Tiêu điểm lễ tiết: Nội dung chính trong lễ tiết báo cáo công tác là tuân thủ quy chế, thái độ nghiêm túc, khiêm tốn cẩn trọng.
Lộ trình vận dụng: Khi cấp dưới báo cáo công tác với cấp trên phải thỏa mãn các yêu cầu sau:
a. Đúng thời gian, đúng quy định. Quan điểm tuân thủ thời gian phải hết sức chặt chẽ, nếu như đến sớm quá trong khi cấp trên chưa kịp chuẩn bị, đưa cấp trên vào tình thế khó xử, cũng không được đến muộn bắt cấp trên phải chờ đợi.
b. Khi đến phải gõ cửa, chờ được cấp trên mời mới được vào, không được đường đột đẩy cửa xông vào phòng cấp trên, kể cả trường hợp thấy cửa bỏ ngỏ, vẫn phải dùng phương thức nào đó đánh động cho cấp trên biết là mình đã đến, để cấp trên có sự chuẩn bị đón tiếp về mặt tư thế và tâm lý. Khi báo cáo cần chú ý nét mặt, tư thế đứng ngồi, đàng hoàng chững chạc, giữ đúng lễ nghi, cần chú ý trong văn phòng có cho phép hút thuốc không, nếu cho phép thì có thể rút thuốc mời cấp trên theo cách lấy bao thuốc ra khỏi túi, búng cho một vài điếu trồi lên, chìa ra trước mặt mời cấp trên rút một điếu, rồi bật lửa châm thuốc cho cấp trên hút.
c. Nội dung báo cáo phải chặt chẽ thiết thực.
Phát âm tròn vành rõ chữ, ngữ điệu cuốn hút, kết cấu mạch lạc, trình bày trôi chảy, trung thực có vui nói vui, có buồn nói buồn, không được nhìn nét mặt của cấp trên để điều chỉnh bóp méo nội dung cho vừa ý người nghe, hoặc nhấn mạnh phần thành tích, che giấu phần khiếm khuyết, cũng không được mượn cớ báo cáo để phản ánh tâm tư nguyện vọng cá nhân, dèm pha nói xấu làm hại người khác, đề cao vai trò của mình.
d. Khi cấp trên bác bỏ một phần nội dung báo cáo, thì thái độ phải bình tĩnh suy xét.
Nếu như nhận thấy ý kiến của cấp trên là chính xác thì phải khiêm tốn tiếp thu, nếu cho rằng ý kiến cấp trên không thỏa đáng, thì kiên quyết giữ vững lập trường, tuy nhiên dù đúng dù sai, vẫn phải duy trì lễ tiết, không được tỏ ra xấc xược ngang bướng thiếu lễ độ với cấp trên. Thông thường khi thấy mình nắm lẽ phải trong tay, thì rất dễ nổi nóng không nể mặt đối phương, mất hết phép tắc lịch sự, có thể thắng về lý nhưng lại thất bại về tình, thế nhưng thiên hạ thường nói có thấu tình thì mới đạt lý. Vì vậy, bất luận thế nào, chống đối cấp trên đều là việc làm thiếu sáng suốt.
e. Khi báo cáo xong, nếu thấy cấp trên còn hứng thú nói chuyện thì phải vui vẻ ngồi nán lại để tiếp chuyện cấp trên, không được tỏ ra nôn nóng nhấp nhổm muốn ra
về, phải chờ đến khi nào cấp trên thể hiện ý muốn kết thúc thì mới được chia tay. Trước khi cáo biệt phải chỉnh lý tài liệu hồ sơ, thu dọn bàn trà, sắp xếp lại bàn ghế rồi mới chào cấp trên, nếu cấp trên tiễn ra cửa thì phải cảm ơn và nói "Mời sếp quay lại".
Lời cảnh báo của nhà chuyên môn: Khi đến báo cáo công tác, nếu có người thứ ba ở đó, thì nói chung không nên xen ngang, có thể xin phép cấp trên chuyển sang thời gian khác hoặc chuyển phương thức báo cáo văn bản hay gọi điện thoại, nếu có mặt người ngoài không được thầm thì nhỏ to ra điều có chuyện bí mật, làm cho khách cảm thấy khó chịu.
