CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY Ô TÔ TOYOTA VIỆT NAM
2.3.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán
Nhìn chung, Bộ máy kế toán được tổ chức hợp lý, phù hợp với năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của từng người. Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho công việc quản lý, kiểm tra kiểm soát công tác kế toán thuận lợi, tạo sự chủ động cũng như nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng bộ phận kế toán. Việc nâng cao trình độ cho các nhân viên kế toán luôn đựoc coi trọng, 100% nhân viên trong phòng có trình độ đại học trở lên, sử dụng thành thạo máy tính giúp cho công việc kế toán nhanh gọn, chính xác, và hiệu quả. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được xử lý tại phòng kế toán tạo điều kiện cho việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cũng như cho việc cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác cho công tác quản lý. Hơn nữa, việc bộ phận kế toán quản trị được tổ chức tách biệt với bộ phận kế toán tài chính là cần thiết và phù hợp với một công ty có quy mô lớn, số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với tần suất nhiều.
Việc phân loại chi phí sản xuất trên cả hai phương diện: phân loại theo khoản mục và phân loại theo cách ứng xử của phí giúp cho việc quản lý chi phí thuận lợi hơn. Việc phân định biến phí và định phí giúp cho nhà quản trị hiểu được bản chất của từng khoản mục chi phí, từ đó đưa ra những quyết định phù hợp để kiểm soát tốt nhất chi phí trong nhà máy, tăng lợi nhuận cho Công ty.
Do đặc thù sản xuất ở mỗi phân xưởng là khác nhau, nên việc xác định đối tượng chi phí và các phân xưởng giúp cho công tác tập hợp chi phí có độ chính xác xao và đầy đủ. Không những vậy, biết được chi tiết nơi phát sinh chi phí, nhà quản trị có thể tìm ra những điểm lãng phí và không hợp lý để tăng cường quản trị chi phí sản xuất.
Hệ thống chứng từ về cơ bản được tổ chức hợp lý, chặt chẽ trong toàn bộ quá trình luân chuyển tăng cường hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các chứng từ đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và linh hoạt để vừa phục vụ công tác kế toán tài chính, vừa phục vụ công tác kế toán quản trị.
Hệ thống tài khoản dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006 - QĐ/BTC ngày 30/3/2006 và được chi tiết đến nơi phát sinh, khoản mục chi phí, dòng xe và dự án cụ thể. Vừa phục vụ tốt cho công tác kế toán tài chính, lại vừa cung cấp những thông tin đầy đủ và hữu ích cho kế toán quản trị để phân tích cũng như lập kế hoạch sát thực tế nhất.
Bên cạnh các báo cáo tài chính lập để phục vụ chủ yếu cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, Công ty còn có hệ thống báo cáo quản trị định kỳ phục vụ cho nhu cầu quản trị. Những báo cáo này được lập theo tháng, theo quý giúp cho nhà quản trị có thể theo dõi sát sao tình hình tiết kiệm hay lãng phí chi phí tại từng bộ phận. Từ đó đưa ra ý kiến chỉ đạo kịp thời để kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ nhất.
Với quy mô công ty lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều, Công ty đã sớm áp dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ cho công việc kế toán. Nhân viên kế toán chỉ cần nhập chứng từ ban đầu vào máy, hệ thống kế toán sẽ tự động tính toán, tổng hợp số liệu lên các sổ và bảng biểu. Vì vậy mà khối lượng công việc kế toán tại công ty được đơn giản đi, tăng hiệu quả, giúp giảm bớt sai sót trong việc hạch toán kế toán.