Tiêu điểm lễ tiết: Trong quá trình đàm phán nếu biết dùng lễ nghĩa để đối đãi khách hàng, không những thể hiện được trình độ và tố chất của mình, mà còn gây ảnh hưởng tốt về mặt tư duy và tác động tích cực vào tình cảm của đối phương.
Lộ trình vận dụng: Đàm phán giao dịch là một hoạt động thường xuyên vận dụng lễ tiết trong thương trường, mang tính chất thương mại, tính xã giao và chính quy, do vậy cần tuân thủ một số yêu cầu nhất định về mặt lễ tiết.
a. Người đại diện đàm phán phải hội đủ các tố chất tổng hợp, trước hết là chuẩn bị chu đáo về mặt dung mạo và trang phục, ăn mặc ngay ngắn lịch sự, nam giới không nên để râu, mặc đồ âu phải thắt cà vạt, phụ nữ không nên ăn mặc quá gợi cảm, không đi giày cao cổ gót nhọn, trang điểm nhẹ nhàng.
b. Phong thái đường hoàng. Suốt quá trình đàm phán, người chủ trì và người tùy tùng đều phải thể hiện phong độ, nét mặt điềm đạm hòa nhã, tình thế gay cấn không tỏ ra hoảng hốt, luống cuống, xử sự bình tĩnh không nóng vội. Không nên mang theo quan điểm một mất một còn trong đàm phán, mà quan tâm xem xét lợi ích cả hai bên, giành thắng lợi chung. Nếu trong đàm phán chỉ nghĩ đến quyền lợi của mình mà không biết nhượng bộ đối phương, thì khả năng đàm phán thành công rất nhỏ.
c. Chú ý lễ tiết. Trong quá trình đàm phán có thể bên này giành thế chủ động, bên kia bị lép vế. Nhưng không nên dựa vào ưu thế để áp đảo đối phương bằng cử chỉ thô bạo, lời nói ngang ngược, coi thường đối phương. Đàm phán phải tiến hành trên cơ sở bình đẳng tôn trọng lẫn nhau, do vậy lễ tiết tác phong phải hòa nhã từ tốn, ứng xử có văn hóa và thân thiện, đương nhiên hai bên tranh giành lợi ích khiến không khí hội đàm trở nên căng thẳng là chuyện thường tình, nhưng cạnh tranh sòng phẳng không có nghĩa là công kích, bới móc nói xấu lẫn nhau, không tôn trọng nhân cách của nhau.
Lời cảnh báo của nhà chuyên môn: Xử lý thỏa đáng mối quan hệ giữa hai bên tham gia đàm phán bằng cách phân biệt rõ ràng giữa đạo làm người và trao đổi công việc, nghĩa là cho dù đàm phán có thành công hay thất bại, thì hai bên vẫn là bạn bè với nhau, không nhập nhằng lẫn lộn giữa hai lĩnh vực này.
89. Lễ tiết ký kết văn bản
Tiêu điểm lễ tiết: Ký kết là sự thể hiện bằng văn bản kết quả đàm phán, hai hay nhiều bên tự nguyện tham gia hợp tác trong một lĩnh vực nào đó, nhằm ràng buộc dưới hình thức pháp luật đối với các bên.
a. Chuẩn bị chu đáo
Sau quá trình đàm phán, hai bên đã đạt được sự nhất trí dưới hình thức thỏa thuận hay hợp đồng, cùng nhau soạn thảo chỉnh lý văn bản, rồi tổ chức lễ ký, trước đó phải đánh máy trình bày văn bản thật đẹp, chuẩn bị bút, con dấu, trang trí hiện trường ký kết thật long trọng bằng cờ, biểu ngữ, hoa tươi v.v.
b. Bố trí đại diện ký kết
Theo thông lệ, những người tham gia đàm phán hai bên đều có mặt chứng kiến lễ ký, tuy nhiên người đứng ra ký thường là trưởng đoàn có chức vụ ngạch bậc tương đương với nhau, cũng có thể mời đại diện cấp trên chứng kiến, mỗi bên cử thư ký phục vụ nghi thức ký kết của bên mình.
c. Bố trí hội trường ký kết
Thông thường bày một chiếc bàn dài trong phòng hội nghị trải ga màu thẫm, đối diện với cửa lớn, sắp xếp chỗ ngồi, một bên là chủ một bên là khách, trên bàn bày sẵn văn bản thỏa thuận hay hợp đồng, bút mực, thấm mực v.v. Nếu ký kết văn bản quốc tế phải đặt giá cắm cờ hai nước.
