Hoà mình vào sự phát triển của nền kinh tế và xu thế hội nhập kinh tế quốc tế hiện thời của đất n−ớc mà đặc biệt là tốc độ tăng tr−ởng của hoạt động xuất nhập khẩu và thanh toán quốc tế, cũng nh− các ngân hàng TMCP khác, Ngân hàng TMCP SHB đóng một vai trò không thể thiếu trong việc xúc tiến các giao dịch th−ơng mại quốc tế của doanh nghiệp trong n−ớc. Hoạt động thanh toán quốc tế của SHB trong những năm gần đây đ−ợc chú trọng đầu t−, phát triển mạnh, có những đổi mới tích cực, bắt kịp đ−ợc xu thế mới và đã đạt đ−ợc những thành công đáng kể.
2.1.2.1. Tổ chức hoạt động thanh toán quốc tế tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn – Hà Nội Hà Nội
Cùng với việc chuyển đổi mô hình, trong năm 2006, hoạt động thanh toán quốc tế đã đ−ợc triển khai và b−ớc đầu đem lại thu nhập cho ngân hàng. Hoạt động thanh toán của SHB bắt đầu có sự thay đổi về căn bản. Từ năm 2007, SHB tiếp tục mở rộng quan hệ thanh toán, bảo lãnh thanh toán cho các đối tác và các tổ chức cho đến nay. SHB luôn chú trọng việc tăng c−ờng và phát triển tốt quan hệ đại lý với các ngân hàng n−ớc ngoài, thiết lập hạn mức tín dụng mới và nâng cao hạn mức sẵn có, giảm đáng kể mức phí xác nhận tại các ngân hàng nhằm tạo thuận lợi cho giao dịch của khách hàng. Bên cạnh đó, ngân hàng cũng đ−a ra nhiều chính sách −u đãi cho khách hàng cũng nh− triển khai các sản phẩm dịch vụ mới để đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Nhân tố quan trọng làm nên sự thành công trong lĩnh vực thanh toán quốc tế của SHB chính là chính sách tiếp thị Marketing trong việc tạo dựng và duy trì các mối quan hệ khách hàng. Làm tốt đ−ợc điều này, niềm tin của các đối tác khách hàng trong và ngoài n−ớc đối với ngân hàng sẽ ngày càng lớn.
Hiện nay, tại SHB có 3 ph−ơng thức thanh toán quốc tế chủ yếu đó là: ph−ơng thức chuyển tiền, ph−ơng thức nhờ thu và ph−ơng thức thanh toán tín dụng chứng từ. Do phạm vi của đề tài, d−ới đây luận văn chỉ đề cập đến ph−ơng thức tín dụng chứng từ. Ph−ơng thức này đ−ợc chia thành 2 quy trình nghiệp vụ chính nh− sau:
Quy trình thanh toán hàng nhập khẩu theo ph−ơng thức tín dụng chứng từ
Trong nghiệp vụ này, Ngân hàng TMCP SHB thực hiện chức năng là ngân hàng mở L/C, đứng ra cam kết trả tiền cho ng−ời xuất khẩu n−ớc ngoài. SHB thực hiện nghiệp vụ này qua các b−ớc d−ới đây:
1. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ xin phát hành L/C
Phòng tín dụng tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C từ khách hàng đối với các nguồn vốn thanh toán nh−: vốn tự có ký quỹ d−ới 100% giá trị L/C, vốn vay theo món hoặc bảo lãnh và các vốn vay khác nh− vốn hỗn hợp, vốn đối ứng, vốn bảo lãnh của bên thứ ba... Phòng/bộ phận TTQT tiếp nhận hồ sơ từ các khách hàng ký quỹ 100% giá trị của L/C, từ phòng Tín dụng với các nguồn vốn trên.
Sau khi đã tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C, các cán bộ của SHB phải đảm bảo đ−ợc tính hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ của các chứng từ đ−ợc xuất trình, kiểm tra nội dung yêu cầu phát hành L/C. Nếu nội dung không rõ ràng, các điều kiện, chỉ thị có sự mâu thuẫn, phải h−ớng dẫn và yêu cầu khách hàng hoàn chỉnh bộ hồ sơ tr−ớc khi phát hành L/C. Thanh toán viên không tự động sửa chữa hoặc bổ sung các chi tiết thay khách hàng. Th− yêu cầu phát hành L/C phải có đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản và chữ ký của kế toán tr−ởng (nếu có). Mọi sửa chữa trên th− yêu cầu phát hành L/C phải có chữ ký xác nhận của chủ tài khoản hoặc ng−ời đ−ợc chủ tài khoản ủy quyền yêu cầu phát hành L/C. Nếu ng−ời xin mở L/C tự mua bảo hiểm (mua hàng theo điều kiện FOB, CFR, CPT...) hàng hoá phải đ−ợc mua bảo hiểm bằng loại tiền tệ của L/C ở mức tối thiểu là 100% giá trị của hóa đơn. Ng−ời xin mở phải xuất trình hợp đồng bảo hiểm/giấy chứng nhận bảo hiểm cùng với hồ sơ mở L/C.
