CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY Ô TÔ TOYOTA VIỆT
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất phục vụ kế toán quản trị
XUẤT TẠI CÔNG TY Ô TÔ TOYOTA VIỆT NAM.
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất phục vụ kế toán quản trị trị
Căn cứ vào kết quả khảo sát thực tế tại Công ty ô tô Toyota Việt Nam, chi phí sản xuất chủ yếu phát sinh và gắn liền với quá trình sản xuất tại các phân xưởng. Công ty nên giữ nguyên mô hình kế toán tập trung như đang thực hiện, nghĩa là các phân xưởng chỉ có nhiệm vụ tập hợp chứng từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau đó chứng từ này sẽ được kế toán viên thực hạch toán ban đầu và hạch toán tập trung toàn Công ty. Việc tổ chức thực hiện kế toán tập trung được thực hiện với sự trợ giúp của phương tiện khoa học kỹ thuật như hệ thống máy tính, phần mềm kế toán… giúp cho việc giảm bớt khối lượng công việc lên kế toán viên, bên cạnh đó, việc mỗi phần hành kế toán cụ thể lại được chuyên trách bởi một kế toán viên có kinh nghiệm cũng tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc, đảm bảo việc theo dõi, thống kê, hạch toán chính xác và kịp thời.
Công ty cũng nên giữ nguyên mô hình tổ chức hai hệ thống thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị như hiện tại – vì mô hình tổ chức này cung cấp được rất nhiều thông tin hữu ích cho nhà quản trị. Thông qua kế toán tài chính, nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của Công ty; còn thông qua kế toán quản trị, nhà quản trị lại có cái nhìn sâu hơn về nơi phát sinh chi phí, hoạt động nào đang sử dụng lãng phí để từ đó đưa ra những quyết định quản trị phù hợp. Hệ thống kế toán quản trị nên giữ nguyên cấu trúc gồm ba nhóm công việc như hiện tại: nhóm quản lý sử dụng ngân quỹ, nhóm phân tích và lập các bảng dự toán, và nhóm quản lý chi phí trong Công ty. Tuy nhiên, các nhóm cần phải thực hiện thêm hoạt động đánh giá hiệu quả kiểm soát chi phí nói chung và chi phí sản xuất nói riêng để giúp nhà quản trị có cái nhìn đúng đắn, từ đó đưa ra những quyết định quản trị phù hợp.
Về tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu, những chứng từ bắt buộc, chứng từ đã có những chỉ tiêu chi tiết cần phải được ghi đầy đủ, rõ ràng, chi tiết theo yêu cầu của kế toán chi tiết chi phí sản xuất nhằm phục vụ hữu ích cho cả bộ phận kế toán quản trị chi phí. Đối với những chỉ tiêu chưa được ghi chép chi tiết cũng như chưa được quy định trên chứng từ cần phải ghi bổ sung hoặc bổ sung các chứng từ hướng dẫn.
Hiện nay, Công ty đã có một hệ thống chứng từ được xây dựng theo chế độ kế toán tài chính tương đối đầy đủ và xây dựng được một hệ thống định mức tương đối hợp lý vì vậy để phục vụ cho kế toán quản trị chi phí sản xuất công ty có thể thiết kế
thêm những chứng từ có phần báo động khi phản ánh những biến động vượt định mức về cả biến phí sản xuất và định phí sản xuất. Các chứng từ này sẽ cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng cho các nhà quản trị về việc sử dụng chi phí thông qua việc so sánh thực tế và dự toán, từ đó có những giải pháp phù hợp nhằm sử dụng tiết kiệm những nguồn lực trong sản xuất. Bên cạnh đó, nhà quản trị có thể sử dụng những chứng từ để quy định tính bắt buộc trong quản lý chi phí sản xuất ở các bộ phận phát sinh chi phí.
Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và hạch toán trên sổ kế toán, nhìn chung, Công ty nên giữ nguyên hệ thống kế toán đang được sử dụng bởi nó phản ánh được tương đối đầy đủ và chi tiết để vừa phục vụ cho kế toán tài chính, vừa hữu ích cho kế toán quản trị. Tuy nhiên, với những khoản khoản chi phí được chi trả một lần trong nhiều kỳ, Công ty nên sử dụng tài khoản chi phí trả trước để hạch toán và phân bổ dần chi phí vào những kỳ tiếp theo. Tài khoản chi phí trả trước có thể được chi tiết theo phân xưởng, theo từng hạng mục chi phí, theo dòng xe và theo dự án (nếu có). Ví dụ, tài khoản chi phí trả trước dài hạn có thể được chi tiết theo từng hạng mục chi phí như sau :
TK 2421000 – chi phí trả trước dài hạn trong sản xuất
TK 2422000 – chi phí trả trước dài hạn trong hoạt động bán hàng
TK 2423000 – chi phí trả trước dài hạn trong hoạt động quản lý doanh nghiệp Như vậy, nếu phân xưởng Lắp ráp phát sinh một khoản chi phí chuẩn bị sản xuất cho dòng xe Corolla 2.0 mà đời xe dự kiến dài hơn một năm, kế toán viên có thể tiến hành hạch toán vào tài khoản 4590.2421000.624.0000. Sau đó, định kỳ hàng tháng, dựa vào số xe thực tế sản xuất, kế toán tiến hành phân bổ chi phí trả trước dài hạn này vào chi phí trong kỳ - đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kế toán tài chính.
Về hệ thống sổ kế toán phục vụ quản trị chi phí sản xuất, Công ty ô tô Toyota Việt Nam sử dụng hệ thống sổ kế toán quản trị chi phí sản xuất là các sổ chi tiết của kế toán tài chính được thiết kế theo yêu cầu thông tin của kế toán tài, để phản ánh chi phí phát sinh trong sản xuất theo đúng bản chất của chi phí, các sổ chi tiết tài khoản có thể thiết kế thêm phần chi tiết biến phí và định phí để cung cấp thông tin đầy đủ chính xác việc lập các báo cáo chi phí sản xuất cũng như tạo thuận lợi cho việc phân tích chi phí của kế toán quản trị. Việc này cần thiết hơn cả đối với những khoản mục chi phí hỗn hợp (vừa mang tính chất biến phí, vừa mang tính chất định phí) từ đó giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định quản lý chi phí sản xuất phù hợp.
Như vậy, kế toán quản trị chi phí sản xuất có thể thiết kế một số sổ chi tiết như sau:
- Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu gián tiếp và công cụ dụng cụ: Theo dõi chi tiết chi phí theo phân xưởng, từng loại vật liệu và chi tiết theo cách ứng xử của chi phí.
Biểu 3.1 Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu gián tiếp và công cụ dụng cụ
- Sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp: Chi tiết theo phân xưởng và cách ứng xử. Trong chi phí nhân công trực tiếp, định phí là những khoản chi trả cho thời gian ngừng sản xuất ngoài kế hoạch do sản lượng giảm sút đáng kể, những khoản phúc lợi cho công nhân sản xuất (nước uống, đồ ăn nhẹ giữa ca…)
Biểu 3.2 Sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp
- Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung: theo dõi chi tiết theo từng phân xưởng, từng hạng mục chi phí và theo cách ứng xử của phí