động về giá cả. Điều đó cho thấy sự nhạy bén và nắm bắt thị trường, nắm bắt thông tin của xí nghiệp là tốt.
Qua việc phân tích báo cáo kết quả kinh doanh tác giả nhận thấy rằng tình hình kinh doanh của xí nghiệp là rất khả quan, có chiều hướng tốt.
Bảng 2.8 Tình hình tài chính của Xí nghiệp Kinh doanh Xăng Dầu Kiên Giang qua các năm 2010 – 2012 Đơn vị tính: Triệu đồng Giá trị Chênh lệch TT Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 2010/ 2011 2011/2012 A Tổng tài sản 125.495 116.711 121.932 (8.784) 5.221 I Tài sản ngắn hạn 88.956 61.825 52.912 (27.131) (8.912)
1 Tiền và các khoản tương
đương tiền 2.847 1.276 6.497 (1.571) 5.221 2 Các khoản phải thu ngắn hạn 15.969 22.450 10.710 6.481 (11.739) 3 Hàng tồn kho 62.844 30.506 33.012 (32.339) 2.506 4 Tài sản ngắn hạn khác 7.296 7.594 2.693 298 (4.901)
I Tài sản dài hạn 36.539 54.886 69.020 18.347 14.134
1 Các khoản phải thu dài hạn 910 6 23 (904) 16 2 Tài sản cố định 35.082 53.575 67.443 18.494 13.868 3 Phải thu dài hạn khác 547 1.305 1.554 757 249
B Tổng nguồn vốn 125.495 116.711 121.932 (8.784) 5.221 I Nợ phải trả 125.495 116.711 121.932 (8.784) 5.221 1 Nợ ngắn hạn 124.406 116.520 116.702 (7.887) 182,39 2 Nợ dài hạn 1.089 192 5.230 (897) 5.038,40 II Vốn chủ sở hữu - - - - - 1 Nguồn vốn chủ sở hữu - - - - -
2 Nguồn kinh phí và quỹ khác - - - - -
Việc phân tích một số chỉ tiêu tài chính đã thu được các kết quả sau: Bảng 2.9. Một số chỉ số tài chính của Xí nghiệp từ năm 2010 -2012
Kết quả
STT Chỉ tiêu
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 I Khả năng thanh toán
1 Khả năng thanh toán hiện hành 0,72 0,53 0,45
2 Khả năng thanh toán nhanh 0,16 0,21 0,16
II Hiệu quả hoạt động
1 Vòng quay hàng tồn kho 29,91 55,84 89,45
2 Vòng quay các khoản phải thu 87,93 136,58 173,91
3 Vòng quay của tổng tài sản 15,40 21,98 24,17
4 Hiệu suất đầu tư tài sản cố định 70,45 60,04 47,65
III Khả năng sinh lời
1 Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu 0,003 0,011 0,003
2 Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản 0,043 0,235 0,077
3 Tỷ suất lợi nhuận trên Chi phí 0,003 0,011 0,003