2. Thẩm định nguồn vốn thanh toán và lập trình duyệt mở L/C
- L/C ký quỹ 100% trị giá: Phòng TTQT/ Bộ phận TTQT đánh giá t− cách pháp nhân của khách hàng, thẩm định ph−ơng pháp nhập khẩu và lập trình duyệt mở L/C trình Tổng Giám Đốc/Giám Đốc Chi nhánh phê duyệt.
- L/C ký quỹ d−ới 100% trị giá: Căn cứ hồ sơ xin mở L/C và ý kiến đề xuất của phòng TTQT/Bộ phận TTQT (nếu có), phòng Tín dụng/Bộ phận Tín dụng đánh giá t− cách pháp nhân và năng lực tài chính của khách hàng, thẩm định ph−ơng án nhập khẩu, khả năng đảm bảo thanh toán khi đến hạn, tính toán xác định hạn mức th−ờng xuyên hay từng lần, đề nghị mức ký quỹ và lập trình duyệt mở L/C.
+ L/C thanh toán bằng vốn vay của SHB: Hồ sơ xin mở L/C phải có quyết định phê duyệt ph−ơng án vay vốn hoặc hợp đồng tín dụng ký với khách hàng xin mở L/C trong đó nêu rõ chi tiết giao dịch và các điều khoản chủ yếu của L/C. Thủ tục xét duyệt hồ sơ cho vay theo chế độ hiện hành của SHB. Ngày SHB thanh toán bộ chứng từ là ngày hạch toán nhận nợ vay (điều khoản này ghi sẵn vào hợp đồng tín dụng hoặc giấy nhận nợ).
+ L/C thanh toán bằng vốn tự có: Trên cơ sở chế độ tín nhiệm của khách hàng, Tổng Giám Đốc/Giám Đốc đơn vị quyết định áp dụng hoặc không áp dụng biện pháp yêu cầu khách hàng ký, đóng dấu sẵn đơn xin vay, giấy nhận nợ (theo mẫu đơn xin vay, giấy nhận nợ đang áp dụng) cho phần giá trị ch−a đ−ợc ký quỹ của L/C.
Sau khi hồ sơ mở L/C đã đ−ợc cấp có thẩm quyền phê duyệt... Thanh toán viên đăng ký giao dịch (số tham chiếu, tỷ lệ ký quỹ, tài sản đảm bảo...), hạch toán nội bảng đối với số tiền ký quỹ, hạch toán ngoại bảng và thu phí thực hiện giao dịch, chọn NHTB là ngân hàng có mối quan hệ đại lý với SHB nếu khách hàng không chỉ định. Nếu khách hàng chỉ định NHTB và nếu NHTB đó có mối quan hệ đại lý với SHB thì SHB sẽ thông báo cho ngân hàng đó, còn nếu NHTB đó không có quan hệ đại lý thì SHB sẽ chọn một ngân hàng có mối quan hệ đại lý với cả SHB và NHTB đã đ−ợc khách hàng chỉ định làm ngân hàng trung gian.
3. Sửa đổi L/C
Phòng/Bộ phận TTQT tiếp nhận hồ sơ xin sửa đổi L/C từ phía khách hàng đối với những sửa đổi thông th−ờng và sửa đổi tăng số tiền ký quỹ, từ phòng/bộ phận Tín dụng, với những sửa đổi tăng giá trị L/C có nguồn vốn nh− khi mở L/C.
Hồ sơ xin sửa đổi L/C của khách hàng bao gồm: giấy yêu cầu sửa đổi L/C và văn bản xác nhận giữa ng−ời mua và ng−ời bán (nếu có). Sau khi các sửa đổi đã đ−ợc các cấp thẩm quyền phê duyệt, thanh toán viên nhập thông tin giao dịch vào máy tính theo quy định ngày tháng sửa đổi, chi tiết sửa đổi và soạn thảo sửa đổi L/C theo mẫu điện MT 707 gửi cho NHTB L/C. Phí sửa đổi L/C phải xác định rõ trong yêu cầu sửa đổi và trong điện sửa đổi L/C. Sau khi lập xong bức điện sửa đổi, thanh toán viên xác nhận giao dịch để chuyển bức điện cho kiểm soát viên hoặc phụ trách phòng phê duyệt đồng thời in bức điện vừa lập, chuyển toàn bộ hồ sơ cùng điện sửa đổi, phiếu hạch toán trình phụ trách phòng ký duyệt và làm căn cứ duyệt điện nhận đ−ợc trên hệ thống.
