5. Kết cấu của luận văn
2.3. Phõn tớch và thiết kế cụng việc
Phõn tớch và thiết kế cụng việc đó được ỏp dụng ở hầu hết cỏc khỏch sạn 5 sao ở Việt Nam, nhất là cỏc khỏch sạn được được quản lý và điều hành bởi cỏc tập đoàn khỏch sạn lớn, cú lịch sử hoạt động hàng trăm năm như Accor Hotels & Resorts (Phỏp), Sol Meliỏ Hotels & Resorts (Tõy Ban Nha) hay Hilton International (Mỹ). Tại cỏc khỏch sạn này, bản mụ tả cụng việc (Job Description) và bản tiờu chuẩn cụng việc (Job Specification) được xõy dựng chi tiết đến từng nhiệm vụ trong từng cụng việc khỏc nhau, là cụng cụ cơ cơ bản nhất được sử dụng trong mọi hoạt động quản trị nguồn nhõn lực như tuyển dụng, đào tạo, đỏnh giỏ nhõn viờn, ... Chẳng hạn, khỏch sạn Sofitel Metropole Hanoi ỏp dụng từ năm 1996, Meliỏ Hanoi hay Hilton Hanoi Opera từ năm 1999.
Tại 4 khỏch sạn được khảo sỏt, phõn tớch và thiết kế cụng việc được tiến hành chưa đầy đủ, chi tiết. Duy nhất khỏch sạn Mithrin Hạ Long cú hệ thống bản mụ tả cụng việc và bản tiờu chuẩn cụng việc chi tiết đến từng vị trớ cụng việc nhưng là nguyờn mẫu của tập đoàn Swiss-Bellhotel International nờn cũn tồn tại một số nội dung, tiờu chuẩn chưa phự hợp với thực tế của lao động trong nước. Theo bà Đinh Hương Duyờn – cỏn bộ Phũng Hành chớnh – Nhõn sự khỏch sạn Mithrin “căn cứ theo tiờu chuẩn của tập đoàn thỡ khỏch sạn rất khú tuyển được nhõn viờn phự hợp, nhất là cỏc yờu cầu về ngoại hỡnh hay yờu cầu kinh nghiệm chuyờn mụn tại cỏc khỏch sạn cựng loại hạng”. Do vậy, khỏch sạn Mithrin Hạ Long đó và đang tiến hành nghiờn cứu, phõn tớch và thiết kế cụng việc cho phự hợp hơn
được đưa ra bởi tập đoàn. Bản mụ tả và bảng tiờu chuẩn cụng việc mới đó được hoàn tất và đưa vào thực hiện tại bộ phận Lễ tõn và bộ phận Buồng của khỏch sạn Mithrin Hạ Long.
Phõn tớch và thiết kế cụng việc cũng đó bắt đầu được chỳ trọng, triển khai thực hiện tại Biệt thự Hoàng Gia. Khi thực hiện một nghiờn cứu với nội dung “tỡm hiểu cụng tỏc quản lý lao động tại cụng ty liờn doanh quốc tế Hoàng Gia” vào năm 2004, tỏc giả đó trực tiếp phỏng vấn 3 nhõn viờn bộ phận Buồng của Biệt thự Hoàng Gia với cựng 1 cõu hỏi “theo quy định của khỏch sạn, thời gian tối đa để anh/ chị quột dọn 1 phũng khụng cú khỏch là bao lõu?” và nhận được 3 cõu trả lời như sau: “khụng cú quy định”, “làm bao giờ xong thỡ xong” và “khoảng 15 phỳt”. Như vậy, do khụng cú tiờu chuẩn chi tiết nờn hiệu suất làm việc của nhõn viờn cũng khỏc nhau, gõy khú khăn cho nhà quản trị trong việc đỏnh giỏ cụng bằng giữa cỏc nhõn viờn thực hiện cựng một nhiệm vụ ở một vị trớ cụng việc. Nhận thức được vấn đề trờn, từ năm 2007, Phũng Nhõn sự Biệt thự Hoàng Gia kết hợp với cỏc bộ phận nghiệp vụ cụ thể tiến hành cỏc khảo sỏt thực tế tại khỏch sạn, tổ chức học tập và tham khảo kinh nghiệm xõy dựng bản mụ tả và bản phõn tớch cụng việc của cỏc khỏch sạn lớn cựng loại hạng như Khỏch sạn Fortuna Hà Nội, khỏch sạn Movenpick Hà Nội, khỏch sạn Gouman Hà Nội, … Thỏng 12/2008, Biệt thự Hoàng Gia đó đưa vào ỏp dụng bảng mụ tả cụng việc cho 09 vị trớ tại bộ phận Kinh doanh ăn uống, bao gồm: Giỏm đốc nhà hàng, Phú giỏm đốc nhà hàng, Giỏm đốc phũng tiệc, Tổ trưởng, Lễ tõn nhà hàng, Nhõn viờn phục vụ, Nhõn viờn thử việc, Tổ trưởng quầy bar, Nhõn viờn pha chế (xem chi tiết ở phụ lục 5). Bản tiờu chuẩn cụng việc cho tất cả cỏc vị trớ cụng việc tại khỏch sạn đang trong quỏ trỡnh nghiờn cứu xõy dựng.
Cũn tại khỏch sạn Heritage Hạ Long và Sài Gũn Hạ Long, việc phõn tớch và mụ tả cụng việc mới chỉ dừng lại ở quy định về chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận nghiệp vụ, trong đú chỉ ra nhiệm vụ, trỏch nhiệm, quyền hạn của trưởng, phú cỏc bộ phận/ phũng/ ban. Tại một số bộ phận
thường xuyờn tiếp xỳc trực tiếp với khỏch hàng, cụ thể là bộ phận Lễ tõn và bộ phận Bàn, hai khỏch sạn này ỏp dụng một số quy trỡnh cụ thể như trỡnh tự làm thủ tục check-in, check-out, trỡnh tự và tiờu chuẩn thao tỏc bày bàn, trỡnh tự phục vụ khỏch dựng bữa, trỡnh tự giải quyết khiếu nại của khỏch, …, lấy đú làm tiờu chuẩn cụng việc và làm căn cứ để đỏnh giỏ cụng việc của nhõn viờn từng bộ phận. Tuy nhiờn, mức độ chi tiết, cụ thể của cỏc quy trỡnh được trờn khỏc nhau ở 2 khỏch sạn. Quy trỡnh đó được xõy dựng của khỏch sạn Sài Gũn Hạ Long chi tiết, đầy đủ và gần với nội dung của một bản mụ tả cụng việc hơn.
Bản mụ tả cụng việc và bản tiờu chuẩn cụng việc là những “tuyờn bố” cụ thể, rừ ràng nhất của cỏc khỏch sạn, cú tỏc dụng định hướng và định mức cụng việc cho nhõn viờn khỏch sạn. Phõn tớch và thiết kế cụng việc càng chi tiết thỡ tớnh chuyờn nghiệp của hoạt động quản trị nguồn nhõn lực càng được nõng cao.