xem xét đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán, đồng thời kiểm tra
lại giai đoạn kiểm tra lần đầu của kế toán thanh toán. 40
Công tác kiểm tra chứng từ kế toán ở Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội được thực hiện thường xuyên, liên tục, kịp thời nhằm phát hiện những chứng từ kế toán lập không đúng quy định, thủ tục hoặc các chứng từ kế toán không đảm bảo
tính hợp lệ, hợp pháp, không đúng với quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Tuy nhiên, do khối lượng công việc nhiều, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đa
dạng và phong phú nên khâu kiểm tra của đơn vị cũng còn hạn chế, không kỹ, do đó vẫn còn hiện tượng chứng từ chưa đầy đủ, chưa đúng thủ tục quy định, định
khoản sai và ghi sai mục lục Ngân sách Nhà nước quy định. 40 * Phân loại, sắp xếp chứng từ 40
Cùng với sự phát triển tăng lên về quy mô và chất lượng đào tạo thì nguồn kinh phí của đơn vị ngày một tăng, do đó các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cũng rất nhiều và đa dạng, phong phú. Công tác sắp xếp chứng từ phải khoa học, hợp lý để
tiện cho công tác kiểm tra, theo dõi đối chiếu, quản lý của đơn vị, Trường Đại học
Công Nghiệp Hà Nội thống nhất cách sắp xếp, phân loại theo từng chứng từ thu, chứng từ chi, chứng từ hoàn ứng, chứng từ báo Có, báo Nợ ngân hàng, ủy nhiệm chi, chứng từ thanh toán lương, chứng từ nghiêp vụ khác … do đó rất dễ kiểm
tra, đối chiếu. 40
* Tổ chức luân chuyển chứng từ 41
Sau khi lập và kiểm tra, các chứng từ được luân chuyển qua các bộ phận tạo nên lộ trình vận động nhất định đối với từng loại chứng từ. Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán xong đưa vào bảo quản, lưu trữ có liên quan đến các bộ phận chức năng trong đơn vị và liên quan đến các bộ phận kế toán khác nhau trong đơn vị. Do vậy, cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ trong đơn vị phù hợp với từng loại nghiệp
vụ kinh tế, tài chính khác nhau, nhằm giúp cho các bộ phận chức năng có liên quan, các bộ phận kế toán và kế toán viên có liên quan thực hiện được việc kiểm
tra chứng từ và ghi chép hạch toán theo chức trách nhiệm vụ được phân công đảm nhận. 41
* Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán 41
Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội đã thực hiện việc bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán. Các chứng từ phát sinh hàng tháng sau khi đã được ghi sổ và nhập liệu vào phần mềm máy vi tính, lên báo cáo quyết toán thì được đóng thành
tập theo từng loại chứng từ thu (Phụ lục 04), chứng từ chi, chứng từ hoàn ứng, chứng từ ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, chứng từ nghiệp vụ khác. Trên mỗi tập chứng từ đều ghi rõ loại chứng từ, tháng thứ mấy, từ số chứng từ bao nhiêu đến số chứng từ bao nhiêu, tập số mấy của loại chứng từ đó nhằm tiện cho việc kiểm
tra, theo dõi sau này. 41
Tuy nhiên số lượng chứng từ tại trường rất lớn, đặc biệt là các chứng từ thu và chi tiền, nên cần địa điểm lưu trữ rất rộng, do điều kiện khách quan về cơ sở vật chất kho lưu trữ của trường còn chật hẹp, ẩm thấp nên các chứng từ được lưu trữ
trong điều kiện chưa tốt, dễ bị mối, mốc… 41
Hiện nay, hệ thống tài khoản được sử dụng tại Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính, Thông tư 185/2010/TT-BTC
ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính, thực tế thực hiện có điều chỉnh bổ sung thêm một số tài khoản chi tiết để đáp ứng cho yêu cầu quản lý, kiểm tra, kiểm soát và
tính chất các khoản thu - chi phát sinh mà đơn vị sử dụng các tài khoản để hạch toán, các tài khoản này được chi tiết theo từng nguồn thu - chi. 41
Đơn vị đã vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quy định phù hợp với đặc điểm phân loại tài sản, các khoản nợ phải trả và các loại vốn chủ sở hữu ở đơn vị.
Đảm bảo mọi đối tượng kế toán có một tài khoản phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của đối tượng đó, đáp ứng yêu cầu quản lý từng đơn vị. Tổ chức và quy định tài khoản chi tiết TK cấp 3 phù hợp với yêu cầu kế toán chi tiết các đối
tượng và yêu cầu quản lý của đơn vị. Kế toán trưởng có quy định cụ thể về phương pháp ghi chép cho từng tài khoản áp dụng cho từng trường hợp. 42 Nguồn thu của Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội chủ yếu từ các hoạt động sự
nghiệp, như: Học phí, lệ phí, viện trợ, từ NSNN cấp, từ các đề tài dự án...Vì vậy, các tài khoản được sử dụng hạch toán thu - chi chủ yếu của các đơn vị bao gồm:
42