5. Kết cấu của luận văn
3.3.1. Kinh nghiệm về tuyển dụng và sử dụng lao động
Xõy dựng và sử dụng linh hoạt kế hoạch nhõn sự
Kế hoạch nhõn sự là kết quả của quỏ trỡnh hoạch định nguồn nhõn lực, cú tỏc dụng giỳp cho khỏch sạn chủ động trong việc tạo ra và duy trỡ một đội ngũ lao động ổn định về số lượng, phự hợp về chất lượng. Cụng tỏc hoạch định nguồn nhõn lực đó được triển khai và phỏt huy hiệu quả tại khỏch sạn Mithrin Hạ Long. Khỏch sạn này triển khai hoạch định nguồn nhõn lực 1 lần/năm vào thỏng 12 dựa trờn tỡnh hỡnh kinh doanh thực tế, mục tiờu kinh doanh, những dự bỏo về thị trường, tài chớnh, … và đặc điểm của nguồn nhõn lực hiện hữu. Trờn cơ sở bản kế hoạch nhõn sự, khỏch sạn Mithrin đó chủ động triển khai cỏc hoạt động đào tạo, tuyển dụng, phõn cụng bố trớ cụng việc, … theo những phương ỏn tối ưu nhất. Trong trường hợp cú những biến động trờn thực tế, chẳng hạn như thiờn tai, dịch bệnh gõy ảnh hưởng tức thời đến hoạt động kinh doanh, cỏc kế hoạch nhõn sự cũng cần được điều chỉnh cho hợp lý, chẳng hạn như triển khai kế hoạch đào tạo, nõng cao tay nghề nhõn viờn khỏch sạn vào khoảng thời gian đú hoặc cử nhõn viờn tham gia cỏc khoỏ đào tạo ngắn hạn bờn ngoài khỏch sạn, điểm hỡnh hiện nay là cử nhõn viờn tham gia cỏc khoỏ học trong khuõn khổ “Dự ỏn phỏt triển nguồn nhõn lực du lịch Việt Nam (VTOS)”. Việc triển khai cỏc kế hoạch liờn quan đến nguồn nhõn lực cần được điều chỉnh, cập nhật thường xuyờn cho phự hợp với tỡnh hỡnh mới của hoạt động kinh
Triển khai phõn tớch và thiết kế cụng việc tới tất cả cỏc vị trớ trong khỏch sạn
Phõn tớch và thiết kế cụng việc đang được chỳ trọng triển khai tại khỏch sạn Mithrin Hạ Long và Biệt thự Hoàng Gia. Đặc biệt, tại khỏch sạn Mithrin Hạ Long, cụng tỏc này rất được chỳ trọng đầu tư. Khỏch sạn khụng ỏp dụng một cỏch mỏy múc, cứng nhắc nội dung, tiờu chuẩn được đưa ra trong bản mụ tả và bản tiờu chuẩn cụng việc nguyờn mẫu của tập đoàn quản lý, điều hành – tập đoàn Swiss-Bellhotel International mà vận dụng rất linh hoạt, phự hợp với thực tế hoạt động trong mụi trường kinh doanh khỏch sạn ở Hạ Long núi riờng, Việt Nam núi chung. Tại Biệt thự Hoàng Gia, hoàn thành bản mụ tả cụng việc tới từng nhiệm vụ ở tất cả cỏc vị trớ đó được đặt ra như một mục tiờu của khỏch sạn. Để thiết kế cụng việc được hiệu quả, Biệt thự Hoàng Gia cũn tham khảo, học hỏi kinh nghiệm từ cỏc khỏch sạn cựng cấp hạng, cú những vận dụng, rỳt kinh nghiệm hợp lý trong quỏ trỡnh nghiờn cứu, phõn tớch cụng việc. Một cỏch tổng quỏt, cụng tỏc phõn tớch thiết kế cụng việc cần xuất phỏt từ yờu cầu, mục tiờu, hoạt động của khỏch sạn, đồng thời cũng cần tham khảo trờn phương diện lý thuyết cũng như thực tế của cỏc khỏch sạn khỏc để đạt được kết quả tốt nhất. Bản mụ tả cụng việc và bản tiờu chuẩn cụng việc của cỏc khỏch sạn cần bao gồm những nội dung sau đõy:
Bản mụ tả cụng việc cần cú cỏc thụng tin: (1.) Vị trớ cụng việc. (2.) Cấp bậc cụng tỏc. (3.) Bộ phận làm việc. (4.) Cấp trờn trực tiếp. (5.) Mục đớch của cụng việc. (6.) Phạm vi của cụng việc. (7.) Nhiệm vụ và trỏch nhiệm. (8.) Cỏc mối quan hệ.
