CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY Ô TÔ TOYOTA VIỆT NAM
2.2.2.2. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Trong một công ty sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là một yếu tố thiết yếu trong giá thành sản phẩm và chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành. Vì vậy, việc hiểu rõ và hạch toán đầy đủ chính xác các khoản mục này có ý nghĩa quan trọng không những trong việc tính giá thành sản phẩm mà còn trong hoạt động quản trị chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại công ty ô tô Toyota Việt Nam bao gồm giá, thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển phụ tùng linh kiện nhập khẩu; chi phí sơn; chi phí linh kiện nội địa hoá; chi phí thép dập để tạo nên vỏ thân xe.
* Đặc điểm quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
- Phụ tùng linh kiện nhập khẩu được nhập từ Tập đoàn Toyota Nhật Bản và các công ty Toyota khác tại các nước trong khu vực Châu Á – Thái Bình Dương (Toyota Thái Lan, Toyota Phillipines, Toyota Indonexia…). Chi phí cho phụ tùng linh kiện nhập khẩu chiếm khoảng % tổng chi phí sản xuất một đơn vị sản phẩm. Chính tỷ trọng lớn này đã đặt ra yêu cầu việc tính toán chi phí linh kiện nhập khẩu phải đầy đủ và chính xác.
Hàng tháng, dựa trên kế hoạch bán hàng từ bộ phận Marketing và bảng định mức sử dụng linh kiện trên một đơn vị sản phẩm, bộ phận Quản lý sản xuất lên kế hoạch sản xuất và đặt hàng linh kiện nhập khẩu từ các nhà xuất khẩu. Linh kiện được đóng chi tiết theo dòng xe, đời xe và được vận chuyển bằng đường biển đến Cảng Cái Lân hoặc Cảng Hải Phòng. Tại đây, hàng được làm thủ tục hải quan, chi phí thuế nhập khẩu, phí làm thủ tục hải quan cũng được ghi nhận chi tiết theo từng mã hàng, từng dòng xe. Sau khi rời cảng, linh kiện được chuyển về Nhà máy, được chuyển vào những vị trí quy
định sẵn sàng đưa vào sản xuất. Do việc vận chuyển hàng về Nhà máy được cân nhắc trên cơ sở tiết kiệm tối đa chi phí, chi phí vận chuyển được phân bổ cho từng linh kiện theo giá mua, sau đó được tập hợp vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng đơn vị sản phẩm dựa trên bảng định mức sử dụng linh kiện.
Từ quy trình trên, có thể nhận thấy rằng chi phí linh kiện nhập khẩu tương đối ổn định qua từng thời kỳ, nếu có biến động thì phần lớn là do biến động về giá mua vào, về chi phí vận chuyển, và chi phí phát sinh tại Cảng trong trường hợp sản lượng thực tế thấp hơn sản lượng mà Bộ phận sản xuất đặt hàng.
- Linh kiện nội địa hoá và vật tư sơn:
Theo lộ trình giảm thuế nhập khẩu mà Chính phủ Việt Nam cam kết khi gia nhập WTO, thuế nhập khẩu về 0%. Như vậy có nghĩa là ngành công nghiệp sản xuất ô tô không còn được bảo hộ và để tăng khả năng cạnh tranh với xe nhập khẩu nguyên chiếc và chủ động trong nguồn cung hàng hoá, công ty ô tô Toyota Việt Nam nói riêng và các công ty sản xuất nói chung cần đẩy mạnh hoạt động nội địa hoá linh kiện. Hiện nay, công ty ô tô Toyota Việt Nam đã nội địa hoá được một số linh kiện như: bộ ghế xe, dây điện dùng trong xe, ắc quy, vành bánh xe… Do đặc thù tỷ trọng chi phí linh kiện nội địa nhỏ hơn nhiều so với linh kiện nhập khẩu, chi phí thu mua được tiết kiệm tối đa nhờ vào việc thiết kế những tuyến vận chuyển để lấy hàng từ nhà cung cấp (chiếm khoảng % trong tổng chi phí linh kiện nội địa được mua về) nên công ty ô tô Toyota Việt Nam quản lý chi phí nguyên vật liệu linh kiện nội địa hoá cũng như vật tư sơn theo phương pháp chi phí tiêu chuẩn. Hàng tháng, kế toán tính chi phí linh kiện và vật tư sơn trên một đơn vị sản phẩm dựa trên bảng định mức sử dụng linh kiện và vật tư do bộ phận quản lý sản xuất và Phòng kỹ sư xây dựng. Một năm hai lần, kế toán cùng bộ phận quản lý sản xuất tiến hành kiểm kê định kỳ, chốt số liệu để ghi nhận tổng chi phí phát sinh trong kỳ. Mọi chênh lệch giữa thực tế và tiêu chuẩn được các bên điều tra làm rõ và đưa ra những giải pháp để giảm mức chênh lệch trong các kỳ tiếp theo.
- Nguyên liệu thép dập:
Chi phí thép dập được ghi nhận thực tế hàng tháng bao gồm chi phí vật liệu, thuế nhập khẩu (nếu có), chi phí vận chuyển về đến nhà máy. Số lượng thép tấm mua về cũng được tính toán dựa trên bảng định mức sử dụng thép và kế hoạch sản xuất mà bộ phận Quản lý sản xuất xây dựng.
- Chứng từ kế toán: các chứng gốc Nhập - Xuất kho, các chứng từ khác phục vụ cho kế toán để tính giá và phân bổ sử dụng.
- Tài khoản kế toán sử dụng:
Toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tập hợp vào “TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. Khi chi phí này phát sinh tại xưởng nào, cho dòng xe nào sẽ được ghi nhận chi tiết cho xưởng đó, cho dòng xe đó. Thực tế, do đặc thù sản xuất kinh doanh của Công ty là lắp ráp ô tô nên phần lớn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh ở xưởng Lắp ráp.
Ví dụ: Chi phí linh kiện nhập khẩu sử dụng tại xưởng Lắp ráp cho xe Corolla 2.0 sẽ được hạch toán vào Tài khoản: 4590.6211100.624.0000
- Trình tự hạch toán vào sổ kế toán:
Trên cơ sở chứng từ chi phí là các phiếu xuất kho linh kiện được cập nhật và phê duyệt trên hệ thống kế toán. Hệ thống ghi nhận các giao dịch xuất nhập trong cả kỳ kế toán, đến cuối kỳ, căn cứ vào tổng số lượng xuất nhập và đơn giá nhập từng lần của linh kiện, hệ thống tính ra đơn giá linh kiện xuất và lên số liệu trong các loại sổ: Sổ chi tiết nguyên vật liệu trực tiếp; Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu sử dụng trong tháng; Sổ chi tiết TK 621 theo từng phân xưởng - dòng xe và sổ Nhật ký chung. Từ đó lên Sổ cái TK 621.
Nhìn chung, với hệ thống tài khoản kế toán chi tiết, quy trình hạch toán phần lớn được thực hiện trên máy và phải được sự phê duyệt của Giám đốc, việc ghi nhận cũng như quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tiến hành một cách có hiệu quả. Nhờ đó hạn chế được lãng phí trong sử dụng vật liệu vốn chiếm giá trị lớn và tỷ trọng cao trong giá thành sản xuất sản phẩm của công ty ô tô Toyota Việt Nam.