- Đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ cần tập trung vào phân tích hiệu quả của từng hoạt động, cơ cấu chi phí của các loại hình để có biện pháp điều
2.3.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị sư nghiệp công lập có thu
kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm
Bên cạnh phương thức tổ chức bộ máy, việc tổ chức khoa học lao động kế toán là yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng công việc kế toán. Nhân viên kế toán cần được phân công nhiệm vụ một cách hợp lý theo năng lực chuyên môn của từng cá nhân và nhu cầu xử lý thông tin của tổ chức. Mỗi công việc kế toán và mỗi nhân viên kế toán cần có qui trình công tác cụ thể. Chức danh kế toán trưởng cần dành cho chuyên gia kế toán có trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất và có năng lực tổ chức công tác kế toán trong phạm vi đảm nhiệm.
2.3.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị sư nghiệp công lập có thu thu
a. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu
Một trong những đặc trưng cơ bản của kế toán là giá trị pháp lý, tính trung thực, khách quan của số liệu mà kế toán ghi nhận và cung cấp. Cơ sở pháp lý của mọi số liệu, thông tin ghi chép trên các tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán, chứng từ kế toán. Vì vậy, mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong đơn vị SNCL để làm căn cứ hạch toán, đều phải được phản ánh ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời, khách quan vào chứng từ kế toán một cách hợp pháp, hợp lệ nếu không có chứng từ kế toán thì không thể ghi vào sổ kế toán, tài khoản kế toán.
- Chứng từ kế toán là những chứng từ chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thực sự hoàn thành, mọi số liệu ghi vào sổ kế toán đều bắt buộc phải được chứng minh bằng các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp.
- Chứng từ kế toán hợp pháp là chứng từ kế toán được lập theo mẫu của chế độ kế toán, việc ghi chép trên chứng từ đúng nội dung, bản chất, mức độ nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được pháp luật cho phép có đủ chữ ký và dấu của đơn vị.
- Chứng từ kế toán hợp lệ là chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ. Để thu nhận và cung cấp đầy đủ kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở đơn vị thì chứng từ kế toán phải phản ánh bao quát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị.
Để tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại đơn vị sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống chứng từ do Nhà nước ban hành, căn cứ vào đặc điểm yêu cầu quản lý các đối tượng kế toán, nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị, để từ đó xác định những chứng từ áp dụng trong đơn vị. Theo quy định có hai loại chứng từ kế toán:
+ Chứng từ kế toán bắt buộc: Là chứng từ phản ánh mối quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân đã được Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh và phương pháp lập thống nhất cho mọi loại hình, thành phần kinh tế, nhiệm vụ của đơn vị là phải tổ chức thực hiện.
+ Chứng từ kế toán hướng dẫn: Là loại chứng từ Nhà nước chỉ hướng dẫn, các chỉ tiêu cơ bản, đặc trưng, trên cơ sở đó các đơn vị lựa chọn vận dụng vào điều kiện cụ thể mà có thể thêm, bớt hoặc thay đổi mẫu biểu, tùy thuộc vào đặc điểm tình hình, yêu cầu quản lý cụ thể của từng đơn vị để xây dựng những chứng từ nội bộ, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý của đơn vị.
- Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị SNCL hiện nay được thực hiện theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán HCSN, Thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản pháp quy khác hiện hành.
- Nội dung các chứng từ kế toán theo quy định tại Điều 17 của Luật Kế toán phải đảm bảo các nội dung chủ yếu sau:
(1) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; (2) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
(3) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; (4) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; (5) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
(6) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
(7) Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Tại các đơn vị SNCL, kế toán trưởng, trưởng phòng tài chính kế toán hay phụ trách kế toán là người chịu trách nhiệm chính trước thủ trưởng đơn vị, cũng như trước Nhà nước về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán, do vậy kế toán trưởng cần phải căn cứ vào tình hình cụ thể để tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị, bố trí phân công theo từng phần hành kế toán, tổ chức vận dụng và lập chứng từ kế toán theo đúng chế độ quy định, cụ thể:
- Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đủ số liên theo quy định và các liên phải giống nhau.
- Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng nội dung quy định trên mẫu.
- Nội dung ghi chép chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa, khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải được gạch chéo.
- Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng, trưởng phòng tài chính kế toán, phụ trách kế toán quy định. Để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán, tài chính của đơn vị thì quá trình xử lý và luân chuyển chứng từ phải thực hiện qua các bước công việc cơ bản sau:
Kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ: Khi nhận được các chứng từ kế toán, các bộ
phận nhân viên kế toán của đơn vị thực hiện kiểm tra các nội dung, tính hợp pháp, hợp lệ của các hoạt động kinh tế ghi trong chứng từ kế toán, đúng chế độ chính sách của Nhà nước quy định, đảm bảo rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực, những chứng từ kế toán khi kiểm tra phát hiện không đảm bảo các nội dung trên phải báo cáo cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị xử lý kịp thời, chỉ những chứng từ kế toán khi kiểm tra đảm bảo được các nội dung trên, không vi phạm mới sử dụng để ghi sổ kế toán.
Các chứng từ kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế, tài chính liên quan đến tài sản mà chưa ghi đầy đủ các số liệu, các đơn vị đo lường, đơn vị tiền tệ, kế toán cần phải tính chính xác, đúng đắn và ghi đầy đủ các đơn vị đo lường cần thiết sau đó phân loại chứng từ tổng hợp số liệu, lập định khoản kế toán, phục vụ ghi sổ kế toán.
Tổ chức luân chuyển chứng từ: Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và
hoàn chỉnh được tổ chức luân chuyển đến các bộ phận, đơn vị, cá nhân có liên quan phục vụ việc ghi sổ kế toán các thông tin kinh tế, việc tổ chức luân chuyển chứng từ
phải tuân thủ quy định của kế toán trưởng về thứ tự, thời gian trên cơ sở nhu cầu nhận thông tin, thời gian nhận và xử lý thông tin của bộ phận đơn vị, cá nhân do kế toán trưởng quy định.
Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán chứng minh cho các
hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, nó thực sự hoàn thành, chứng minh cho số liệu ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế, bởi vậy sau khi sử dụng chứng từ kế toán cần được bảo quản và lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán, tránh gây nên hư hỏng, mất mát chứng từ kế toán, đảm bảo khi cần thiết có thể sử dụng lại chứng từ kế toán phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra kinh tế, trường hợp xảy ra mất mát, hư hỏng chứng từ kế toán phải kịp thời báo cáo thủ trưởng, kế toán trưởng đơn vị và các cơ quan chức năng để có biện pháp xử lý kịp thời.
b. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Tổ chức hệ thống tài khoản hay vận dụng phương pháp tài khoản kế toán là một phương pháp đặc trưng của hạch toán kế toán nhằm hệ thống hóa thông tin kế toán. Tài khoản kế toán là phương pháp phân loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo yêu cầu phản ánh và giám đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống số hiện có và tình hình biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng như quá trình hoạt động của các đơn vị SNCL.
Sự phản ánh các thông tin thông qua phương pháp tài khoản thực chất là sự xác định mô hình thông tin phù hợp với nhu cầu quản lý nhất định. Do vậy, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán thực chất là xây dựng một mô hình thông tin nhằm cung cấp thông tin tổng quát về tình hình hoạt động của đơn vị SNCL. Nhu cầu quản lý của đơn vị đòi hỏi một mô hình thông tin nhất định, mô hình thông tin này được xác định trên một hệ thống tài khoản chi tiết, mà người tổ chức kế toán phải có trách nhiệm xây dựng. Tổ chức vận dụng hệ thống TK kế toán là lựa chọn những TK kế toán trong hệ thống TK kế toán mà Nhà nước ban hành phù hợp với điều kiện của đơn vị SNCL để sử dụng, loại bỏ những TK không phù hợp với điều kiện của đơn vị.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị SNCL (theo quy định tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính, Thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính) bao gồm 7 Loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.
- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;
- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản 16
cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2);
- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện TK cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3);
- Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009. Hệ thống TK của đơn vị SNCL được xây dựng dựa vào bản chất, nội dung và nguyên tắc phân loại TK nhằm phản ánh một cách thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình vận động của kinh phí và sử dụng kinh phí, do vậy nó đã đáp ứng được những yêu cầu cơ bản sau:
- Kiểm tra, kiểm soát được đầy đủ chính xác kịp thời về tình hình thu, chi các quỹ NSNN, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí cả từng lĩnh vực, từng cơ quan hành chính và đơn vị SNCL.
- Phản ánh bao quát đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của đơn vị trong từng ngành, lĩnh vực hoạt động, phù hợp với quy mô và mô hình tổ chức hoạt động của đơn vị.
- Đáp ứng được những yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin thông qua các phương tiện tính toán để cung cấp thông tin cho các cơ quan quản lý chức năng và Nhà nước.
* Tổ chức vận dụng hệ thống TK kế toán ở các đơn vị SNCL cần phải tôn trọng các nguyên tắc sau:
- Hệ thống TK kế toán áp dụng phải đảm bảo bao quát được toàn bộ hoạt động về kinh tế, tài chính của đơn vị, cũng như quá trình quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí đảm bảo đúng chế độ chính sách của Nhà nước.
- Đơn vị SNCL mở các TK cấp 1, cấp 2 một cách linh hoạt, đúng chế độ đã được ban hành.
- Hệ thống TK phải được vận dụng đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, kiểm soát, đáp ứng được yêu cầu đối tượng quản lý của đơn vị trong công tác quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí.
- Phản ánh ghi chép nội dung, kết cấu, phạm vi hạch toán trên các TK kế toán phải đúng quy định, phù hợp với đặc điểm, yêu cầu của từng ngành, từng lĩnh vực đối với từng đơn vị SNCL, đảm bảo khoa học, thống nhất, với quy định của chế độ kế toán của Nhà nước đã được ban hành.
- Vận dụng tổ chức hệ thống TK kế toán, tổ chức trên máy vi tính phải đáp ứng được việc cung cấp và sử dụng thông tin một cách chính xác, kịp thời và phù hợp với yêu cầu của chế độ kế toán đã được ban hành.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính nội bộ, các đơn vị SNCL phải tự xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết các cấp để hệ thống hóa thông tin kế toán chi tiết nhằm cụ thể hóa các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp đã phản ánh trong các tài khoản cấp 1. Khi xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết phải xem xét tính hiệu quả của việc cung cấp thông tin kế toán để xác định phạm vi, số lượng tài khoản chi tiết cần mở đồng thời phải căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể để xác định các tài khoản cấp 1 cần phải mở chi tiết.
c. Tổ chức vận dụng hế thống sổ kế toán
Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán thực chất là tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ với nội dung, trình tự và phần ghi sổ để ghi chép, phân loại xử lý thông tin và các nghiệp vụ kinh tế, tài chính, từ các chứng từ gốc và hệ thống sổ kế toán.
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát hành theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến các đơn vị SNCL.
Các đơn vị SNCL đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán Nhà nước.
Đối với các đơn vị kế toán cấp 1 và cấp 2 (đơn vị kế toán cấp trên) ngoài việc mở sổ kế toán theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình còn phải mở sổ kế toán theo dõi việc phân bổ dự toán, tổng hợp việc sử dụng kinh phí, quyết toán kinh phí của các đơn vị trực thuộc (đơn vị kế toán cấp 2 và cấp 3) để tổng hợp báo cáo tài chính về tình hình sử dụng kinh phí và quyết toán với cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan quản lý đồng cấp.
Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết.
Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán của đơn vị phải đảm bảo được các yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với yêu cầu, phạm vi, quy mô, đặc điểm hoạt động của từng loại hình đơn vị.
- Phù hợp với trình độ cán bộ kế toán của đơn vị, yêu cầu công tác quản lý,