(10.) Cỏc yờu cầu đối với cụng việc của nhõn viờn.
Bản tiờu chuẩn cụng việc cần cú cỏc thụng tin:
(1.) Dữ kiện tổng quỏt (cụng việc được thực hiện ở bộ phận nào, tờn cụng việc, cỏc tuyến quyền hạn và trỏch nhiệm). (2.) Túm tắt bản chất cụng việc.
(3.) Chớnh sỏch trả lương và cỏc chế độ đói ngộ. (4.) Điều khoản về đào tạo.
(5.) Cỏc tiờu chuẩn nhõn viờn cần cú để cú thể thực hiện nhiệm vụ.
Mặc dự tất cả cỏc nhà quản trị đều thừa nhận vai trũ khụng thể thay thế của phõn tớch và thiết kế cụng việc đối với quản trị nguồn nhõn lực trong kinh doanh khỏch sạn, nhưng hoạt động này hầu như khụng được đầu tư, triển khai tại cỏc khỏch sạn 1 đến 3 sao. Tại cỏc khỏch sạn 4 sao ở Hạ Long, cụng tỏc này mới được chỳ trọng triển khai trong thời gian gần đõy và bắt đầu được sử dụng như một cụng cụ của quản trị nguồn nhõn lực tại khỏch sạn Mithrin Hạ Long, Biệt thự Hoàng Gia. Bài học kinh nghiệm về phõn tớch và thiết kế cụng việc hy vọng sẽ giỳp ớch cho cỏc khỏch sạn khỏc trờn địa bàn trong việc nhanh chúng phõn tớch, mụ tả cụng việc và đưa ra tiờu chuẩn cụng việc làm cơ sở cho cỏc hoạt động khỏc của quản trị nguồn nhõn lực.
Tuyển dụng xuất phỏt từ nhu cầu thực tế, ưu tiờn nguồn tuyển dụng nội bộ
Kết quả khảo sỏt ở 4 khỏch sạn cho thấy, hoạt động tuyển dụng tại đều xuất phỏt từ nhu cầu thực tế. Đặc biệt, khụng giống cỏc doanh nghiệp cú vốn đầu tư của nhà nước thường tiếp nhận lao động theo sự phõn cụng điều động của cơ quan chủ quản, khỏch sạn Heritage Hạ Long hoàn toàn chủ động trong việc tuyển dụng lao động phự hợp với yờu cầu cụng việc tại khỏch sạn mà khụng phải đợi chỉ tiờu từ Tập đoàn cụng nghiệp Than – Khoỏng sản Việt Nam. Vỡ vậy, dự thuộc hỡnh thức sở hữu nào, tại tất cả cỏc khỏch sạn được khảo sỏt, khụng cú trường hợp lao động dụi dư do “gửi
Tất cả cỏc khỏch sạn đều ưu tiờn nguồn tuyển dụng nội bộ, nhất là tuyển dụng cho cỏc vị trớ mà nhõn viờn hiện tại coi là việc đề bạt. Tuyển dụng từ nguồn này cú lợi điểm là tạo cho nhõn viờn tõm lý về cơ hội thăng tiến và do đú họ gắn bú với khỏch sạn hơn, làm việc tớch cực hơn. Về phớa khỏch sạn, do cú những đỏnh giỏ về người lao động qua qua quỏ trỡnh làm việc nờn kết quả tuyển dụng khỏ chuẩn xỏc. Hơn nữa, nhõn viờn khỏch sạn là những người đó quen thuộc, hiểu được cơ cấu, hoạt động và nắm bắt được mục tiờu của khỏch sạn nờn khụng mất nhiều thời gian hoà nhập với vị trớ cụng việc mới. Việc tuyển dụng từ nguồn nội bộ cũng giỳp cỏc khỏch sạn tiết kiệm được những chi phớ khụng cần thiết trong việc đăng thụng bỏo tuyển dụng, tổ chức thu nhận, kiểm tra, thẩm định hồ sơ, … Hỡnh thức cỏc khỏch sạn 4 sao trong phạm vi khảo sỏt thường lựa chọn để thụng bỏo về nhu cầu tuyển dụng trong nội bộ là thụng bỏo trực tiếp trong cỏc cuộc họp giao ban giữa trưởng cỏc bộ phận và ban giỏm đốc, sau đú trưởng cỏc bộ phận cú trỏch nhiệm thụng bỏo cho nhõn viờn bộ phận mỡnh. Khỏch sạn Sài Gũn Hạ Long cũn ỏp dụng hỡnh thức thụng bỏo bằng email tới trưởng cỏc bộ phận. Riờng Biệt thự Hoàng Gia lựa chọn cỏch niờm yết cụng khai cỏc thụng bỏo tuyển dụng trờn bản tin nội bộ. Hỡnh thức này thường được cỏc chuyờn gia nhõn sự đỏnh giỏ rất cao bởi nú cho phộp thụng tin đến tất cả nhõn viờn khỏch sạn một cỏch cụng bằng, đầy đủ nhất. Niờm yết cụng việc cũn trống cho phộp khắc phục tất cả cỏc nhược điểm cú thể cú của cỏc hỡnh thức thụng bỏo khỏc như những lo ngại về việc thụng tin khụng đến được từng nhõn viờn do sơ suất của trưởng bộ phận, hoặc trưởng bộ phận khụng nhận được thụng tin tuyển dụng qua email do nhiều nguyờn nhõn khỏc nhau, …
Sử dụng hiệu quả nguồn tuyển dụng là sinh viờn, học viờn cỏc trường cao đẳng, trường đào tạo nghề trờn địa bàn
Hiện nay, Quảng Ninh cú 11 cơ sở đào tạo nghề du lịch, trong đú cú 1 trường Cao đẳng và 1 trung tõm bồi dưỡng đại học hệ tại chức.