d. Tiến hành ký kết
Nhân viên tham gia ký kết của hai bên tiến vào hội trường thực hiện nghi lễ chào hỏi xã giao, vào chỗ ngồi theo thông lệ chủ ở bên trái khách ở bên phải và cùng vào một lúc, người thư ký phục vụ đứng cạnh đại diện của bên mình, thứ tự ký của đại diện là trước hết ký vào văn bản do bên mình giữ rồi trao cho thư ký chuyển sang cho khách và nhận văn bản do khách giữ để ký tiếp vào đó. Sau khi đại diện hai bên đã ký xong vào hai văn bản thì đứng dậy trao đổi văn bản cho nhau rồi ôm nhau thân mật hay bắt tay, đó là lúc các cô nhân viên bưng rượu sâm banh ra để hai bên nâng cốc chúc mừng hợp tác thành công.
Lời cảnh báo của nhà chuyên môn: Ký kết văn bản là bước khởi đầu của sự nghiệp hợp tác, ví như đứa trẻ ra chào đời, hai bên có trách nhiệm nuôi dưỡng cho đứa trẻ ngày càng trưởng thành.
90. Lễ tiết ăn uống tại văn phòng
Tiêu điểm lễ tiết: Ăn uống văn phòng phải thể hiện nếp sống văn hóa không làm ảnh hưởng tới người khác.
Lộ trình vận dụng: Thời nay nhịp độ làm việc ở các văn phòng nói chung rất hối hả, ở nhiều công ty, nhân viên phải ăn cơm ngay tại văn phòng, rõ ràng là tạo nhiều điều kiện thoải mái cho nhân viên, nhưng trào lưu này cũng phát sinh ra một số lễ tiết cần tuân thủ nhằm duy trì hình tượng của công ty và của từng thành viên.
a. Văn phòng có thể đặt cơm hộp hoặc cơm món, nói chung tất cả nhân viên nên cùng ăn một lúc, khi ăn giữ phép lịch sự xã giao, ăn xong nhớ dọn sạch ngay, nếu sử dụng cơm hộp thì vứt ra hố rác, nếu ăn cơm món thì rửa sạch bát đĩa xếp vào nơi quy định, nếu mỗi người ăn riêng một đĩa thì tự thu xếp, nơi quy định, do có công việc đột xuất thì nhờ đồng sự thu dọn hộ.
b. Các hộp đồ uống, nếu đã mở nắp thì không được để thời gian dài trên bàn làm việc, không đẹp mắt, nếu muốn uống từ từ thì phải cất hộp uống dở vào ngăn kéo hoặc nơi kín đáo người khác không trông thấy.
c. Chú ý giữ gìn phép lịch sự trong ăn uống, không làm bắn tóe thức ăn, đổ canh ra bàn, không nhai rau ráu hoặc tóp tép, nếu nhỡ dây ra bàn hay nền nhà, thì phải dọn sạch ngay, sau bữa cơm chú ý thu xếp và dọn dẹp vệ sinh lần nữa.
d. Nếu thực phẩm bốc mùi nồng đượm, thì cho dù rất được hâm mộ vẫn không nên đưa vào văn phòng, ví dụ món mực nướng có người thích nhưng cũng có người khó chịu, để mùi thức ăn lan tỏa khắp phòng thậm chí bay sang phòng khác bị coi là khiếm nhã, thiếu ý tứ.
e. Thời gian ăn cơm ở văn phòng không nên kéo quá dài, nhất là đàn ông không nên vừa ăn vừa nhấm nháp bia rượu, làm ảnh hưởng tới thời gian nghỉ ngơi hoặc làm việc, đôi khi có khách lạ vào công ty trong giờ đó sẽ làm suy giảm hình tượng công ty. Ở những công ty chú trọng nếp sống văn hóa và hiệu suất công tác, nhân viên ăn uống rất nhanh, ăn xong rửa ráy chỉnh trang dung mạo và trang phục để bước vào công tác đúng thời gian quy định.
f. Tránh những thói quen xấu trong ăn uống, ví dụ vừa ăn vừa nói, hoặc cười không giữ ý, hắt hơi không giữ ý làm bắn thức ăn ra mâm hay dây bẩn người khác, ăn uống thô tục không biết mời mọc nhau v.v.
Lời cảnh báo của nhà chuyên môn: Văn phòng nên tuân thủ nội quy thời gian, ăn cơm đúng giờ, không ăn sớm ăn muộn, ví dụ giờ ăn cơm không ăn, đến giờ làm việc lại vừa làm vừa ăn, là thiếu tôn trọng người bên cạnh, ăn quà vặt trong giờ, làm xuống cấp hình tượng công ty.