CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY Ô TÔ TOYOTA VIỆT NAM
2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty ô tô Toyota Việt Nam tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tách biệt: kế toán quản trị độc lập với kế toán tài chính. Tuy sử dụng trực tiếp thông tin, số liệu của kế toán tài chính nhưng số liệu phục vụ cho kế toán quản trị chi tiết hơn, đồng thời kế toán quản trị cũng có hệ thống những báo cáo dự đoán và phân tích đặc thù để giúp ban Giám đốc ra quyết định kinh doanh kịp thời và chính xác nhất. Công tác kế toán được tập trung ở phòng Kế toán, việc lập các báo cáo kế toán quản trị để dự đoán và phân tích được thực hiện ở phòng quản lý chi phí.
Phòng kế toán của Công ty hiện tại có 12 người: 1 kế toán trưởng; 1 phó phòng kế toán phụ trách quản lý hai phần hành kế toán là kế toán tài sản cố định và kế toán chi phí hoạt động buôn bán phụ tùng và xuất khẩu; 1 kế toán tổng hợp; 1 kế toán chi phí sản xuất; 1 kế toán chi phí vật liệu gián tiếp và công cụ dụng cụ; 2 kế toán tiền mặt; 4 kế toán thanh toán; 1 kế toán phải thu. Những kế toán viên này phụ trách bảy phần hành kế toán, đó là: Phần hành kế toán chi phí; phần hành kế toán tài sản cố định; phần hành kế toán chi phí vật liệu phụ và công cụ dụng cụ; phần hành kế toán tiền mặt; phần hành kế toán phải thu; phần hành kế toán thanh toán và phần hành kế toán tổng hợp.
Bên cạnh phòng kế toán chuyên trách về thu thập và cung cấp thông tin kế toán tài chính cho Ban Giám đốc, Công ty còn có phòng Quản lý chi phí hoạt động với chức năng của kế toán quản trị và phân tích báo cáo tài chính. Phòng quản lý chi phí gồm 4 người: 1 trưởng phòng và 3 kế toán viên lần lượt phụ trách quản lý ngân quỹ; phân tích và lập dự toán lợi nhuận; và quản lý chi phí.
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty ô tô Toyota Việt Nam được khái quát như sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 2.3 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty ô tô Toyota Việt Nam
- Kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán, có nhiệm vụ tổ chức điều hành hệ thống Kế toán của Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà Nước và Công ty theo điều lệ kế toán trưởng, giúp tham mưu cho Tổng giám đốc các vấn đề về tài chính kế toán.
- Phó phòng kế toán kiêm kế toán tài sản cố định: Nhiệm vụ của kế toán viên phụ trách tài sản cố định là quản lý toàn bộ tài sản cố định trong nhà máy hay trong văn phòng của công ty (về mặt giá trị và số lượng). Các nghiệp vụ tăng giảm Tài sản cố định được kế toán ghi nhận và theo dõi sau khi nhận hóa đơn từ các phần hành và bộ phận có liên quan (bộ phận quản lý Tài sản, phần hành Kế toán thanh toán, Kế toán phải thu).
- Kế toán chi phí giá thành: tính toán và phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình phát sinh chi phí sản xuất ở các bộ phận sản xuất cũng như trong phạm vi toàn doanh nghiệp, tính toán kịp thời chính xác giá thành của sản phẩm được sản xuất; lập các báo cáo về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
+ Quản lý nghiệp vụ nhập và xuất kho nguyên vật liệu phụ và công cụ dụng cụ của thủ kho.
+ Tính giá thành xuất kho nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ
- Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng kiêm thủ quỹ: phản ánh các nghiệp vụ về thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, tiến hành thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Hàng ngày theo dõi sự chuyển động dòng tiền của doanh nghiệp, cuối tháng lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho tháng hiện tại, lập dự toán dòng tiền cho tháng sau và báo cáo lên Kế toán trưởng để có kế hoạch cân đối thu chi. Các nghiệp vụ thu chi tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng cần có sự phê chuẩn của Giám đốc bộ phận Hành Chính - Tài Chính sau khi đã được kiểm tra bởi Kế toán trưởng.
- Kế toán thanh toán: có bốn kế toán viên đảm nhận ba mảng nghiệp vụ thanh toán diễn ra trong công ty:
+ Công tác thanh toán với các nhà cung cấp chính (nguyên vật liệu chính, phụ tùng lắp ráp, tài sản cố định) và các nghiệp vụ thanh toán thuế có liên quan .
+ Công tác thanh toán với các đối tác, các nhà cung cấp trong hoạt động kinh doanh, các khoản phải trả cố định hàng kỳ (tiền thuê nhà, phí an ninh) các khoản thanh toán liên quan đến các hoạt động tập thể của công ty.
+ Công tác thanh toán với các nghiệp vụ tạm ứng của công nhân viên, thanh toán lương và các khoản phí liên quan đến công nhân viên khác (phí đưa đón công nhân viên, tiền ăn trưa …)
- Kế toán phải thu do một kế toán đảm nhiệm, ghi nhận các khoản thu nhập của công ty. Nguồn thu của Công ty đến từ các hoạt động: bán ô tô, bán nội địa và xuất khẩu phụ tùng ô tô và doanh thu từ một số hoạt động không thường xuyên khác.
- Kế toán Tổng hợp căn cứ vào số liệu trên sổ sách kế toán để thực hiện việc kiểm tra tính cân đối, chính xác trên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp; hướng dẫn và kiểm tra các phần hành kế toán thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép, hạch toán đúng nguyên tắc, chuẩn mực và phương pháp kế toán hiện hành. Vào cuối kỳ kế toán, kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp các số liệu chi tiết từ các báo cáo của từng phần hành, tiến hành lên Sổ Cái các tài khoản, lập các Báo cáo tài chính. Ngoài ra, kế toán tổng hợp cũng đảm nhận công việc của một kế toán thuế: kê khai, quyết toán các loại thuế như Thuế Giá trị gia tăng, Thuế thu nhập doanh nghiệp, Thuế nhà thầu và một số loại thuế khác. Công
việc của Kê toán Sổ cái là do Trưởng phòng Tài chính kiểm tra và phê chuẩn trước khi báo cáo lên Giám đốc Hành chính – Tài Chính và Tổng Giám đốc.