Bảng 3.28. Danh sỏch cỏc cơ sở đào tạo du lịch ở Quảng Ninh
STT Tờn cơ sở
1. Trường Cao đẳng Văn hoỏ Nghệ thuật và Du lịch Hạ Long
2. Trung tõm giới thiệu việc làm Quảng Ninh
3. Trung tõm giới thiệu việc làm Thanh Niờn
4. Trung tõm giới thiệu việc làm Liờn đoàn Lao động
5. Trung tõm dạy nghề Ngọc Thiện
6. Trung tõm dạy nghề Tiờn Long
7. Trung tõm đào tạo bồi dưỡng tại chức Tỉnh
8. Lớp dạy nghề Thanh Xuõn
9. Trung tõm dạy nghề Hội Liờn hiệp Phụ nữ
10. Cơ sở dạy nghề thuộc Cụng ty cổ phần Khỏch sạn du lịch Quảng Ninh
11. Lớp dạy nghề doanh nghiệp tư nhõn Lạc Việt
Nguồn: Sở Lao động Thương binh và Xó hội Quảng Ninh, 2008
Hàng năm cỏc cơ sở này tuyển sinh đào tạo được khoảng 2.000 học viờn, đỏp ứng nhu cầu học tập tại địa phương, cung cấp nhõn lực trỡnh độ cao đẳng, trung cấp, sơ cấp nghề cho du lịch địa phương. Cỏc chuyờn ngành chủ yếu được đào tạo ở trỡnh độ trung cấp và dạy nghề là kỹ thuật chế biến mún ăn, kỹ thuật phục vụ buồng, bàn, lễ tõn; ở trỡnh độ cao đẳng chủ yếu đào tạo cỏc chuyờn ngành như quản trị kinh doanh khỏch sạn, lữ hành – hướng dẫn du lịch. Đõy là nguồn tuyển dụng dồi dào, cú chất lượng cho tất cả cỏc khỏch sạn trờn địa bàn thành phố Hạ Long núi riờng, tỉnh Quảng Ninh núi chung. Khỏch sạn Sài Gũn Hạ Long và Mithrin Hạ Long đó sử dụng khỏ tốt nguồn tuyển dụng này. Khỏch sạn Sài Gũn Hạ Long cú liờn hệ thường xuyờn với trường Cao đẳng Văn hoỏ Nghệ thuật và Du lịch Hạ Long, khỏch sạn Mithrin Hạ Long liờn kết với Trung tõm dạy nghề Tiờn Long. Hỡnh thức mà hai khỏch sạn này sử dụng là nhận sinh viờn, học viờn của cỏc cơ sở đào tạo trờn vào thực tập tại khỏch sạn. Trờn cơ sở nhu cầu tuyển và kết quả đỏnh giỏ sinh viờn/học viờn sau thực tập thực tế, việc ưu
tiờn tuyển dụng được ỏp dụng với những sinh viờn/học viờn cú thành tớch tốt và cú mong muốn, nguyện vọng được làm việc tại khỏch sạn. Sử dụng nguồn tuyển dụng từ cỏc cơ sở đào tạo tại địa phương, khỏch sạn cú thể tuyển được lao động với chất lượng phự hợp, tiết kiệm được kinh phớ tuyển dụng, đào tạo. Hỡnh thức tuyển dụng này của cỏc khỏch sạn cũn mang lại lợi ớch to lớn cho xó hội, gúp phần giải quyết việc làm cho một bộ phận lao động đó qua đào tạo tại địa phương.
