Tiêu điểm lễ tiết: Tuân thủ lễ tiết đàm phán thương mại là bước chuẩn bị ban đầu cho hợp tác lâu dài sau này.
Lộ trình vận dụng: Hội đàm thương mại do hai bên tự nguyện tham gia vì mục đích hợp tác nhằm mang lại lợi ích cho cả hai bên, lễ tiết hội đàm đóng góp vào thành công hội đàm, nên đó là một yếu tố không thể xem nhẹ.
a. Chuẩn bị nghi thức hội đàm
Bên chủ nhà cần coi trọng công tác chuẩn bị hội đàm, nhằm tôn tạo hình tượng vị thế của mình, bao gồm phòng họp, trang trí, bàn ghế, trang thiết bị, tiếp tân, cố gắng tạo ra bầu không khí và quang cảnh long trọng nghiêm túc, cũng là cách thể hiện tôn trọng đối tác.
Hội đàm là một dịp giao lưu giữa hai đơn vị, do vậy cần làm nổi bật lòng say mê nghề nghiệp, trình độ chuyên nghiệp và tính hiệu quả trong công việc. Người đại diện tham gia hội đàm của hai bên phải chú ý dung mạo, ăn mặc, nói năng cử chỉ, nói chung đàn ông nên vận âu phục, không để râu, không để tóc dài, không để râu quai nón. Phụ nữ nên ăn mặc đoan trang thanh lịch, đầu tóc đúng mốt, trang điểm hợp thời, xúc nước hoa thoang thoảng, không nên quá đỏm dáng loè loẹt như tham gia biểu diễn thời trang.
Hội đàm mang tính thiết thực, nên từ ăn mặc đến hình thức đều không nên phô trương, chỉ nên tuân thủ lễ nghi truyền thống, chính quy. Ví dụ màu sắc áo quần đàn ông là áo vét màu sẫm, quần màu sẫm, áo lót màu trắng, thắt cà vạt có kẻ sọc gam màu thanh nhã, tất màu sẫm, giày da màu đen có dây buộc. Phụ nữ mặc áo váy âu phục, áo lót màu trắng, tất liền quần màu da, giày cao gót.
b. Bố trí chỗ ngồi trong hội đàm
Bên chủ nhà nhất thiết phải tận dụng khâu bố trí chỗ ngồi để thể hiện lòng mến khách của mình, lễ tiết được quán triệt cả sau hậu trường lẫn trên bàn hội nghị, từ khâu đưa đón, bố trí ăn ở, chiêu đãi, tham quan, quay phim chụp ảnh, ghi hình, nhằm giành được lòng mến mộ và tin cậy của đối phương.
Nói chung cách bố trí chỗ ngồi hội đàm thường là sử dụng loại bàn dài hình bầu dục, chủ khách chia nhau ngồi hai bên. Cũng có thể bày hai dãy bàn nằm ngang, dãy
phía ngoài gần cửa lớn nhường cho khách ngồi, nếu hai dãy bàn bố trí theo hướng dọc, thì bên gần cửa vào nhường cho khách theo nguyên tắc bên phải là khách bên trái là chủ.
Nếu hội đàm nhiều bên, theo thông lệ quốc tế thường vận dụng hình thức bàn tròn, mỗi đoàn chiếm một khoảng, không phân biệt cao thấp sang hèn. Trong mỗi đoàn thì người có cương vị cao nhất ngồi ở giữa, các trợ lý ngồi hai bên. Thứ tự vào bàn không được phân biệt trước sau mà nên cùng vào chỗ một lúc, đặc biệt bên chủ nhà càng cần chú ý không được vào chỗ trước khách.
Lời cảnh báo của nhà chuyên môn: Nếu coi hội đàm thương mại như kiểu buôn bán ăn xổi ở thì, nghĩa là cố gắng giành lấy phần thắng bằng mọi giá làm cho đối phương bị lấn lướt, thua thiệt, thì hội đàm rất khó thành công, hai bên không thể hợp tác lâu dài với nhau được.