CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY Ô TÔ TOYOTA VIỆT NAM
2.1.4.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
a. Kỳ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng
Kỳ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 04 đến ngày 31 tháng 3. Các báo cáo tài chính được thể hiện bằng đơn vị Nghìn đồng Việt Nam
Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá áp dụng vào ngày phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệch tỷ giá phát sinh từ các nghiệp vụ này được ghi nhận là thu nhập hoặc chi phí trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Tài sản và nợ phải trả bằng tiền gốc ngoại tệ tại ngày của Bảng cân đối kế toán được đánh giá lại theo tỷ giá áp dụng vào ngày của Bảng cân đối kế toán. Chênh lệch tỷ giá phát sinh từ việc đánh giá lại này được ghi nhận là thu nhập hoặc chi phí trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
b. Chế độ và hình thức kế toán áp dụng
Các báo cáo tài chính đã được soạn lập theo các Chuẩn mực kế toán Việt Nam, hệ thống kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành của Nhà nước, Báo cáo tài chính được soạn thảo dựa theo quy ước giá gốc.
Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung để ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu: c. Các chính sách kế toán áp dụng
- Tiền và các khoản tương đương tiền gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, tiền gửi không kỳ hạn và các khoản đầu tư ngắn hạn có thời gian đáo hạn ban đầu không quá ba tháng và có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lượng tiền xác định mà không có rủi ro đáng kể nào.
- Hàng tồn kho được ghi nhận ở mức giá thấp hơn khi so giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được xác định bằng giá bán dự kiến trừ đi chi phí bán hàng ước tính.
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: nguyên giá của thành phẩm và sản phẩm dở dang được tính trên cơ sở giá thành thực tế của linh kiện nhập khẩu, bình quân gia quyền của linh kiện nội địa, sơn và các nguyên liệu khác, chi phí lao động trực tiếp và tổng chi phí gián tiếp chung được phân bổ theo một tỷ lệ hợp lý dựa trên các hoạt động bình thường.
Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Công ty lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lỗi thời, chậm luân chuyển theo hướng đẫn tại Thông tư 13/2006/TT- BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 27 tháng 2 năm 2006.
- Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định được thể hiện theo Nguyên giá trừ đi Khấu hao luỹ kế.
Nguyên giá gồm các chi phí liên quan đến việc mua và đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Khấu hao được tính theo phương pháp đường thẳng và tỷ lệ khấu hao khác nhau tuỳ từng loại tài sản. Cụ thể tỷ lệ khấu hao hàng năm như sau: Toà nhà 7% đến 10%; Nhà xưởng và máy móc thiết bị 12%; Phương tiện vận tải 18%; Thiết bị quản lý 15% đến 25%; Phần mềm máy tính 30%.
Quyền sử dụng đất được khấu hao theo phương pháp đường thẳng trong 40 năm. - Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:
Doanh thu bán hàng được ghi nhận trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi phần lớn những rủi ro và lợi ích về quyền sở hữu hàng hoá được chuyển giao cho người mua. Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi dịch vụ đã được cung cấp, bằng cách tính mức độ hoàn thành của từng giao dịch, dựa trên cơ sở đánh giá tỉ lệ dịch vụ đã cung cấp so với tổng khối lượng dịch vụ phải cung cấp. Tiền lãi từ hoạt động tài chính được ghi nhận khi được hưởng.
- Thuế thu nhập hoãn lại: được tính đầy đủ, sử dụng phương thức công nợ. Thuế này được tính theo thuế suất dự tính được áp dụng trong niên độ mà tài sản được bán đi hoặc khoản nợ phải trả được thanh toán dựa trên thuế suất đã ban hành hoặc xem như có hiệu lực tại ngày của bảng cân đối kế toán.
- Dự phòng trợ cấp thôi việc:
Nhân viên của Công ty được hưởng khoản trợ cấp thôi việc căn cứ vào số năm làm việc. Từ ngày 01 tháng 1 năm 2009, trợ cấp thôi việc được thay thế bởi trợ cấp Bảo hiểm thất nghiệp theo Luật Bảo hiểm Xã hội Việt Nam. Khoản trợ cấp thôi việc
luỹ kế sẽ được trả một lần khi người lao động thôi làm việc cho Công ty. Dự phòng trợ cấp thôi việc được lập trên cơ sở ước tính số tiền phải trả khi chấm dứt hợp đồng lao động căn cứ vào khoảng thời gian làm việc cho công ty tính đến ngày 31 tháng 12. Khoản dự phòng trợ cấp thôi việc được tính bằng nửa tháng lương cho mỗi năm làm việc của nhân viên tại Công ty, dựa trên mức lương tại thời điểm lập Bảng Cân đối kế toán.
- Các khoản dự phòng:
Các khoản dự phòng được ghi nhận khi: Công ty có một nghĩa vụ pháp lý hoặc liên đới hiện tại phát sinh từ các sự kiện đã qua, có thể đưa đến sự giảm sút những lợi ích kinh tế cần thiết để thanh toán nghĩa vụ nợ; giá trị của nghĩa vụ nợ đó được ước tính một cách đáng tin cậy. Dự phòng không được ghi nhận cho các khoản lỗ hoạt động trong tương lai.
d. Chứng từ và tài khoản kế toán
- Công ty sử dụng chứng từ theo chế độ kê toán mới, áp dụng theo Quyết định số 15 ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Chứng từ kế toán của được thực hiện theo nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ và các văn bản pháp lý khác có liên quan đến chứng từ.
Công ty ô tô Toyota Việt Nam áp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính. Ngoài ra, dựa vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty ô tô Toyota Việt Nam đã xây dựng một hệ thống tài khoản chi tiết để thuận lợi cho việc theo dõi chi phí theo nơi phát sinh, theo chi phí chi tiết, theo loại xe và theo dự án.
Cụ thể, hệ thống tài khoản chi tiết của công ty ô tô Toyota Việt Nam được chia thành bốn phần:
- Phần thứ nhất có 4 ký tự: ghi nhận nơi phát sinh chi phí, phân biệt các khối Hành chính – Sản xuất – Marketing. Không những vậy, từng khối được chia nhỏ thành các bộ phận con với mục đích ghi chép chi tiết phục vụ cho mục đích quản trị doanh nghiệp. Ví dụ:
- Phần thứ hai có 7 ký tự: ghi nhận chi tiết các khoản mục chi phí phát sinh, phân biệt Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – chi phí nhân công trực tiếp – chi phí sản xuất chung – chi phí bán hàng – chi phí quản lý doanh nghiệp. Từng loại chi phí được chia nhỏ theo bản chất của từng hạng mục chi phí. Ví dụ:
- Phần thứ ba gồm 3 ký tự: ghi nhận chi phí phát sinh trực tiếp liên quan đến một dòng xe cụ thể. Những loại chi phí được chi tiết theo dòng xe đó là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí chuẩn bị sản xuất, chi phí hoa hồng, chi phí giới thiệu xe mới, chi phí vận chuyển…
- Phần thứ tư gồm 4 ký tự: ghi nhận các khoản mục chi phí hoặc đầu tư theo dự án có thể tiến hành trong một năm hoặc trong nhiều năm. Dựa vào sự chi tiết này, nhà quản trị có thể có cái nhìn tổng thể, đồng thời có thể so sánh một cách tương đối giữa
những dự án tương đồng nhau ở tương lai và quá khứ, từ đó có những quyết định quản trị để giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.