- Sân vận động, khu vui chơi thể thao, ký túc xá hiện đại, nhà ăn phục vụ cán
b. Nguyên nhân của những hạn chế trong hệ thống thông tin kế toán
4.3.2 Giải pháp thứ hai Hoàn thiện tổ chức vân dụng hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu
chép ban đầu
Hệ thống chứng từ giữ vai trò quan trọng trong việc giám sát, kiểm tra kiểm soát, đôn đốc cá nhân và tập thể trong đơn vị thực hiện các quyết định trong quản lý, chấp hành chế độ kế toán và các chế độ chính sách khác của Nhà nước. Hệ thống chứng từ nhằm đảm bảo cho việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hợp lệ, hợp pháp. Vì vậy, cần phải hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán và ghi chép ban đầu tại các đơn vị.
- Hoàn thiện tổ chức lập chứng từ và phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ.
Hoàn thiện hệ thống chứng từ áp dụng tại đơn vị theo hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành, thống nhất các mẫu chứng từ kế toán đang sử dụng tại đơn vị theo nguyên tắc thực hiện đúng mẫu các chứng từ bắt buộc đồng thời bổ sung các chỉ tiêu cần thiết sao cho đáp ứng được yêu cầu quản lý, kiểm soát chặt chẽ đối với các mẫu chứng từ hướng dẫn.
Đối với các khoản chi tạm ứng, theo nguyên tắc chỉ tiếp tục cho tạm ứng khi cá nhân đã thanh toán hết các khoản tạm ứng lần trước. Tuy nhiên, trong thực tế việc
kiểm tra và xét duyệt cho tạm ứng rất khó nắm được số đã thanh toán tạm ứng dẫn đến việc tạm ứng không được kiểm soát. Vì vậy có thể bổ sung thêm chỉ tiêu trên giấy đề nghị tạm ứng số dư nợ đến thời điểm tạm ứng để giúp cho kế toán viên cũng như lãnh đạo đơn vị dễ dàng kiểm soát và phê duyệt tạm ứng theo đúng quy định.
Các hoạt động kinh tế phát sinh như thuê mướn lao động không sử dụng mẫu chứng từ "Danh sách nhận tiền", cần sử dụng mẫu chứng từ là “Bảng thanh toán tiền thuê ngoài - Mẫu C09-HD”; Chi cho đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn không sử dụng mẫu "Danh sách nhận tiền" mà sử dụng mẫu chứng từ "Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn (dùng cho tổ chức nhiều ngày) (C40a-HD)" hoặc "Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, t1ập huấn (C40b-HD)".
- Đối với khâu kiểm tra chứng từ: Tăng cường công tác kiểm tra trong khâu
lập chứng từ ban đầu, thông qua đó hạn chế các sai sót có thể xảy ra trong các công đoạn từ tiếp nhận chứng từ gốc, tính toán định lượng, ghi chép. Đảm bảo các thông tin trên chứng từ số tiền, nội dung nghiệp vụ kinh tế phải đầy đủ, chính xác đúng theo chế độ của Nhà nước và quy định của đơn vị. Các chứng từ phải được phân loại theo thời điểm phát sinh, nội dung nghiệp vụ kinh tế từ đó chuyển cho các bộ phận tổng hợp và hạch toán.
- Đối với khâu phân loại, sắp xếp chứng từ: Cần tổ chức sắp xếp, phân loại
chứng từ một cách khoa học, hợp lý để tiện cho công tác kiểm tra, theo dõi, đối chiếu, quản lý của đơn vị. Có thể sắp xếp chứng từ theo từng loại chứng từ như: chứng từ thu, chứng từ chi, chứng từ hoàn ứng, chứng từ ủy nhiệm thu, chứng từ ủy nhiệm chi theo số thứ tự tăng dần. Trên mỗi tập chứng từ cần ghi rõ các chỉ tiêu như: tháng, loại chứng từ, tập số và cần lập bảng kê chứng từ gốc đính kèm để tiện việc kiểm tra, đối chiếu.
- Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ: Căn cứ vào đặc điểm và quy
mô hoạt động của đơn vị, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để xây dựng và chấp hành một quy trình luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý. Cần quy định thời gian lưu giữ (dừng lại) chứng từ ở từng bộ phận đối với từng loại chứng từ theo một trình tự khép kín, nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ qua các khâu, tăng tính chính xác và tốc độ của thông tin giúp việc kiểm tra, giám sát tình hình quản lý tài sản, sử dụng kinh phí của đơn vị.
- Đối với khâu bảo quản và lưu trữ chứng từ: Các đơn vị cần bố trí kho lưu
trữ để bảo quản chứng từ, sổ sách và tài liệu kế toán nhằm đảm bảo an toàn. Tránh trường hợp lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán ngay tại nơi làm việc. Các chứng từ
phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học theo trình tự thời gian, được lưu trữ trong các tủ có khoá, phải mở sổ theo dõi chứng từ hàng năm, cử cán bộ theo