Báo cáo kế toán quản trị chi phí phản ánh chi tiết, cụ thể tình hình chi phí của doanh nghiệp theo yêu cầu của các cấp quản trị trong doanh nghiệp để ra các quyết định kinh doanh.
* Tuy báo cáo kế toán quản trị không bị nhà nước quy định bắt buộc nhưng nó lại có tác dụng rất lớn trong quản trị doanh nghiệp:
- Cung cấp thông tin để nhà quản trị kiểm tra toàn diện về tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Cung cấp thông tin để nhà quản trị phân tích, đánh giá, xác định chính xác kết quả cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Là căn cứ phát triển khả năng tiềm tàng về kinh tế tài chính, dự đoán tình hình sản xuất kinh doanh cũng như xu hướng vận động của doanh nghiệp.
- Cung cấp số liệu để nhà quản trị lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, lập dự toán sản xuất kinh doanh cho toàn doanh nghiệp.
* Những yêu cầu cơ bản khi xây dựng báo cáo kế toán quản trị:
- Báo cáo cần được xây dựng phù hợp yêu cầu quản trị từng phương án cụ thể. - Kết cấu đa dạng, linh hoạt tùy thuộc tiêu chuẩn đánh giá thông tin cho từng tình huống cụ thể.
- Thông tin trên báo cáo được chia thành chỉ tiêu phù hợp với tiêu chuẩn đánh giá và các chỉ tiêu phải có quan hệ chặt chẽ, logic với nhau.
* Hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phí sản xuất bao gồm:
- Các báo cáo dự toán: Báo cáo dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, báo cáo dự toán chi phí nhân công trực tiếp và báo cáo dự toán chi phí sản xuất chung.
- Báo cáo phục vụ quá trình kiểm tra, đánh giá và ra quyết định gồm:
+ Báo cáo sản xuất: Báo cáo sản xuất là báo cáo chi tiết về tình hình chi phí phát sinh tại phân xưởng và kết quả hoàn thành nhằm cung cấp thông tin cho các cấp quản trị để từ đó có các quyết định thích hợp. Thực chất báo cáo sản xuất là mô tả các hoạt động sản xuất diễn ra trong kỳ ở một phân xưởng hay đội sản xuất nhằm đánh giá trách nhiệm của Quản đốc phân xưởng hay Đội trưởng đội sản xuất.
Thông thường mỗi phân xưởng sản xuất phải lập một báo cáo chi tiết chi phí sản xuất, sản phẩm hoàn thành, sản phẩm dở dang dể cung cấp cho cấp quản trị cấp cao hơn biết tình hình chi phí của phân xưởng mình. Báo cáo sản xuất có vai trò như các phiếu chi phí công việc trong việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Từ những thông tin trên các nhà quản trị biêt được kết quả sản xuất của toàn doanh nghiệp để có căn cứ đưa ra quyết định sản xuất và tiêu thụ với một mức sản lương thích hợp. Nó là một tài liệu chủ yếu của các phương pháp xác định chi phí theo công việc và quá trình sản xuất, có ý nghĩa quan trọng đối với các nhà quản trị doanh nghiệp trong việc kiểm soat chi phí và đánh giá hoạt động sản xuất của từng phan xưởng. Đồng thời là nguồn thông tin quan trọng để xây dựng các định mức, dự toán chi phí cho các kỳ tiếp theo.
Nội dung của báo cáo sản xuất: Báo cáo sản xuất thường được lập cho các phân xưởng, đội sản xuất gồm 3 phần
Phần 1: Kê khai sản lượng sản phẩm hoàn thành và sản lượng sản phẩm tương đương (sản lượng tương đương)
Phần 2: Tổng hợp chi phí sản xuất và xác định chi phí đơn vị (giá thành đơn vị) Phần 3: Cân đối chi phí sản xuất
+ Báo cáo giá thành sản xuất sản phẩm: Báo cáo này có thể được lập cho từng loại sản phẩm, công việc hoặc lập cho từng phân xưởng hay từng bộ phận trong phân xưởng.
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh nhằm để khái quát tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận trong kỳ tới, từ đó các nhà quản trị chủ động trong quyết định điều hành doanh nghiệp. Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được lập dựa trên những dự toán khác như dự toán doanh thu, dự toán chi phí,..theo chức năng hoạt động của chi phí hoặc theo cách ứng xử của phí.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh lập theo chức năng của phí giúp nhà quản trị xác định được giá thành toàn bộ sản phẩm, lợi nhuận đem lại cho từng bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp. Dựa trên báo cáo này, nhà quản trị biết được hiệu quả kinh doanh của từng bộ phận, từ đó đưa ra những quyết định trong dự toán chi phí cho từng bộ phận và cho toàn doanh nghiệp. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh lập theo chức năng của phí có mẫu như dưới đây:
Bảng 1.4 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo chức năng của phí
Trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh lập theo cách ứng xử của phí, chi phí được chia ra thành biến phí và định phí, việc này giúp cho nhà quản trị hiểu đúng bản chất sự vận động của chi phí đối với mức hoạt động thay đổi, từ đó có những quyết định kinh doanh phù hợp ứng với từng mức độ hoạt động thay đổi. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh lập theo cách ứng xử của phí thường có mẫu như dưới đây:
Bảng 1.5 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo cách ứng xử của phí
- Báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý (báo cáo bộ phận)
Báo cáo bộ phận hay còn gọi là báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận nhằm phản ánh doanh thu, chi phí và kết quả của từng bộ phận, cung cấp thông tin cho các nhà quản trị để đưa a quyết đinh phù hợp.
Báo cáo bộ phận thường có những đặc điểm sau:
+ Báo cáo bộ phận thường lập theo cách ứng xử của chi phí.
+ Báo cáo bộ phận thường lập ở nhiều mức độ hoạt động khác nhau, ở nhiều phạm vi khác nhau phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng thông tin cảu các cấp quản trị và đặc điểm của hoạt động kinh doanh cụ thể của từng cấp. Thông thường cấp quản trị thấp thì báo cáo bộ phận càng chi tiết, mức chi tiết giảm dần khi ở cấp quản trị cao.
+ Báo cáo bộ phận thường được lập theo một trong ba tiêu thức: Nội dung kinh tế của các hoạt động, địa điểm phát sinh và thời gian hoạt động. Trong một số trường hợp báo cáo bộ phận xây dựng có thể kết hợp đồng thời cả 3 tiêu thức trên.
+ Báo cáo bộ phận không chỉ phản ánh chi phí trực tiếp phát sinh ở bộ phận mà còn bao gồm cả những khoản chi phí chung được phân bổ nằm ngoài tầm kiểm soát của người quản lý cấp đó.
+ Báo cáo bộ phận nhằm cung cấp thông tin cho nội bộ trong từng cấp, doanh nghiệp để đưa ra các quyết định phù hợp.