- Để phản ánh cáckhoản chi sử dụng tài khoản TK 661, 662 (được theo dõi chi tiết theo nguồn NSNN, nguồn học phí, lệ phí, nguồn thu hoạt động đào tạo khác,
b. Trong tổ chức công tác kế toán
Thứ nhất, tổ chức công tác kế toán tại Đại học Công nghiệp Hà Nội có qui mô lớn chưa thật sự hợp lý. Trong tiến trình thực hiện quyền và nghĩa vụ tự chủ tài
chính,
Đại học Công nghiệp Hà Nội qui mô lớn thực hiện phân cấp quản lý tài chính cho các đơn vị trực thuộc có các hoạt động dịch vụ, lao động - sản xuất, tư vấn và đào
tạo ngắn hạn. Các đơn vị trực thuộc này tự tìm kiếm nguồn thu, kiểm soát các khoản chi và trích nộp tỷ lệ % nhất định trên tổng nguồn thu cho trường. Tuy nhiên, tổ chức công tác kế toán của trường tổ chức chưa tương xứng với việc phân
cấp quản lý tài chính này, phòng kế toán trường chưa phân công trách nhiệm cho một hoặc một vài cá nhân cụ thể nào thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát hệ
thống kế toán tại các đơn vị trực thuộc để kiểm soát tốt nguồn thu cho trường, đồng thời kiểm tra việc thực hiện các nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước tại các
đơn vị trực thuộc đó. Bên cạnh đó, tổ chức công tác kế toán của trường hiện nay chưa có các nhân viên chuyên trách bộ phận kế toán quản trị, cung cấp các thông
tin cho lãnh đạo trường để ra các quyết định điều hành và quản lý trường đại học. 51
Thứ hai, mặc dù trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội đã sử dụng các phần mềm kế toán, tuy vậy tính kết nối thông tin giữa hệ thống thu học phí với hệ
thống
kế toán tổng hợp còn nhiều hạn chế, gây khó khăn cho việc kiểm tra và lập các báo
cáo tổng hợp. Phần mềm kế toán còn nhiều hạn chế, như chưa tự động kết chuyển số liệu để tính chênh lệch thu, chi và lập các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán
ngân sách, do đó nhân viên kế toán tổng hợp vẫn phải dành nhiều thời gian và công sức để thực hiện các công việc đó một cách thủ công. Mặt khác hầu như trường chưa bố trí nhân viên chuyên trách quản trị mạng nội bộ của hệ thống kế
toán, nên khi có các sự cố xảy ra, các công việc đều bị ngừng trệ và do đó ảnh hưởng đáng kể tới việc cung cấp thông tin của hệ thống kế toán. 51
Thứ ba, hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ kế toán hiện nay mới chỉ dừng lại ở việc tuân thủ theo chế độ qui định, chưa hướng tới việc tạo cơ sở cho việc cung cấp thông tin để tăng cường quản lý trong nội bộ nhà trường. Các tài khoản và các sổ kế toán chưa được mở chi tiết theo các nguồn thu và khoản chi đặc thù, theo từng ngành hay hệ đào tạo trong trường Đại học Công nghiệp Hà Nội nên không thuận tiện cho việc lập dự toán, theo dõi thực hiện và đưa ra các qui định
về các khoản thu, chi này. Một số khoản thu từ hoạt động dịch vụ và sản xuất kinh doanh đã hạch toán không đúng tài khoản (trường đã hạch toán vào tài
khoản 5118 thay vì phải hạch toán vào tài khoản 531). 52
Thứ tư, hệ thống dự toán hiện nay tại trường mới chỉ đáp ứng được yêu cầu bắt buộc của các cơ quan chủ quản cấp trên, chưa thực sự đáp ứng việc lập kế hoạch, tăng cường tự chủ tài chính trong trường. Qui trình lập dự toán không hợp lý, chỉ đơn thuần là việc cộng thêm một tỷ lệ % trên số thực hiện kỳ trước, dẫn tới việc
lập dự toán mang nặng tính hình thức và không có ý nghĩa thực tiễn và không phát huy được trách nhiệm và quyền hạn trong việc phân cấp quản lý tài chính
cho các bộ phận trực thuộc. 52
Thứ năm, hệ thống báo cáo kế toán hiện nay của trường mới chỉ có báo cáo quyết toán theo qui định của chế độ tài chính - kế toán áp dụng đối với đơn vị hành chính sự nghiệp. Các báo cáo tài chính đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh và
quan quản lý kinh tế của Nhà nước 52
Thứ sáu, việc kiểm soát hệ thống thông tin kế toán của trường hiện nay mới chỉ đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của việc bảo vệ tài sản và bảo đảm cho việc ghi chép chính xác và tròn vẹn tất cả các dữ liệu phù hợp về nghiệp vụ phát sinh. Việc
tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm chưa thật sự triệt để. Phần mềm kế toán và phần mềm thu học phí tại các trường cho phép tất cả mọi người trong hệ thống đều có quyền truy cập, thay đổi hoặc xóa các nghiệp vụ chưa được cất giữ, trong
khi trường không có cán bộ chuyên trách giám sát hệ thống, do đó rất dễ xảy ra gian lận. Việc đối chiếu giữa sổ sách và hiện vật tài sản ít được thực hiện trong các
trường nên rất dễ gây nên sự mất mát tài sản hoặc không có biện pháp xử lý kịp thời đối với những mất mát đó. 52