- Sân vận động, khu vui chơi thể thao, ký túc xá hiện đại, nhà ăn phục vụ cán
a. Đặc điểm hoạt động: Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội hoạt động theo Điều lệ Trường Đại học được Chính phủ ban hành theo Quyết định số
3.2.2.1 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu
Thực tế quy trình tổ chức chứng từ ban đầu tại Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội thời gian qua cơ bản thực hiện tương đối đầy đủ, hợp lý, phù hợp theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, góp phần đảm bảo quản lý tài chính được thông suốt, giảm thiểu các gian lận xảy ra trong quản lý sử dụng tài sản, vật tư, bảo vệ an toàn tài sản của đơn vị, sử dụng hiệu quả các nguồn lực tài chính, cung cấp các thông tin hữu ích đáng tin cậy. Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu như sau:
* Lập chứng từ và phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ
Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội đã quy định số chứng từ cần thiết cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và xây dựng hệ thống chứng từ cần thiết phải lập
Kế toán trưởng (kiêm Trưởng phòng Tài chính – Kế toán )
Kế toán ngân hàng, kho bạc Kế toán vật tư, TCSĐ Kế toán tiền mặt Kế toán học bổng, phí,lệ phí Kế toán lương, bảo hiểm, thuế Thủ quỹ Kế toán dự án, công nợ 38
bao gồm chứng từ kế toán và các chứng từ hướng dẫn cho từng loại nghiệp vụ đồng thời phổ biến đến các Phòng, Khoa, Ban trong đơn vị biết để làm thủ tục thanh toán. Trên thực tế khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo sự phân công của kế toán trưởng các kế toán viên theo từng phần hành kế toán có trách nhiệm hướng dẫn người thanh toán lập chứng từ và vận dụng chứng từ cho phù hợp, đúng quy định.
Mẫu chứng từ áp dụng tại Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội theo quy định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành tại Quyết định số 19/2006/BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Do đặc thù của Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội và để tiện cho việc tính toán, quản lý thì các mẫu chứng từ như: Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm (C02b-HD); Bảng thanh toán phụ cấp (C05-HD); Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (C11-HD) không sử dụng mà các khoản thu nhập tăng thêm, phụ cấp, các khoản trích nộp theo lương được tính trực tiếp và thể hiện số liệu ở mẫu Bảng thanh toán tiền lương (C02a-HD).
Trong thực tế, việc tính hao mòn TSCĐ căn cứ số liệu thể hiện ở sổ Tài sản cố định (S31-H) do đó không sử dụng mẫu Bảng tính hao mòn TSCĐ (C55a-HD). Mặt khác, các hoạt động dịch vụ chưa thể tách hạch toán tiêng biệt do đó không thể tính được mức độ phân bổ, khấu hao TSCĐ cho các hoạt động dịch vụ do đó mẫu Bảng tính phân bổ và khấu hao TSCĐ (C55b-HD) chưa sử dụng.
Đối với các khoản chi tạm ứng, đơn vị sử dụng mẫu “Giấy đề nghị tạm ứng (C32-HD)”, tuy nhiên trong thực tế áp dụng rất khó quản lý việc dư nợ tạm ứng của cá nhân hoặc tập thể tính đến thời điểm tạm ứng. Do đó, dẫn đến số dư nợ tạm ứng cuối kỳ của một số cá nhân rất lớn, việc đôn đốc thu hồi nợ tạm ứng rất khó khăn.
Ngoài các biểu mẫu chứng từ bắt buộc, trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội còn sử dụng thêm một số chứng từ khác như Bảng kê thu học phí theo ngày (Phụ lục 02), Bảng kê chi trả học phí sinh viên, Bảng kê chi trả các khoản cho sinh viên, Bảng tổng hợp thanh toán khối lượng giảng dạy vượt giờ năm học (Phụ lục 03)...
Công tác hạch toán, ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính cơ bản được thực hiện bằng máy tính. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ liên quan đã được phê duyệt, kế toán các phần hành tiến hành phân loại và nhập số liệu vào chương trình phần mềm kế toán kế toán chi tiết của mình sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp phân loại, hạch toán và nhập số liệu vào chương trình phần mềm kế toán. Cuối quý, kế toán thực hiện khoá sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Số liệu giữa kế toán phần hành và báo cáo tài chính sẽ được đối chiếu kiểm tra với nhau nhằm phát hiện
ra những sai sót.