4. Thanh toán L/C
- Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ khi nhận đ−ợc bộ chứng từ cùng Th− đòi tiền từ n−ớc ngoài chuyển về, thanh toán viên đóng dấu “RECEIVED” ghi ngày giờ nhận
lên chứng từ. Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đ−ợc bộ chứng từ, SHB phải hoàn tất việc kiểm tra. Nội dung kiểm tra bao gồm:
+ Kiểm tra số l−ợng của từng loại chứng từ theo quy định của L/C và sửa đổi L/C (nếu có)
+ Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với các điều kiện của L/C và sửa đổi L/C + Kiểm tra sự nhất quán thể hiện trên bề mặt của các chứng từ
+ Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với UCP 600 của ICC (trong tr−ờng hợp L/C dẫn chiếu UCP 600)
Việc kiểm tra chứng từ phải đ−ợc thực hiện kiểm tra kép qua 2 cán bộ. Sau khi kiểm tra thanh toán viên lập phiếu kiểm tra chứng từ có chữ ký của cán bộ kiểm tra, đồng thời chuyển toàn bộ hồ sơ cùng với phiếu kiểm tra cho kiểm soát viên hoặc phụ trách phòng. Kiểm soát viên hoặc phụ trách phòng kiểm tra hồ sơ và ghi ý kiến của mình lên phiếu kiểm tra chứng từ hàng nhập và chuyển lại cho thanh toán viên. Căn cứ vào ý kiến của kiểm soát viên và phụ trách phòng, thanh toán viên nhập dữ liệu vào ch−ơng trình theo dõi để đăng ký bộ chứng từ nhập khẩu, cập nhật trạng thái bộ chứng từ hợp lệ hay không và tiến hành xử lý.
- Thanh toán đối với bộ chứng từ hợp lệ: Thanh toán viên lập thông báo ngay cho khách hàng theo mẫu, đồng thời gửi phòng/bộ phận Tín dụng (tr−ờng hợp thanh toán bằng vốn vay hoặc vốn tự có ký quỹ d−ới 100% trị giá) về việc Ngân hàng n−ớc ngoài đòi tiền. Thanh toán viên gửi cho khách hàng kèm bộ chứng từ, yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thanh toán hoặc làm thủ tục nhận nợ số tiền thanh toán. Thanh toán viên ký hậu vận đơn và giao chứng từ cho khách hàng đồng thời hạch toán các bút toán liên quan: trích ký quỹ, tiền gửi, tiền vay, xuất ngoại bảng giá trị thanh toán và thu phí theo quy định của SHB. Khi khách hàng đã hoàn thành thủ tục thanh toán, thanh toán viên lập điện thanh toán MT 202 theo chỉ dẫn của ngân hàng n−ớc ngoài, rồi in bức điện vừa lập và chuyển toàn bộ hồ sơ cho kiểm soát viên hoặc phụ trách phòng ký duyệt và làm căn cứ phê duyệt bức điện nhận đ−ợc trên hệ thống.
Ngân hàng cũng quy định việc xử lý chứng từ riêng đối với những bộ chứng từ bất đồng và những quy định cụ thể cho việc thanh toán L/C dựa trên điện đòi tiền, những vấn đề chú ý khi từ chối thanh toán chứng từ.
Đối với L/C trả chậm thực hiện nh− L/C trả ngay nh−ng sau khi kiểm tra chứng từ:
- Nếu chứng từ phù hợp, thanh toán viên yêu cầu khách hàng cam kết chấp nhận thanh toán vào ngày đáo hạn tr−ớc khi giao chứng từ. Lập điện/Th− chấp nhận thanh toán vào ngày đáo hạn gửi ngân hàng n−ớc ngoài
- Nếu chứng từ không phù hợp xử lý nh− quy định cho xử lý bộ chứng từ sai sót dành cho L/C trả ngay.
Phòng/bộ phận TTQT theo dõi chi tiết việc phát hành, chấp nhận nợ và thanh toán L/C, thu phí phát hành, sửa đổi L/C, phí chấp nhận thanh toán theo biểu phí của SHB hiện hành. Tr−ớc ngày đáo hạn 10 ngày làm việc phải lập Th− thông báo cho khách hàng về các L/C sắp hết hạn.
