CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY Ô TÔ TOYOTA VIỆT NAM
2.2.2.3. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp * Đặc điểm quản lý chi phí nhân công trực tiếp:
Chi phí nhân công trực tiếp tại công ty ô tô Toyota Việt Nam bao gồm các khoản lương, thưởng, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội và phúc lợi của công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm. Công ty ô tô Toyota Việt Nam sử dụng hình thức trả lương theo thời gian lao động thực tế và căn cứ để trả lương là “Bảng chấm công”. Hàng ngày, người phụ trách chấm công tại các bộ phận sẽ ghi chép thời gian nghỉ, lý do và danh sách của những người nghỉ, đồng thời ghi nhận giờ làm thêm của từng người nếu phát sinh. Sau đó, cứ 10 ngày một lần, người phụ trách chấm công gửi bảng chấm công lên cho phòng Nhân sự. Căn cứ vào “Bảng chấm công” từ các bộ phận đưa lên, nhân viên Nhân sự nhập số liệu vào Chương trình quản lý nhân sự. Chương trình quản lý nhân sự sử dụng số liệu này để tính lương, thưởng, các khoản bảo hiểm và phúc lợi cho từng nhân viên. Phương pháp tính được khái quát như sau:
Lương thực tế =
Lương cơ bản của tại chức vụ
x Ngày công làm việc thực tế Ngày công tiêu chuẩn
Cuối tháng, căn cứ vào bảng danh sách nhân sự bao gồm những thông tin về phòng ban, bộ phận, chức vụ cấp bậc cùng với thông tin về lương, thưởng, bảo hiểm, và phúc lợi của từng nhân viên do Phòng Nhân sự gửi sang, Nhân viên kế toán thanh toán lương tiến hành hạch toán vào tài khoản phù hợp.
* Phương pháp kế toán chi phí nhân công trực tiếp: - Chứng từ sử dụng:
+ Bảng chấm công;
+ Giấy nghỉ ốm hưởng Bảo hiểm xã hội – Bảo hiểm y tế;
+ Bảng phân bổ Bảo hiểm xã hộ, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn được tính toán và kiểm tra bởi Chương trình quản lý nhân sự.
- Tài khoản kế toán sử dụng:
Công ty ô tô Toyota Việt Nam hạch toán chi phí nhân công trực tiếp vào tài khoản 6220000. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng phân xưởng, cho từng thành phần chi tiết (lương, thưởng, các khoản bảo hiểm, phúc lợi nhân viên). Cụ thể như sau:
6221000: Tiền lương 6223000: Bảo hiểm xã hội 6225000: Đền bù 6222000: Tiền thưởng 6224000: Bảo hiểm y tế 6226000: Phúc lợi
Ví dụ: Tiền lương trả cho công nhân trực tiếp sản xuất tại xưởng Lắp ráp sẽ được hạch toán vào tài khoản 4590.6221000.000.0000
- Trình tự hạch toán vào sổ kế toán:
Hàng tháng, căn cứ vào số liệu mà nhân viên nhân sự nhập vào hệ thống (từ Bảng chấm công do người phụ trách chấm công của các bộ phận đưa lên), chương trình Quản lý nhân sự lập ra bảng phân bổ lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Kế toán thanh toán lương sẽ sử dụng bảng phân bổ này để lên sổ Nhật ký chung; sổ chi tiết Tài khoản 6220000 tại từng phân xưởng; Sổ cái Tài khoản 6220000 cho toàn nhà máy, và sổ các các tài khoản liên quan như 334, 338…
Như vậy, việc từng xưởng có riêng một nhân viên ghi chép hàng ngày số liệu thời gian lao động thực tế giúp cho việc ghi chép được chính xác, kịp thời; không những vậy, nó còn giúp cho việc quản lý nhân sự được dễ dàng, chính xác và quy củ hơn. Bên
cạnh việc tính lương theo thời gian lao động, Công ty còn thiết lập một hệ thống giờ lao động tiêu chuẩn của từng công đoạn. Điều đó có nghĩa là, mỗi người công nhân tự thấy mình là một mắt xích trong dây chuyền sản xuất, họ phải thực hiện đúng thời gian tiêu chuẩn tại công đoạn mà họ đảm nhiệm. Mọi sự chậm trễ hay sai sót đều có thể gây nên sự gián đoạn của quá trình sản xuất làm thiệt hại cho Công ty. Chính điều đó đã tạo động lực tốt cho nhân công trực tiếp hoàn thành tốt và hiệu quả công việc và tăng năng suất lao động.