Công tác lập chứng từ kế toán nhìn chung đã đạt được yêu cầu của chế độ kế toán. Các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp, đúng biểu mẫu quy định, phản ánh được đầy đủ các yếu tố nội dung ghi chép của chứng từ kế toán (ngày tháng, nội dung và quy mô nghiệp vụ, chữ ký của các đối tượng liên quan). Một số chứng từ được lập trên phần mềm, như: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy rút hạn mức kiêm chuyển khoản,.. đã tiết kiệm đáng kể thời gian và khả năng sai sót khi lập các chứng từ. Một số chứng từ khác, như: Bảng thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, Bảng thanh toán học bổng và sinh hoạt phí., Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng... được in sẵn.
* Kiểm tra chứng từ
Công tác kiểm tra chứng từ là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác kế toán của Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội. Tại Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội, chứng từ trải qua ít nhất hai khâu kiểm tra: Kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.
- Kiểm tra lần đầu là công việc kiểm tra của kế toán thanh toán nhằm kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Trên thực tế khâu kiểm tra lần đầu này rất quan trọng bởi tính kịp thời, trực tiếp ngay sau nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhằm ngăn ngừa những sai phạm ngay sau khi lập chứng từ ban đầu để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán.
- Kiểm tra lần sau được thực hiện bởi kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị nhằm xem xét đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán, đồng thời kiểm tra lại giai đoạn kiểm tra lần đầu của kế toán thanh toán.
Công tác kiểm tra chứng từ kế toán ở Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội được thực hiện thường xuyên, liên tục, kịp thời nhằm phát hiện những chứng từ kế toán lập không đúng quy định, thủ tục hoặc các chứng từ kế toán không đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp, không đúng với quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Tuy nhiên, do khối lượng công việc nhiều, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đa dạng và phong phú nên khâu kiểm tra của đơn vị cũng còn hạn chế, không kỹ, do đó vẫn còn hiện tượng chứng từ chưa đầy đủ, chưa đúng thủ tục quy định, định khoản sai và ghi sai mục lục Ngân sách Nhà nước quy định.
* Phân loại, sắp xếp chứng từ
Cùng với sự phát triển tăng lên về quy mô và chất lượng đào tạo thì nguồn kinh phí của đơn vị ngày một tăng, do đó các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cũng rất nhiều và
đa dạng, phong phú. Công tác sắp xếp chứng từ phải khoa học, hợp lý để tiện cho công tác kiểm tra, theo dõi đối chiếu, quản lý của đơn vị, Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội thống nhất cách sắp xếp, phân loại theo từng chứng từ thu, chứng từ chi, chứng từ hoàn ứng, chứng từ báo Có, báo Nợ ngân hàng, ủy nhiệm chi, chứng từ thanh toán lương, chứng từ nghiêp vụ khác … do đó rất dễ kiểm tra, đối chiếu.
* Tổ chức luân chuyển chứng từ
Sau khi lập và kiểm tra, các chứng từ được luân chuyển qua các bộ phận tạo nên lộ trình vận động nhất định đối với từng loại chứng từ. Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán xong đưa vào bảo quản, lưu trữ có liên quan đến các bộ phận chức năng trong đơn vị và liên quan đến các bộ phận kế toán khác nhau trong đơn vị. Do vậy, cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ trong đơn vị phù hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính khác nhau, nhằm giúp cho các bộ phận chức năng có liên quan, các bộ phận kế toán và kế toán viên có liên quan thực hiện được việc kiểm tra chứng từ và ghi chép hạch toán theo chức trách nhiệm vụ được phân công đảm nhận.
* Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán
Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội đã thực hiện việc bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán. Các chứng từ phát sinh hàng tháng sau khi đã được ghi sổ và nhập liệu vào phần mềm máy vi tính, lên báo cáo quyết toán thì được đóng thành tập theo từng loại chứng từ thu (Phụ lục 04), chứng từ chi, chứng từ hoàn ứng, chứng từ ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, chứng từ nghiệp vụ khác. Trên mỗi tập chứng từ đều ghi rõ loại chứng từ, tháng thứ mấy, từ số chứng từ bao nhiêu đến số chứng từ bao nhiêu, tập số mấy của loại chứng từ đó nhằm tiện cho việc kiểm tra, theo dõi sau này.
Tuy nhiên số lượng chứng từ tại trường rất lớn, đặc biệt là các chứng từ thu và chi tiền, nên cần địa điểm lưu trữ rất rộng, do điều kiện khách quan về cơ sở vật chất kho lưu trữ của trường còn chật hẹp, ẩm thấp nên các chứng từ được lưu trữ trong điều kiện chưa tốt, dễ bị mối, mốc…