Quy trình thanh toán hàng xuất khẩu theo ph−ơng thức tín dụng chứng từ
1. Tiếp nhận và kiểm tra tính chân thực của L/C và sửa đổi L/C
Tại phòng TTQT Hội sở chính nhận đ−ợc L/C, sửa đổi L/C từ Ngân hàng chuyển hoặc nhận đ−ợc yêu cầu xác thực L/C từ chi nhánh, ng−ời đ−ợc ủy quyền kiểm tra điện phải đảm bảo tính xác thực của L/C nh− sau:
- Nếu bằng SWIFT phải có mã xác thực và theo mẫu điện thích hợp - Nếu bằng th− phải có chữ ký ủy quyền đúng và hợp lệ
- Nếu bức điện bị chập hoặc lỗi, th− bị mờ hoặc bi rách phải thông báo lại ngay cho nơi phát hành bằng ph−ơng tiện nhanh nhất, yêu cầu chuyển phát lại.
Tr−ờng hợp không thể xác thực đ−ợc, phòng TTQT Hội sở phải thông báo cho các chi nhánh liên quan với l−u ý rằng L/C ch−a đ−ợc xác thực trong vòng 02 giờ làm việc kể từ khi nhận đ−ợc yêu cầu. Thanh toán viên đánh dấu “RECEIVED” và ghi ngày giờ lên bức điện/Th− L/C hoặc sửa đổi L/C đã đ−ợc xác thực và chuyển đến chi nhánh liên quan để xử lý.
2. Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ đòi tiền theo L/C
Thanh toán viên chấp nhận chứng từ khi khách hàng xuất trình kèm bản gốc L/C, các sửa đổi L/C liên quan và th− yêu cầu thanh toán 2 liên. Thanh toán viên phải kiểm tra chứng từ, số l−ợng của từng loại chứng từ kể trên theo th− yêu cầu thanh toán tr−ớc khi ký nhận chứng từ, sau đó đóng đấu “RECEIVED” và ghi rõ ngày giờ nhận chứng từ trên th− yêu cầu thanh toán của khách hàng và trả lại cho khách hàng 01 liên.
Thanh toán viên đ−ợc phép nhận, kiểm tra và xử lý chứng từ trong 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận chứng từ. Nội dung kiểm tra bao gồm:
+ Xác thực L/C gốc và các bản sửa đổi gốc liên quan nếu L/C gốc và sửa đổi L/C không phải do SHB thông báo.
+ Kiểm tra số l−ợng, loại chứng từ đối chiếu với bảng kê chứng từ của khách hàng và quy định trong L/C
+ Kiểm tra các nội dung trên từng loại chứng từ đảm bảo phù hợp với các điều khoản và điều kiện quy định trong L/C, kiểm tra sự thống nhất giữa các chứng từ
+ Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với UCP của ICC.
Sau khi kiểm tra, thanh toán viên lập “Phiếu kiểm tra chứng từ hàng xuất” ghi rõ ý kiến của mình về bộ chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ và phiếu vừa lập cho phụ trách phòng hoặc ng−ời đ−ợc ủy quyền kiểm soát kiểm tra lại toàn bộ chứng từ. Sau khi có ý kiến của phụ trách phòng, nếu chứng từ có sai sót, thanh toán viên phải thông báo ngay cho khách hàng, nói rõ từng sai sót để khách hàng sửa chữa và thay thế. Việc sửa chữa chứng từ phải nằm trong thời hạn xuất trình chứng từ cho phép của L/C. Sau đó sẽ tiến hành gửi chứng từ đòi tiền. Ngân hàng có quy trình riêng cho tr−ờng hợp L/C quy định đòi tiền NHPH, L/C đòi tiền NH hoàn trả đối với chứng từ phù hợp và chứng từ không phù hợp. Ngân hàng cũng có quy định điều khoản quy trình về chiết khấu chứng từ.
3. Thanh toán cho khách hàng
Khi nhận đ−ợc báo có của ngân hàng n−ớc ngoài gửi đến, thanh toán viên thực hiện báo có cho khách hàng số tiền sau khi đã khấu trừ tiền chiết khấu nếu có, thu phí theo quy định hiện hành của SHB. Hạch toán xuất ngoại bảng số tiền ngân hàng n−ớc ngoài thanh toán (kể cả phần n−ớc ngoài trừ phí), và số d− L/C không sử dụng hết nếu đơn vị đã chiết khấu bộ chứng từ. Tr−ờng hợp bộ chứng từ đã đ−ợc chiết khấu theo điều kiện miễn truy đòi, đơn vị hạch toán số tiền chênh lệch thu/chi nghiệp vụ.