Quy trỡnh tuyển dụng chặt chẽ, triển khai bài bản
Cụng tuyển dụng lao động tại cỏc khỏch sạn 4 sao khỏ chặt chẽ, thống nhất, và được triển khai nghiờm tỳc, bài bản. Cả 4 khỏch sạn trong phạm vi khảo sỏt đều cú quy chế, quy trỡnh tuyển dụng nhõn sự dưới dạng văn bản, làm căn cứ triển khai trờn thực thế. Khỏch sạn Heritage Hạ Long xõy dựng “Quy chế tuyển dụng lao động”, trong đú ghi rừ “tuyển dụng lao động phải xuất phỏt từ yờu cầu thực tế và khả năng hoạt động kinh doanh của khỏch sạn; bảo đảm tuyển lao động cú trỡnh độ, cú năng lực và phẩm chất tốt; phự hợp với cỏc điều kiện của khỏch sạn đạt tiờu chuẩn 4 sao”. Việc tuyển dụng tại khỏch sạn Sài Gũn Hạ Long được căn cứ theo “Quy trỡnh tuyển dụng nhõn sự”. Nội dung về tuyển dụng cũng được đề cập khỏ rừ ràng trong phần II “Quy chế quản lý nhõn sự”của Biệt thự Hoàng Gia, trong “Quy chế tuyển dụng nhõn sự” của khỏch sạn Mithrin Hạ Long. Nội dung của cỏc quy chế, quy trỡnh trờn đề cập tới tất cả cỏc vấn đề liờn quan đến cụng tỏc tuyển dụng một cỏch rừ ràng, chi tiết như hỡnh thức tuyển dụng, cỏc bước tuyển dụng, … Do cú những quy định rừ ràng, thống nhất nờn việc triển khai cụng tỏc tuyển dụng tại cỏc khỏch sạn khụng bị lỳng tỳng, khỏ thống nhất, bắt đầu từ việc sơ tuyển hồ sơ. Tuy nhiờn, việc ỏp dụng cỏc quy định chung về tuyển dụng tại cỏc khỏch sạn khụng quỏ cứng nhắc. Tuỳ theo đối tượng tuyển dụng, tầm quan trọng của vị trớ tuyển dụng cú thể lược bớt, kết hợp hoặc tổ chức thờm cỏc bước tuyển dụng trờn cơ sở tuyển được người phự hợp nhất cho khỏch sạn.
Trờn thực tế, quy trỡnh tuyển dụng rừ ràng, thực hiện bài bản chỉ được xõy dựng và thực hiện nghiờm tỳc tại cỏc khỏch sạn cú quy mụ lớn, yờu cầu chất lượng dịch vụ cao. Tại cỏc khỏch sạn cú quy mụ nhỏ, cấp hạng thấp, tồn tại tỡnh trạng tuyển dụng do quen biết, gửi gắm, phỏng vấn chỉ dừng lại ở việc “nhận mặt” chứ khụng chỳ trọng nhiều đến chuyờn mụn, nghiệp vụ, năng lực của ứng viờn dẫn tới chất lượng dịch vụ tại cỏc khỏch sạn này cũn thấp. Để khắc phục tỡnh trạng trờn, cỏc khỏch sạn cú thể ỏp dụng linh hoạt quy trỡnh tuyển dụng, cỏch thức tuyển dụng đó được nghiờn cứu, xõy dựng bài bản tại cỏc khỏch sạn 4 sao trờn đõy.
Xõy dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, phõn cấp quản lý, phõn nhiệm rừ ràng
Trong cỏc khỏch sạn 4 sao, do số lượng nhõn viờn lớn, tập trung trong nhiều bộ phận khỏc nhau, cơ cấu tổ chức được xõy dựng khỏ rừ ràng và ớt cú sự thay đổi. Việc phõn cấp quản lý được ỏp dụng triệt để tại tất cả cỏc khỏch sạn, đảm bảo mỗi nhõn viờn chỉ cú một cấp trờn trực tiếp, trỏnh chồng chộo. Việc phõn cụng, phõn nhiệm tại cỏc khỏch sạn này cũng khỏ rừ ràng, đảm bảo tất cả cỏc cụng việc đều cú người chịu trỏch nhiệm chớnh song song với cơ chế phối hợp giữa cỏc vị trớ, cỏc cấp, cỏc bộ phận. Tất cả cỏc khỏch sạn trong phạm vi khảo sỏt đều đó xõy dựng được cơ cấu tổ chức rừ ràng với cỏc tuyến cụng việc cụ thể, điều này cú thể thấy qua sơ đồ tổ chức của cỏc khỏch sạn (xem chi tiết tại phụ lục 1; 2; 3; 4). Thực hiện tốt nội dung này, cỏc khỏch sạn sẽ cú căn cứ để triển khai cỏc nội dung quản trị nguồn nhõn lực một cỏch chi tiết và hợp lý nhất.