76. Lễ tiết khi nghe báo cáo công tác
Tiêu điểm lễ tiết: Nhận báo cáo công tác cũng phải giữ đúng lễ tiết, tôn trọng người báo cáo bằng cách chú ý lắng nghe, không ngắt lời, không xen ngang, sau đó mới hỏi thêm hoặc nêu ý kiến nhận xét. Suy nghĩ cẩn thận trước khi nói.
Lộ trình vận dụng: Khi nghe cấp dưới báo cáo công việc, thì người ở cương vị lãnh đạo cũng phải thực hiện đúng lễ tiết tác phong, cụ thể bao gồm mấy nội dung sau đây:
a. Đúng thời gian
Nếu như lãnh đạo xuống đơn vị cơ sở để nghe báo cáo, thì phải đến trước giờ hẹn, không đến muộn để cấp dưới phải chờ đợi. Nếu gặp tình huống đột xuất thì phải cử người khác nhận báo cáo thay hoặc thông báo chuyển sang thời gian khác.
b. Chú ý lắng nghe và biết cách gợi mở
Để thể hiện cho cấp dưới biết là mình đang chăm chú lắng nghe, thì lãnh đạo có thể thông qua biểu cảm trên nét mặt, mắt nhìn chăm chú, nụ cười hé mở trên môi, lâu lâu gật đần tán thưởng, hay sử dụng động tác tay, cũng có thể sử dụng lời nói ngắn gọn như "Đúng!" "Phải!" "Được đấy" v.v đó cũng là cách khích lệ cấp dưới tiếp tục báo cáo. Nếu gặp đoạn nào hoặc tình tiết nào mình không thích nghe thì gợi mở một cách khéo léo để cấp dưới biết ý bỏ qua hoặc chuyển sang đề tài khác không cắt ngang một cách thô bạo thiếu lịch sự.
e. Hỏi thêm một cách thỏa đáng
Nếu như lãnh đạo nghe báo cáo nhận thấy có chỗ chưa rõ ràng hoặc có vấn đề thì có thể hỏi ngay, nhưng phải ứng xử đúng mực, trước khi ngắt lời cấp dưới phải xin phép, cách hỏi ngắn gọn, sau đó lại đề nghị cấp dưới báo cáo tiếp. Cách hỏi của lãnh đạo cần bám sát chủ đề, không lan man sang chuyện khác nhất là động chạm đến đời tư của cấp dưới, đưa cấp dưới vào tình huống bối rối khó xử. Cách nêu vấn đề khéo léo để cho cấp dưới dễ dàng tiếp thu, thái độ của lãnh đạo phải gần gũi thân mật, tiếng nói nhỏ nhẹ, nét mặt bình thản, gây cho cấp dưới cảm tưởng bình đẳng tự nhiên, không có sự cách biệt trên dưới.
d. Biểu thị lòng tôn trọng người báo cáo bằng tư thế ngồi nghiêm chỉnh, nét mặt chăm chú lắng nghe, không ngó nghiêng lung tung, hoặc làm việc riêng gì đó, xem sách xem báo, khiến cho cấp dưới nghĩ rằng lãnh đạo không để tâm nghe mình báo cáo và tệ hại hơn là lãnh đạo coi thường mình. Hoặc lãnh đạo ngắt lời cấp dưới một cách khiếm nhã, không đồng ý với cấp dưới thì dùng lời lẽ gay gắt ví dụ: "Sao cậu lại làm ăn như vậy!" có thể gây xúc phạm tới nhân cách cấp dưới.
e. Khi trả lời hoặc quyết định các đề nghị của cấp dưới, nhất thiết phải phù hợp với chủ trương đường lối của Đảng, các văn bản chính sách của Nhà nước, ý kiến dứt khoát rõ ràng, không nên ăn nói kiểu nước đôi, mập mờ, cũng không được dây dưa không trả lời.
Lời cảnh báo của nhà chuyên môn: Nếu nghe cấp dưới báo cáo mà liên tục liếc đồng hồ, nhìn ngó lung tung hoặc ngáp vặt, thì người báo cáo sẽ cảm nhận cấp trên không tôn trọng họ, không hào hứng nghe báo cáo, muốn cấp dưới kết thúc sớm, cấp trên không nên bình phẩm nói xấu sau lưng cấp dưới.